外贸英文函电的构思过程及要点 PLANNING

学习目标

熟练掌握外贸英文函电构思的基本步骤，并能够根据不同的外贸情景使用这些步骤，构思并完成写作，提高交际能力。

学习重点

掌握外贸英文函电构思的基本步骤。

学习难点

能够根据不同的外贸情景使用这些步骤，完成相关撰写构思过程。

写作需要构思。我们以一封“拒绝订单函”为例，分析说明完成一封外贸英文函电的具体构思步骤。

●模拟外贸情景Business Scenario

Your company has just received an Order No.19076 for pure silk fabrics on 26 September from one of your regular customers,Mr.Harris.But unfortunately,Pattern No.5001 ordered is out of stock.However,you have Pattern No.5003 available with the similar design and quality as Pattern No.5001.

●明确撰写任务

Write a replying letter to explain to Mr.Harris that you are unable to fully accept the order.

●撰写构思步骤分解

步骤1 确定写作目标（Identify the Objective）

一般而言，我们撰写任何外贸函电都有双重写作目标。

1.共同目标

通过撰写函电，传递我们的美好意愿，表达我们的关切，使对方感受到温暖，促进双方的商务关系。即使函电内容对读者而言不是很好的消息，像这封“谢绝函”，也应如此。为此，除内心深处存有真正的美好意愿外，我们还需应用一定写作技巧来帮助实现这一目标。

2.具体目标

不同函电又有不同的具体写作目标。

因库存短缺，无法满足对方要求，对于买方，这显然不是什么好消息。因而，函电中，我们需要向对方解释不能供货的原因以及我们有类似的新产品提供，并促其购买。显而易见，这里的具体目标就是说服（Persuade），说服对方接受我们的解释，说服对方购买我们的新产品。

写作目标的确立可以帮助我们选取并有效地组织素材，在构思过程中具有举足轻重的作用。

步骤2 明确主题（Determine the Main Idea）

本封函电的主题显然是告知对方所订购的Pattern No.5001 型号货物不能供应。

步骤3 选取支撑信息（Choose Supporting Information）

有了目的，有了中心，文章只是有了骨架，我们还需要用细节去丰满它。当我们抱怨没有内容可写时，往往是因为我们不知如何寻找支撑信息。写作是为了满足读者需求，支撑信息的选取，也应当以满足读者需求为出发点。

当读者得知主题（自己所订购的货物没有）之后，他想要知道的（读者需求）（What does the receiver need to know about the main idea？）显然首先是“为什么”，之后，或许还想获悉什么时候可以有货；当他获悉有类似货物可供之后，当然还想知道，可供产品与订购产品有什么不同，有什么优点，等等。因此，函电中，我们需要针对读者的这些可能关切进行解释说明。这些解释说明（对读者关切的回答）即可作为函电的支撑信息。(www.xing528.com)

步骤4 调整函电内容（Adjust the Message for the Receiver）

完成以上三步只是完成了原始材料的积累。要想完成函电的撰写，我们还需要对这些原始材料进行“调整”。“调整”主要包括两方面内容：“去粗取精”和“归纳整理”。“去粗取精”就是保留有用的材料，剔除用途不大的内容。“归纳整理”则是应用我们前面所介绍的写作方法，对所保留的材料“再加工”。“调整”的核心出发点当然是以读者为中心。

这封“谢绝函”，对于读者而言，当然算不上什么好消息。因而，我们采用“迂回曲折法”对信函内容进行组织排序。其最终目标是尽可能使我们的“谢绝”“解释”以及“建议”更好地为读者所接受，以使我们所写的函电更加有效。

基于以上构思步骤，完成函电写作如下。

构思是写作建构中的重要一环。根据不同的外贸情景撰写不同种类的信函，采用不同写作方法谋篇布局，可以使函电更易于为读者所接受，从而提高写作效率，能够更有效地帮助完成外贸任务。

注释

①这里是与过去事实相反的虚拟语气。虚拟语气的使用可以使语气变得更加委婉。

②comply with 遵守

Buyers must comply with the terms of contract.

买方必须按照合同条款办理。

③to the full 完全地

We are concerned to develop the ability of all our students to the full.

我们所关注的是充分全面地发挥学生的能力。

④out of stock 无货

We have run out of stock.

我们的存货已卖完。

拓展训练

按照以下情景完成函电撰写构思步骤

你公司是鞋子进口商，近期收到一位长期供应商有关鞋子及其配件的介绍。对于卖方提出的所有价格都能给予12.5%的折扣优惠条件，你方很满意。

去函给卖方Mr.Jimenez，按照双方惯例，以不可撤销的信用证支付，订购以下产品：

各类尺码棕色“梦迪尔”时装女鞋100 双 单价85 港元

各类尺码白色“斯波蒂夫”男式运动鞋180 双 单价110 港元

各类尺码棕色“布鲁格斯”男式皮鞋200 双 单价185 港元

以上价格均为香港离岸价