Excel数据输入与填充技巧详解

（一）数据的手工录入

Excel中，数据的输入和修改都在当前单元格或者对应的编辑栏中进行。Excel文件打开后，所有单元格均默认处于就绪状态，等待数据的输入。

1.在单个单元格中录入数据

在单个单元格中录入数据的具体步骤为：（1）选定目标单元格。（2）从左往右依次录入所需的数字或文本。（3）按“Excel”键或单击其他单元格确认录入的内容。

2.在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据

（1）选定单元格区域。（2）在当前活动单元格或者对应的编辑栏中录入所需的数字或文本。（3）按组合键“Ctrl+Enter”确认录入的内容。

3.在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的数据

快速输入大量因系统性编码而部分重复的数据的具体步骤为：（1）选中需要录入数据的单元格区域。（2）按“Ctrl+1”键或通过其他方式打开“设置单元格格式”对话框。（3）选择“分类”列表中的“自定义”，在“类型”编辑框中输入“重复的数据@”，点击【确认】按钮后完成设置，如图4-14所示。

图4-14　设置单元格格式

相关设置完成后，在相应的单元格输入数据时，只需要输入不重复的数字部分，系统会在输入的数字前自动加上重复部分。

4.在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据

（1）将工作簿中多张工作表组合成工作组。具体方法是：单击某个工作表标签，按住“Shift”键不放，再单击另外一个工作表标签后，这两个工作表标签之间所有相连的工作表均被选中；如果按住“Ctrl”键不放，则可选中多个非连续的工作表。被选中的这些工作表共同组成工作组，工作簿标题栏中的文件名后面随之出现“［工作组］”字样。对于工作表较多的工作簿，通过快捷菜单“选定全部工作表”命令选定全部工作表来构成包含全部工作表的工作组较便捷；如果有部分工作表不需要列入工作组，可以在成组状态下按住“Ctrl”键来点选不需要的工作表。

（2）在当前工作表中选定目标单元格，按照在单个单元格中录入数据的方法录入相关数据，或者一个单元格区域或者不连续区域，按照在单张工作表的多个单元格中录入相同数据的方法录入相关数据。

（3）完成数据录入后，可采用以下方法取消该工作组：

①单击所在工作簿中其他未被选中的工作表标签（即组外工作表标签），如果该工作组包含工作簿中的所有工作表，则只需单击活动工作表以外的任意一个工作表标签；②指向该工作簿任意一个工作表标签，单击右键，从弹出的快捷菜单中选定“取消成组工作表”。

（4）检查数据录入情况。(www.xing528.com)

（二）单元格数据的快速填充

1.相同数据的填充

某单元格的内容需要复制到其他单元格时，通常可点击该单元格右下角的填充柄，鼠标箭头随之变为黑十字形，按住鼠标左键向上下左右的任意方向拖动，然后松开鼠标左键，该单元格的内容即被填充到相关单元格。

2.序列的填充

序列是指按照某种规律排列的一列数据，如等差数列、等比数列等。使用填充柄可自动根据已填入的数据填充序列的其他数据。填充序列的操作步骤是：

（1）在需要输入序列的第一个单元格中输入序列第一个数据或文本内容，紧接第二个单元格输入序列第二个数据或文本内容。

（2）选中上述两个单元格，点击第二个单元格右下角的填充柄，按住鼠标左键拖动，在适当的位置释放鼠标，拖过的单元格将会自动进行填充，如图4-15所示。

图4-15　利用Excel自动填充

3.填充序列类型的指定

利用自动填充功能填充序列后，可以指定序列类型，如填充日期值时，可以指定按月填充、按年填充或者按日填充等。

拖动填充柄并释放鼠标时，鼠标箭头附近出现【自动填充选项】按钮，单击该按钮打开下拉菜单以选择填充序列的类型。

在单元格B1中输入“2015-1-1”，在单元格C1中输入“2015-1-2”，然后拖动填充柄至E1，并释放鼠标，点击【自动填充选项】按钮，在出现的下拉菜单中选择“以天数填充”，得到结果，如图4-16所示。

图4-16　自动填充选项

（三）导入其他数据库的数据

Excel可以获取SQL Server、Access等数据库的数据，实现与小型数据库管理系统的交互。