使用SQL数据查询方法创建数据透视表

在多数据情况下，数据清单中的数据并非只有很少几列数据，而且要汇总的各数据表中既有定量数据，也有不少定性数据。此时，要制作各数据表的汇总表，就不能用前述方法，应使用SQL数据查询方法。

SQL是一种数据库查询和程序设计语言，用于存取数据以及查询、更新和管理关系数据库系统。简单地说，SQL就是查询、筛选和操作数据的一种语言。在Excel中也可以用来对Excel表格、Access等数据库的数据查询。现以工资汇总为例，对SQL数据查询建立数据透视表的方法作简要介绍。

【例8-11】　如图8-23所示为某公司某年12个月的员工工资清单。现在要制作一个员工工资和个税汇总表。本例中，要对工作表的全部数据都要进行汇总，且要求汇总表能够显示员工的全部信息，以便能对员工性别、所处部门和工资性别进行汇总分析。其基本操作过程如下。

图8-23　12个月的员工工资清单明细数据

Step 1：新建工作簿（表）。在任一工作表中，选择【数据】/【获取外部数据】→【现有链接】→【浏览更多】→打开【选取数据源】，如图8-24所示。

Step 2：在【选取数据源】对话框中的【文件类型】下拉列表中选择“Excel文件（*.xlsx）”选项→从【查找范围】列表框中选择当前工作簿所在文件夹→选择目标文件→单击【打开】按钮→【选择表格】→任选一表格→勾选【数据首列包含列标题】复选框（图8-25①）→单击【确定】。

图8-24　导入数据目标文件的过程

Step 3：勾选【导入数据】中的【数据透视表】→【数据的放置位置】/【现有工作表】“=$A$1”→单击【属性】（图8-25②）→【连接属性】/【定义】→在【命令文本】文本框中输入SQL命令（图8-25③）。

图8-25　用SQL命令导入数据的过程

Select ′1月′ as 月份 ，* from [01月$] union all

Select ′2月′ as 月份 ，* from [02月$] union all

Select ′3月′ as 月份 ，* from [03月$] union all

Select ′4月′ as 月份 ，* from [04月$] union all(www.xing528.com)

Select ′5月′ as 月份 ，* from [05月$] union all

Select ′6月′ as 月份 ，* from [06月$] union all

Select ′7月′ as 月份 ，* from [07月$] union all

Select ′8月′ as 月份 ，* from [08月$] union all

Select ′9月′ as 月份 ，* from [09月$] union all

Select ′10月′ as 月份 ，* from [010月$] union all

Select ′11月′ as 月份 ，* from [011月$] union all

Select ′12月′ as 月份 ，* from [012月$]

Step 4：单击【确定】→返回【导入数据】→单击【完成】，系统创建一个空白的数据透视表框架（图8-25①）。

Step 5：从【数据透视表字段列表】窗格中，将各字段分别拖曳至数据透视表的【报表筛选】、【行标签】、【列标签】和【数值】区域。本例中，将字段“工号”“姓名”“性别”和“所属部门”拖至【报表筛选】，将字段“月份”拖至【行标签】，将所有工资项目字段拖至【数值】，就得到如图8-26所示的数据透视表。

图8-26　数据透视表框架及结果

Step 6：重命名工资项目的求和字段和字段名称，将各个名称前的“求和项:”删除，并添加一个空格→将“月份”拖至“汇总位置”。

Step 7：调整字段“月份”的顺序。将“10月”“11月”和“12月”拖至“9月”的右侧，将数据重命名为“工资项目”，并将工作表标签改为“汇总表”。

这样，就可以在图中看到全年的工资汇总表，可以对员工、性别、部门和工资项目等进行分类汇总和查看（图8-26②）。

本例中，如要汇总每个员工的全年工资汇总数，只需要将报表重新布局，将“工号”和“姓名”字段拖至行标签即可；如还要考察每个员工全年工资明细，再将“月份”拖至行区域，将“性别”和“所属部门”拖至页区域后的报表即可。此时，双击姓名，可以实现显示/隐藏明细数据的转换。如用户有其他的汇总需要，只需要重新调整行列字段的位置即可。