科学分类会计账簿，正确建账必备

一、会计账簿的含义

（一）账簿的含义

会计账簿是以会计凭证为依据，由一定格式和相互联系的若干账页所组成，对经济业务进行全面、系统、序时、分类记录和反映的簿籍。根据会计凭证，将所有的经济业务的所有信息和内容按其发生的时间顺序，分门别类地记入有关账簿的方法就是登记账簿。

在会计核算中可以取得和填制会计凭证以反映和监督经济业务的发生和完成情况。但是，会计凭证数量很多，零星分散，只能反映一笔或若干笔性质相同的经济业务，不能系统、完整地反映和监督某一类经济业务的情况，更不可能反映企业全部经济业务的活动情况。因此，有必要借助于设置和登记账簿这一专门的会计核算方法，把分散在会计凭证上的大量核算资料加以集中归类整理，使之系统化、条理化，从而提供全面、系统的会计信息来满足经济管理和编制会计报表的需要。所以，设置账簿是会计工作的一个重要环节，账簿的设置一般称为建账。

（二）期初建账

建立账簿是企业单位进行会计核算的起点。由于各单位的会计核算建立在持续经营与会计分期等假设基础知识之上，因此，在每个会计期初，应将上期末各账户的期末余额过入本期各账簿中，作为期初余额；同时，对期末无余额的账户或未开设的账户，如损益类账户、企业新建立的客户，也要根据企业的实际需要建立新账簿。另外，企业在结束旧账时，也应开设新账，这个过程就是所谓的期初建账。

在年初建账时，总账、日记账和多数明细账应每年更换一次，但有些财产物资明细账和债权债务明细账，由于材料品种、规格和往来单位较多，更换新账时重抄一遍工作量较大，因此，可以跨年度使用，不必每年度更换一次。另外，各种备查账簿也可连续使用。

二、设置和登记账簿的作用

设置和登记账簿是会计核算的一种专门方法，是连接凭证和会计报表的纽带，是会计核算的中心环节。可以全面反映企业资产、负债和所有者权益的变动情况，可以系统地提供经营成果形成的详细内容，为财务成果分配提供依据。通过真实、准确的会计核算资料，可以提高企业的经营管理水平，因此，在经营管理工作中设置和登记账簿具有以下三方面的作用：

（1）通过设置和登记账簿，可以连续、全面、系统、完整地反映企业的资本运动及其资产、负债和所有者权益的增减变化情况，并监督企业资金的合理使用和各项财产物资的安全与完整。

（2）通过设置和登记账簿，可以系统、分类地归纳和积累会计信息，以便计算成本、费用和利润，考核企业的财务成果，揭露和分析企业生产经营过程中出现的问题，评价企业的财务状况和经营成果。

（3）通过设置和登记账簿，可以为企业编制会计报表提供主要资料。账簿资料是编制会计报表的主要依据，所以，正确、完整、系统地设置和登记账簿，是保证会计报表质量的重要前提。

三、账簿的种类

由于各单位的经济业务和经营管理的要求不同，所设置的账簿种类及其格式也多种多样，其用途、内容、登记方法也各不相同。为了正确地了解和使用账簿，应对会计账簿进行科学地分类。账簿的种类示意图如图6－1所示。

看一看

图6－1 账簿种类图示意图

（一）按账簿的用途不同，可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿

1．序时账簿

序时账簿也称日记账，是按照各项经济业务发生的时间先后顺序，逐日、逐笔连续登记经济业务的账簿。序时账簿能够及时、详细地反映经济业务的发生和完成情况，提供连续系统的会计资料。日记账按其记录经济业务范围的不同，又可以分为普通日记账和特种日记账。普通日记账是用来记录全部经济业务完成情况的账簿。其特点是根据原始凭证把每笔经济业务转化为会计分录登记在日记账上，然后再转记到分类账中去。特种日记账是用来记录某一类经济业务完成情况的账簿。其特点是对某类重要的、发生频繁、需要经常查核的、性质相同的经济业务进行逐笔顺序登记。目前常用的特种日记账有库存现金日记账和银行存款日记账。(www.xing528.com)

2．分类账簿

分类账簿是对各项经济业务按照它所涉及的账户进行分类登记的账簿，简称分类账。分类账按其反映经济内容详细程度的不同，又分为总分类账簿和明细分类账簿。总分类账簿又称总账，是根据总分类科目开设账户，用来对全部经济业务进行分类登记，提供总括核算资料的账簿。明细分类账簿又称明细账，通常是根据总账科目设置，按其所属二级或明细科目开设账户，用来分类登记某一类经济业务，提供明细核算资料。

3．备查账簿

备查账簿又称辅助账簿，是指对一些在日记账和分类账簿中未能记载或者记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。备查账簿只是对正式账簿记录的一种补充，它可以为某些经济业务提供必要的参考资料，其账簿的记录与编制会计报表没有直接的关系，所以，它是一种表外账簿。备查账簿没有固定的格式，可根据各个单位的实际需要灵活设置。例如，临时租入的固定资产应在备查账簿中登记。

（二）账簿按其外表形式不同，可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿

1．订本式账簿

订本式账簿又称订本账，是指在启用前就将许多账页装订成册并连续编号的账簿。该种账簿的优点是：账页不易散失，可以防止任意抽换账页，从而保证账簿资料的安全与完整。其缺点是：同一账簿在同一时间只能由一个人登记，不能分工记账；同时，账页固定，不能因需要增减，必须事先估计每个账户所需要的账页张数，预留账页过多，会造成浪费，预留太少，又会影响账户登记的连续登记。在会计实务中，库存现金日记账、银行存款日记账和总账必须采用订本式账簿。

2．活页式账簿

活页式账簿又称活页账，是指在启用前不固定装订和编号，而是将零散的账页装在账夹内，可以随时根据需要取放增添账页的账簿。这种账簿的优点是：可以随时根据记账需要添加或重新排列账页，也可以在同一时间由若干会计人员分工记账。其缺点是：账页容易散失和被人为抽换。为保证账簿资料的安全与完整，使用时应注意顺序编号，使用完毕不再继续登记时，应装订成册并妥善保管。在会计实务中，一般明细账都采用活页式。

3．卡片式账簿

卡片式账簿又称卡片账，是指由若干分散的、具有一定格式的卡片作为账页组成的账簿。它是一种特殊的活页账，适用于某些可以跨年度使用、无需经常更换的明细账。卡片账一般放于卡片箱内，可以随取随放，保管比较方便，有利于详细记录经济业务的具体内容。在会计实务中，固定资产明细账等可采用卡片账。

（三）账簿按其格式不同，可以分为三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿

1．三栏式账簿

三栏式账簿是将账页中登记金额的部分分为三个栏目，即借方、贷方和余额三栏。这种格式适用于只提供价值核算信息、不需要提供数量核算信息的账簿。在会计实务中，总账、库存现金日记账、银行存款日记账、债权债务类的账簿可采用三栏式账簿。

2．多栏式账簿

多栏式账簿是在借方和贷方的某一方或者两方下面分设若干栏目详细反映借、贷方金额的组成情况。其格式按记录的内容不同，又可分为借方多栏、贷方多栏和借贷方多栏。在会计实务中，成本费用类账簿为借方多栏，收入类账簿为贷方多栏，本年利润、应交税费——应交增值税为借贷方多栏。

3．数量金额式账簿

数量金额式账簿是在借方、贷方和余额栏下分别设三个栏目，用以登记财产物资的数量、单价和金额。在会计实务中，如在途物资明细账、原材料明细账和库存商品明细账可采用数量金额式账簿。