Excel 2016界面优化详解

Excel软件启动后，通常会建立一个新的空白工作簿或者打开一个现有的工作簿，并在屏幕上呈现一个最大化的工作簿窗口（简称窗口）。这一窗口是用户操作Excel软件的重要平台，被称为默认的用户界面（图1-1）。

图1-1　Excel 2016的用户界面

Excel软件的默认用户界面因版本不同而有所区别。其中，Excel 2003及以下版本的默认用户界面基本相同，由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成；Excel 2016版本的默认用户界面基本相同，主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成^[2]。

1.1.2.1　标题栏

标题栏位于窗口的最上方，显示当前正工作的工作簿文件的名称，依次列示Excel软件的图标、文档的标题和控制Excel窗口的按钮。

1.1.2.2　菜单栏与功能区

Excel 2003的菜单栏默认位于标题栏的下方，但可移动到窗口的其他适当位置，包含“文件”“编辑”“视图”“插入”“格式”“工具”“数据”“窗口”和“帮助”9个默认的菜单项，包括Excel的全部操作命令，每一菜单项分别含有对工作表进行操作的一组功能相关的命令选项。Excel 2010（及以上版本）以功能区取代了菜单栏，形象更直观。为方便习惯Excel 2003界面的用户，微软公司提供了可供下载的经典菜单套件。安装该套件后，其操作界面可以在Excel 2010以上版本中显示。这样，既保留了原来在Excel 2003界面下的工作习惯，同时也方便使用Excel 2010以上版本的新功能（图1-2）。

图1-2　加载经典菜单套件后的界面

Excel 2003的工具栏默认位于菜单栏的下方，但可移动到窗口的其他适当位置，它由一系列与菜单选项命令具有相同功能的按钮组成。每个按钮代表一个命令，能更加快捷地完成相应的操作。Excel 2016则改为置于“开始”功能键标签之下的功能区。加载经典菜单的套件后，可以显示Excel 2003状态下的界面。用户不仅可以自行设定工具栏的显示、隐藏及其在窗口中的位置，而且可以自行设定工具栏中的按钮及其在工具栏中的位置。

1.1.2.3　全选工具、插入函数按钮、名称框和编辑栏

工作表行、列标题交叉外的按钮为全选按钮，单击它可以选中当前工作表中的全部单元格。

是插入函数按钮，单击时将弹出“插入函数”对话框，通过此对话框可以向活动单元格输入函数。

名称框用于指示活动单元格所在的位置。在任何时候，活动单元格的位置都将显示在名称框中。名称框还有定位活动单元格的能力，比如要在B305中输入数据，可以直接在名称框中输入B305，按【Enter】键后，B305即成为活动单元格。此外，名称框还有定义名称的功能。

编辑栏默认位于工具栏的下方，由名称框、取消输入按钮、确认输入按钮、插入函数按钮和编辑栏构成，用来显示当前单元格的名字和当前单元格的内容、取消或确认本次输入的数据或公式。当在任何一个单元格录入数据时，录入的数据也会显示在编辑栏里。也就是说，活动单元格中的数据都会出现在编辑栏中。当单元格数据较多时，可以直接在编辑栏中输入或修改数据。

1.1.2.4　工作表区

工作表区默认位于编辑区的下方，是Excel文件用于存储和处理数据的专门区域，由工作表、工作表标签、标签滚动按钮、滚动条和滚动条按钮、列和列号、行和行号、全选按钮、单元格等要素组成。它是日常的办公区域，同多张表构成，每张表相当于工作中的一张表格，可以在其中的网格里填写数据、计算、绘图、制作各种类型的工作报表。

1.工作表

工作簿由若干工作表组成。工作表是Excel中用于存储和处理数据的场所，其名称显示在工作簿窗口底部的工作表标签上。通常将当前正在编辑的工作表称为活动工作表，通过单击窗口底部的工作表标签进行工作表的切换，活动工作表的标签处于按下的状态。如果工作簿有多个工作表，而底部不能完全显示时，可能通过标签导航按钮调整（2016版本没有最左和最右的按钮），或鼠标右键点击其中任何一个按钮，则显示全部工作表名称，从中进行选择。工作表标签的名称和颜色可通过鼠标右键点击表标签后进行修改。

工作表与我们日常工作中的表格基本一致。横向为行，纵向为列。在表格中可以填写不同类型的数据。Excel 2016有1 048 576行，16 384列。

默认状况下，Excel只打开3个工作表：Sheet 1，Sheet 2，Sheet 3。当我们需要用到更多），就会增加一张新的工作表Sheet 4。照此类推。

2.行、列标题

Excel 2016每行都用一个数字编号，称为行标题（或行号）；每列都用英文字母标识，称为列标题。单击行（列）标题可选中对应的整行（列）单元格，如果右击标题，将显示相应的快捷菜单。而上下（左右）拖动行（列）标题下（右）端的边线，则增减该行（列）的高（宽）度。双击行（列）标题下（右）端的边线，则可自动调整该行（列）到合适的高（宽）度。

3.单元格及单元格区域

工作表实际上是一个二维表格，单元格就是这表中的“格子”。它是录入数据、处理数据的基本单元。而单元格则由其所在的行、列标题来标识和引用，使用时列标题在前，行标题在后。例如：B5表示第二列、第五行交叉位置所代表的单元格。

