数据录入的特殊方法优化方案

2.1.3.1　同时在多个单元格中输入相同数据

Step 1：选单元格：按下Ctrl键，用鼠标逐个单击要输入数据的单元格（可以是相邻的，也可以是不相邻的），如图2-4所示。

Step 2：输入数据：在选中的最后一个单元格中输入数据，然后按下Ctrl＋Enter键,所有选中的单元格中都会出现相同的数据，如图2-5所示。

图2-4　选取要输入相同数据的区域

图2-5　在输入相同数据的区域录入数据

2.1.3.2　同时填充不相连续的空值

当工作中已经录入了部分原始数据，但由于多种原因，录入数据后，同列相连续的相同数据被省略。但数据分析时，这些缺省的数据需要填充完整才能进行其后的数据分析，如图2-6所示。

图2-6　省略同列相邻数据的原始数据表示例

当数据量较大时，逐一填充费时费力，且更易出错。Excel提供了快速填充的方法，以图2-6所示数据为例，其具体操作步骤如下。

Step 1：用鼠标同时选中A、B、C、D列标，从而选中四列数据区域（图2-7（a））。

Step 2：按Ctrl+g组合键，弹出【定位】对话框，点击定位条件（图2-7（b））。

Step 3：在【定位条件】对话框中，选择【空值】（图2-7（c）），按【确定】确认，此时表格空值区域变成浅蓝色填充背景（图2-7（d））。

Step 4：将鼠标置于编辑栏里，输入“=”号，然后用鼠标选中B2单元格（图2-7（e）），按Ctrl+Enter组合键确认。此时，空值区域则按上面的数据填充完成，如图2-7（f）所示。

图2-7　省略同列相邻数据的快速填充方法

2.1.3.3　同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据

要在多张工作簿里输入或编辑相同的数据，方法有多种。常见的做法是先做完一张，然后再复制表的内容到其他新建工作表中；或者完成一张后，按住Ctrl键，同时用鼠标拖曳需要复制的表标签即得到一张完全相同的表格。但这两类做法效率低，而且还有诸如格式的选择等方面的问题。要同时在多张工作表中录入或编辑相同的数据的做法是利用工作表组，其具体操作步骤如下。

Step 1：选择工作表。按下Ctrl键，用鼠标逐个单击要输入数据的工作表标签（例：Sheet 1和Sheet 3），之后会看到Sheet 1和Sheet 3成反白显示，在Excel标题栏中提示已选定为[工作组]，如图2-8所示。

Step 2：输入数据。在第一个选定的单元格中输入或编辑相应的数据，Excel将自动在所有选定工作表的相应单元格中进行相同的操作，如图2-9所示。

Step 3：取消选择多个工作表。可单击任意未选中的工作表。如果未选中的工作表不可见，那么用鼠标右键单击选中的任一工作表，在快捷菜单上选择“取消成组工作表”，如图2-10所示。

2.1.3.4　输入序列数据

1.内置填充序列数据

例如：要在单元格区域C2：F2输入32～36，具体方法为：选取单元格C2，在单元格中输入32，然后对准单元格右下填充柄，拖动鼠标进行填充，打开右下角的自动填充选项或开始状态下编辑栏里按键，选择序列即可得到。如图2-11所示。

图2-8　选中多张表进行相同录入

图2-9　选中多张表进行相同录入

图2-10　取消成组工作表

图2-11　填充序列数据

如果填充的是等差步长，或者等比步长序列，也可以通过【开始】→【编辑】→【系列】选择。如图2-12、图2-13所示。

2.自定义填充序列数据

用户可以将那些经常要输入的数据设置为自定义填充序列，这样每次输入时只需要输入第一个，其余的通过序列填充方式输入。例如：要将产品V、产品W、产品K、产品Q自定义为填充序列，具体步骤如下。

Step 1：打开【文件】→【选项】→【高级】→编辑【自定义列表】。

Step 2：打开【自定义列表】，在输入序列里输入产品V、产品W、产品K、产品Q，点击添加按钮（如图2-14所示），再点击确定即可完成添加序列过程。

图2-12　序列填充对话框

图2-13　序列填充效果

2.1.3.5　添加批注

当我们需要对单元格中的数据给予特别说明时，可采用对单元格数据加注的方式进行。其后操作步骤如下。

Step 1：选取要添加批注的单元格。

Step 2：点击鼠标右键，从下拉选项中选择【插入批注】（或【审阅】→【新建批注】），在单元格右边出现一个批注文本框，且在该单元格右上角出现一个小红点。

Step 3：在批注文本框输入批注内容（图2-15）。

图2-14　自定义序列选项卡

(www.xing528.com)

图2-15　单元格插入批注

2.1.3.6　利用自动更正工具快速录入数据

Excel提供了自动更正工具，利用这个功能可以快速输入一些常用短语。如在工作中经常要输入“重庆工商大学会计学院”，可以将其设置为“cqgskj”。以后，只要输入“cqgskj”，就可以立即得到“重庆工商大学会计学院”。具体操作步骤如下。

Step 1：运行【文件】→【选项】→【校对】→【自动更正选项】。

Step 2：如图2-16所示，在自动更正对话框中【自动更正】选项卡中，在【替换】文本框中输入“cqgskj”，在【替换为】文本框中输入“重庆工商大学会计学院”，单击确定即可。反之，如要取消，选中点击删除即可。

