如何登记活页式和卡片式账簿？

一、账簿的基本要素

在会计实操中，账簿的格式多种多样，不同的账簿格式所包括的内容也不尽相同。但一般来说，账簿应具备封面、扉页和账页三大要素。

（一）封面

年度开始建立新账时，应在账簿封面上写明“单位名称”“账簿所属年度”“账簿名称”“本账册数”等内容。

（二）扉页

扉页主要列明科目索引和账簿使用登记表，一般将科目索引列于账簿的最前面。活页式和卡片式账簿在装订成册后要填制账簿使用登记表。要填明启用日期、截止日期、账簿起止页数、册次、经管人员姓名、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。科目索引表和账簿使用登记表如表6－1和表6－2所示。

看一看

表6－1 科目索引表

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表6－2 账簿使用登记表

（三）账页

账页的基本内容包括以下几个方面：

（1）账户名称（总账科目、二级科目或明细科目）。

（2）记账日期栏。

（3）凭证种类和号数栏。

（4）摘要栏（记录经济业务的简要情况）。

（5）金额栏（记录经济业务的增减变动）。

（6）总页次和分户页次。

二、日记账的登记

日记账是由出纳员根据收款凭证和付款凭证按照经济业务的先后顺序逐日、逐笔登记的，每日及每月终了，要进行“日清月结”的工作。其中，现金日记账根据现金收款、付款凭证登记，银行存款日记账根据银行收款、付款凭证登记。其账页格式又分为三栏式和多栏式。为了保证日记账的安全和完整，无论采用三栏式还是多栏式日记账，都必须使用订本账。

（一）三栏式日记账

三栏式日记账是指账页的金额设收、付、余三栏，用来逐日、逐笔登记库存现金和银行存款的增减变动情况的序时账。其格式及填制如表6－3所示。

表6－3 库存现金日记账（三栏式） 第 页

银行存款日记账与库存现金日记账的格式基本相同。只是增加一栏“结算凭证”，以便记账时表明每笔业务的计算凭证及编号，便于与银行进行核对。其格式及填制如表6－4所示。

表6－4 银行存款日记账（三栏式） 第 页

库存现金日记账与银行存款日记账的登记方法是：

（1）日记账要求逐日、逐笔登记。出纳人员应该根据办理完毕的收付、记账凭证，逐笔顺序登记现金和银行存款日记账。每日终了，要结出余额。

（2）逐日结出余额后，将现金日记账余额和库存现金实有数额进行核对，进行现金清查。

（3）定期将银行存款日记账与银行对账单进行核对，确定未达账项，编制银行存款余额调节表。

（4）月末结出现金日记账和银行存款日记账的本期发生额和期末余额，并在“本月合计”行的上下线上个划一条红线。(www.xing528.com)

三栏式日记账便于全面反映与监督现金与银行存款的增减变动情况，加强货币资金的管理，但不利于把对应账户分类汇总地加以反映。

（二）多栏式日记账

多栏式日记账是在日记账账页的借方和贷方再按对应科目设置若干专栏，逐日、逐笔登记现金和银行存款收付业务的序时账。

库存现金日记账一般采用三栏式。如果某些企业现金收付业务比较频繁，而且在与“库存现金”账户对应的账户不多且比较固定的情况下，为反映每一笔业务的来龙去脉，便于分析和汇总对应账户的发生额，也可以采用多栏式日记账。其基本结构是，现金支出栏按应借科目分设专栏，现金收入栏按应贷科目分设专栏。由于多栏式日记账篇幅较大，数字容易串行或串栏，因此，一般可将这种日记账分为“库存现金收入日记账”和“库存现金支出日记账”。其格式如表6－5、表6－6所示。

表6－5 库存现金收入日记账（多栏式）

表6－6 库存现金支出日记账（多栏式）

由上可知，多栏式日记账使每笔经济业务的借贷关系非常明确，月末还可根据合计数一次记入总账，减少了登记总账的工作量。但因设置了若干专栏，会使账页的篇幅过长。因此，它主要适用于规模较大、财会人员较多的企业。

