如何管理Excel文件：技巧分享

Excel文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改与删除等工作。

（一）Excel文件的新建与保存

1.Excel文件的新建

单击“开始”菜单中列示的Excel快捷命令、桌面或任务栏中Excel的快捷方式图标或者通过“运行”对话框等方式启动Excel软件，系统将自动建立一个新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供选择，选定其中的空白工作簿模板后，新的空白工作簿窗口将在屏幕上呈现出来，并在标题栏中显示默认的文件名。

如果以打开现成Excel文件方式启动Excel软件，可通过以下方法之一建立一个新的空白工作簿：（1）按快捷键“Ctrl+N”；（2）打开“文件”菜单，点击“新建”菜单命令，选定其中的空白工作簿模板；（3）点击工具栏中的【新建】按钮（Excel 2003为常用工具栏，Excel 2013为快速访问工具栏）。

2.Excel文件的保存

为了继续使用新建的Excel文件，应当以合适的名称和类型将Excel文件保存在适当的位置。Excel文件在编辑修改完毕或退出Excel软件之前，均应进行保存。保存Excel文件的常用方法包括：

（1）按“F12”键进行保存。

（2）按“Ctrl+S”键进行保存。对于之前已经保存过的文件，按“Ctrl+S”键后，将直接保存最近一次的修改，不再弹出“另存为”对话框。

（3）通过单击常用工具栏（适用于Excel 2003）或快速访问工具栏（适用于Excel 2013）中的【保存】按钮进行保存。

（4）通过“文件”菜单（或Excel 2003“工具栏”菜单）中的“保存”或“另存为”命令进行保存，如图4-12所示。

图4-12　Excel文件保存

为了避免Excel软件意外中止而丢失大量尚未保存的信息，系统通常会默认保存自动恢复信息的时间间隔，这一时间间隔还可以自定义。

（二）Excel文件的关闭与打开

1.Excel文件的关闭

退出Excel软件前必须关闭打开的文件，因此，也可以采用前述三种Excel软件的退出方法来关闭处于打开状态的文件。此外，还可采用以下方法来关闭处于打开状态的Excel文件：

（1）点击“工具栏”中的【关闭】按钮。

Excel 2013中没有“工具栏”菜单，但可点击快速访问工具栏中的【关闭】按钮。

（2）执行“文件”→“关闭”命令。

（3）按快捷键“Ctrl+F4”。

上述三种方法关闭的均是当前文件，其他处于打开状态的Excel文件仍处于打开状态，Excel软件仍在运行，并可通过按“Ctrl+N”键等方式创建新工作簿。

2.Excel文件的打开

打开Excel文件的方法主要有：

（1）通过直接双击Excel文件打开。(www.xing528.com)

（2）通过快捷菜单中的“打开”命令打开。

（3）通过Excel“文件”菜单中的“打开”命令打开。

（4）通过常用工具栏（适用于Excel 2003）或快速访问工具栏（适用于Excel 2013）中的【打开】按钮打开。

（5）通过按“Ctrl+O”键（字母O的按键）打开。

（三）Excel文件的保密与备份

1.Excel文件的保密

Excel文件的加密步骤为：（1）打开“另存为”对话框。（2）在“另存为”对话框中点击“工具”下拉菜单中的“保存选项”。（3）在打开的“保存选项”中根据需要输入Excel文件的打开权限密码或修改权限密码，也可以勾选“建议只读”，点击【确定】按钮。（4）保存Excel文件，如图4-13所示。

对于设置了打开权限密码的Excel文件，只有输入正确的密码才能打开。对于设置了修改权限密码的Excel文件，只有输入正确的密码才能修改，否则只能以只读方式打开。

图4-13　Excel文件加密设置

2.Excel文件的备份

Excel软件根据原文件自动创建备份文件的名称为原文件名后加上“的备份”字样，图标与原文件不同。

【拓展】

Excel文件的备份步骤为：

（1）打开“另存为”对话框。

（2）在“另存为”对话框中，点击“工具”下拉菜单中的“保存选项”。

（3）在打开的“保存选项”对话框中，勾选“生成备份文件”选项，点击【确定】按钮。

（4）保存Excel文件。

（四）Excel文件的修改与删除

1.Excel文件的修改

Excel文件的修改通常在已打开的Excel文件中进行，包括修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列的顺序、增删工作表和调整工作表顺序等。

2.Excel文件的删除

Excel文件的删除方法包括：

（1）选中要删除的Excel文件，按“Delete”键进行删除。

（2）用鼠标右键点击要删除的Excel文件，选择“删除”命令。