图2-16　添加自动更正项目

2.1.3.7　下拉列表式输入数据

利用数据有效性工具输入数据。比如，某公司要录入员工信息，而公司有很多部门，每个人的学历、职称也不一样。为了快速录入，可以用下拉列表式选择输入。具体步骤如下。

Step 1：先建立数据表的框架。

Step 2：选中“部门”一栏中需要设置下拉列表的区域。

Step 3：运行【数据】→【有效性】命令，打开数据有效性对话框，在【设置】选项卡中，设置【允许】类型为【序列】。

Step 4：单击【来源】文本框右端按钮，这时【数据有效性】对话框折叠起来，然后可以选择部门所在的区域（图2-17）。

图2-17　设置数据有效性的序列类型

Step 5：单击折叠按钮，展开【数据有效性】对话框，单击【确定】即可。

也可以利用右键菜单命令从下拉列表中选择输入。如前面已经输入了全部的部门，那么在输入下一条数据之前，点击右键，选择【从下拉列表中选择】，弹出下拉选项，从中选择输入。但前面单元格不能为空（见图2-18）。

图2-18　从下拉列表中选择输入的操作

2.1.3.8　级联式下拉列表的录入数据

级联式下拉列表，与下拉列表式输入有类似之处，但需要在上一层列表选取之后才可在下一层下拉列表中继续选取，上一层选取不同的项目都会对应一个不同下一层下拉列表。比如，输入某集团公司下属于子公司部门的名称列表，对应各个分公司下的业务部门的名称（图2-19）。

图2-19　级联式下拉列表数据录入

E1:K1单元格区域为集团下属单位或子公司的名称，对应各单位下面的是该单位所属业务部门的名称。在A:C区域输入某个员工的姓名、所在分公司及所属分公司业务部门，并要求下属单位能从下属单位列表中选择，并且当选择一个下属单位后，其下属的业务部门的名称也可以实现列表选取，且选取不同的单位对应不同的业务部门下拉列表。

要得到上述结果，可通过数据有效性的设置来完成，结合指定与引用名称及函数Indirect函数来实现。其步骤如下。

Step 1：建立数据表、下属单位及其业务部门的列表。

Step 2：为下属单位的部门指定名称。操作顺序为：运行【公式】→【定义名称】→【根据所选内容创定】→【首行】→【确定】。经过这样设置后，各单位名称下对应的所属部门就有了各单位这个共同的名称。如E2:E8就被定义为名称“汽车公司”，其余类推。

Step 3：设计下属单位的下拉列表。操作顺序为：选取B2:B1048576（可用套用格式将数据区转化为数据表，直接选择列标）（或只选择需要行数）→【数据】→【数据工具】→【数据有效性】（2013版为“数据验证”）→【设置】→【允许】→【序列】→【数据工具】→【来源】→输入“=$E$1:$K$1”（图2-20）。

Step 4：设计所属部门的下拉列表。操作顺序为：选取C2:C1048576（或需要行）→【数据】→【数据工具】→【数据有效性】（Excel 2013为“数据验证”）→【设置】→【允许】→【数据工具】→【来源】→输入“=INDIRECT（B2）”（图2-21）。

图2-20　设计下属单位下拉列表

图2-21　设计部门下拉列表

经过以上设置后，下属单位或分公司与其所属业务部门的级联下拉列表创建完毕，当光标移至B列任意空白单元格时，就会出现下属单位或分公司的列表名称，如图2-22所示；当B列选好下属单位或分公司以后，将光标移至C列，所选下属单位的部门列表相应显现，如图2-23所示。

图2-22　单位对应的下拉列表

图2-23　部门对应的下拉列表

2.1.3.9　复制粘贴数据

从Excel或Word其他类型的数据资料或HTML网页中，选中所需内容进行复制或剪切，然后回到所编辑的Excel工作表中的编辑区域粘贴数据。但为了使数据资料更“干净”，一般选择【选择性粘贴】（图2-24）。此种数据录入方法有以下好处。

图2-24　在工作表上粘贴网页资料

（1）使从其他地方复制来的文字变干净。以复制网页为例，直接粘贴网页文字，往往字体、颜色多样，而且通常需要等待（因为HTML格式粘贴时容量很大），甚至造成系统假死。这时，选择性粘贴就可以根据需要选择粘贴的方式。可以选择只有值，或者匹配目标格式，就可以去除原网页数据的各种格式和链接。

（2）复制公式计算结果而不是公式本身。在Excel工作表计算结果出来后，还需要把它复制到别的工作表，而不是公式本身。操作方法为：选取复制区域或单元格→【复制】→光标移到需要粘贴的位置→点击右键→下拉列表中【选择性粘贴】→【数据】，最后按【确定】即可（图2-25）。当然，如果需要，也可以选择粘贴链接。那么结果就是复制公式，链接到一个源文件。源文件的变化会反映到粘贴后的文件之中。

图2-25　选择性粘贴只保留值

（3）利用选择性粘贴进行数据运算。如图2-26所示，运用选择性粘贴可以进行数据运算。左边表格表示某商品价格，根据原料上涨情况，公司决定采用涨价10%的调价方案。现在需要对这些数据进行更新。为了方便对比，把涨价前的表复制到右边；选择单元格G15→【复制】→【开始】→【粘贴】→【选择性粘贴】→数值、乘→【确定】即可。

（4）转置功能的实现。通过选择性粘贴可以由行变列，由列变行。如图2-26所示选项中转置选项。选择需要转置的区域→【复制】→【选择性粘贴】→【转置】。

图2-26　选择性粘贴计算与转置