三、分类账的登记

各单位在组织会计核算工作时，为了获得满足管理所需要的会计信息，一方面要能提供总括核算资料的核算，另一方面还要能提供详细资料的核算。所以，企业既要设置总分类账，还要根据需要设置明细分类账。

（一）总分类账簿

总分类账是用来核算经济业务的总括内容，是按照国家统一规定的一级科目开设的分类汇总反映经济活动情况的账簿。总分类账既能全面、总括反映全部经济业务，又能为编制会计报表提供依据，因而，任何会计主体都要设置总分类账。总分类账一般为订本式账簿，在一本或几本账簿中将全部总分类账户按会计科目的编号顺序分设，因此，对每个总分类账账户事先应按业务量的大小预留若干账页。因为总分类账只进行金额的核算，所以，总分类账使用三栏式格式的账页，总分类账格式及期初建账如表6－7所示。

表6－7 总分类账

三栏式账页中“借或贷”一栏指的是余额的方向是在借方还是在贷方。

（二）明细分类账

明细分类账是用来核算经济业务的明细内容的，各种明细分类账根据总账科目实际需要，分别按照二级科目或明细科目开设账户，用来分类、连续地记录有关资产、负债、所有者权益及收入、费用和利润的详细情况，提供会计核算的明细资料，也是编制会计报表的资料依据。所以，各会计主体在设置总分类账的基础上，还要根据经营管理的需要，按总分类科目所属明细科目设置若干必要的明细分类账。明细分类账根据管理和提供会计信息的需要，可以设置三栏式、数量金额式和多栏式等格式。

1．三栏式明细分类账

三栏式明细分类账的账页格式与三栏式总分类账相同。它主要适用于只需要进行金额核算而不需要进行数量核算的经济业务。如“应收账款”“应付账款”“应付职工薪酬”“实收资本”等科目的明细分类核算。三栏式明细分类账的格式及期初建账如表6－8所示。

表6－8 明细分类账（三栏式）

2．数量金额式明细分类账

数量金额式明细分类账适用于既要金额核算又要实物数量核算的各种财产物资账户。其账页格式是在收入、发出、结存三大栏下再分别设数量、单价和金额栏。如“原材料”“库存商品”“周转材料”等科目的明细分类核算。原材料明细分类账格式及期初建账如表6－9所示。

表6－9 原材料明细分类账

3．多栏式明细分类账

多栏式明细分类账是根据经济业务的特点和经济管理的需要，在一个总分类账项下，对属于同一一级科目或二级科目的明细科目设置若干栏目，用以在同一张账页上集中记录各有关明细项目的详细情况，它主要适用于收入、费用、成本和利润等科目的明细核算。多栏式明细分类账有以下三种：借方多栏式明细分类账，如“生产成本”“制造费用”“管理费用”等账户的明细分类核算；贷方多栏式明细分类账，如“主营业务收入”“营业外收入”等账户明细分类核算；借贷多栏式明细分类账，如“材料采购”“本年利润”“利润分配”“应交增值税明细账”等科目的明细分类核算。生产成本明细分类账格式及期初建账如表6－10所示。

表6－10 生产成本明细账

学一学

【例6－1】以原材料明细账为例，假设A材料期初余额为15 000千克，单价为20元／千克，规格25×25。5月8日，生产甲产品耗用A材料1 260千克，生产乙产品耗用A材料1 420千克，车间一般耗用A材料100千克，企业行政管理部门耗用A材料120千克。5月31日结账。原材料明细账如表6－11所示。

表6－11 原材料明细分类账

注意：（1）原材料明细账要根据“领料单”逐笔登记。

（2）本月结账时，应在“本月合计”下端从借方栏的左端至余额栏的右端划一条单红线，表示本月已结账。