当前正使用的单元格为活动单元格，其边框是粗黑色的实线。其右下角有一黑色实心小方块，称为填充柄。活动单元格代表当前正在输入或编辑的单元格。单元格中的内容可以是数字、文本或计算公式等，Excel 2016单元格中最多可以包括32 767个字符，一个公式中最多有8192个字符。

单元格区域指由多个连续的单元格组成的区域，或者是整行、整列等。其表现形式为：左的工作表时，单击插入按钮标识（2016版的标识为上单元格：右下角单元格。例如：A2:B4代表一个单元格区域，包括A2、A3、A4、B2、B3、B4单元格。只包括行标题或列标题的单元格区域代表整行或整列，如A:A就代表第一列的全部单元格组成的区域，A:D则代表A、B、C、D四列全部单元格组成的区域。

（1）单元格及区域的定义（表1-1）。(www.xing528.com)

表1-1　单元格及区域的定义

（2）单元格/区域/行/列的选定（表1-2）。

表1-2　单元格/区域/行/列选定的操作方法

（3）插入和删除单元格/行/列（表1-3）。

表1-3　插入和删除单元格/行/列的方法列表

（4）合并和拆分单元格。右击要合并的单元格，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】命令，再在打开的【单元格格式】对话框中选中【对齐】选项卡中【文本控制】栏中的【合并单元格】复选框，如图1-3所示，单击【确定】按钮即可。或者，在选中需要合并的单元格后，点击【开始】状态栏下，点击【对齐方式】功能区中的【合并后居中】按钮即可。

当然，也可以点击按钮实现合并居中或取消合并。

图1-3　Excel 单元格格式对话框

1.1.2.5　状态栏与工作表的查看和缩放

状态栏默认位于窗口底部左下位置，可以显示各种状态信息，如单元格的就绪模式、输入模式、编辑模式、数据点模式等。

工作表下边框右侧提供的三个按钮用于切换工作表的查看方式，其中是普通查看方式，这是Excel的默认方式。是页面布局显示方式，单击它将以打印页面的方式显示工作表。是分布预览方式，如果工作表数据较多，需要多张才能打印完成时，在此查看方式下，Excel将以缩小方式显示出在整个工作表的数据，并在工作表中显示一些页边距的分割线，相当于将所有打印出的纸张并排一起查看。

工作表的缩放工具可以放大或缩小的方式查看工作表中的数据，单击可以放大工作表，单击可以缩小工作表（2013版放大和缩小图标无外边的圆圈），单击一次缩放10%。当然，左右拖动其中的按钮也可以缩放工作表。

1.1.2.6　Microsoft Office Backstage视图与功能区

Excel 2016用【文件】选项卡取代了Excel 2007【按钮】，提供了Backstage视图的新增功能。单击【文件】菜单即可访问Backstage视图。通过Backstage视图，可以打开、保存、打印、共享与管理文件，以及设置Excel的功能选项。

功能区是由一系列在功能上具有较强相关性的组和命令所形成的区域，各功能区的主要功能由相应的选项卡标签予以标识，用户可以根据需要完成的操作，快速找到和调用包含当前所需命令的功能区（图1-4）。

图1-4　Excel 2016的功能选择

功能区的优势主要在于，它将需要经常使用的菜单、工具栏、任务窗格和其他用户界面组件才能显示的任务或入口点集中在一起，便于在同一位置查找和调用功能相关的命令。

1.选项卡

Excel 2010以上版本默认的选项卡标签有“开始”“插入”“页面布局”“公式”“数据”“审阅”“视图”“开发工具”，排列在标题栏的下方。此外，用户还可以通过“自定义功能区”自定义选项卡。单击任一选项卡标签，其下方将出现一个以平铺方式展开的“带形功能区”，它由若干个功能相关的组和命令所组成。为了使功能区显得简洁，选项卡采用了动态显示方式，有些选项卡一般是隐藏的，但在执行相应操作时，则会自动显示出来。

各选项卡是面向任务的，即每个选项卡以特定任务或方案为主题组织其中的功能控件。例如，“开始”选项卡以表格的日常应用为主题设置其中的功能控件，其中包含为了实现表格的复制、粘贴，设置字体、字号、网络线、数据对齐方式，以及表样式等常见操作的功能控件；“页面布局”选项卡则与表格打印、外观显示等任务相关，其中放置的都是与表格打印或外观式样相关的控件，如选择打印机、打印纸的大小及其边界，是否显示网络线及标题，以及单元格数据对齐方式等命令按钮。

2.组

每个选项卡又可细分为几个逻辑分组，每个逻辑分组能够完成某种类型的子任务，其中放置的是实现该子任务的具体功能控件。如剪贴板、字体、对齐方式等都是组，每个组都与特定任务有关。

1.1.2.7　帮助信息

和其他版本一样，Excel 2016提供了强大的联机帮助系统，能够随时帮助用户在操作中遇到的难题。Office中的每个程序都有自己的“帮助”主页，可以通过浏览器找到其他主题或通过“键入要搜索的字词”框中提问来搜索主题。按键盘上的【F1】键，可打开“帮助”主页。