学习目标
掌握外贸英文函电常用的两种基本写作方法，并能够根据不同的外贸情景，选择合适的写作方法，熟练应用以完成写作，提高交际能力。
学习重点
掌握这两种写作方法的具体内容并能区分它们。
学习难点
能够根据不同的外贸情景选择合适的写作方法，安排函电内容。
就函电内容带给读者的感受而言，外贸英文函电一般可分为好消息（Positive）、中性消息（Neutral）和负面消息（Negative）等不同种类。相应地，不同种类的函电，需要采用不同的写作方法来谋篇布局，以达到最佳写作效果。
一、平铺直叙法（Direct Approach）
●阅读以下函电并判断其结构是否具有逻辑性
●重新排列函电使其结构具有逻辑性
合乎逻辑的顺序应当为：③②①。
●分析函电主题（Major Point）（结构）
●分析函电种类（Good or Bad News）
这是一封发货通知（Shipping Advice）。发货对于买家而言是好消息。将好消息（主题）放在函电的起始部分，可以使读者（买家）第一时间获取他们渴望得到的消息。这种安排符合一般人的心理，也是外贸函电“体贴性（Consideration）原则”的体现。将最重要的即中心思想（好消息）放在函电靠前位置的写作方法就是“平铺直叙法”。这种方法一般适宜于写作“好消息”和“中性消息”的函电。
●归纳总结（意义建构）
1.使用平铺直叙法，可以按照以下具体步骤安排函电。
①函电开头点明主题（Begin with the main point），避免旁敲侧击。
②提供必要的解释（Present necessary explanations）。如果有多项内容，可逐条列明（Itemize）。
③以期待、祝愿等美好意愿结束（End with goodwill）。
2.平铺直叙法一般适用于安排询盘、下订单、订单确认、发货通知等好消息以及大部分中性消息函电的写作。
●加深理解：分析下列函电种类及结构
二、迂回曲折法（Indirect Approach）
国际贸易中，买卖双方应当尽可能地为客户提供满意的服务，满足客户的需求。然而，由于各种原因，我们有时又不得不向客户说“不”，但没有人愿意接受“不”，因此，在外贸函电中，我们需要运用一定的技巧，减轻由于这种拒绝给双方商务关系所带来的负面影响。
●阅读下列函电并判断其结构是否具有逻辑性
●重新排列函电各段落使其结构具有逻辑性
合乎逻辑的顺序应当为：④①③②。
●分析函电主题（Major Point）（结构）
●分析函电种类（Good or Bad News）
这是一封拒绝投诉函。如果说没有人愿意投诉，那么，更没有人愿意自己的投诉被拒绝。函电中，我们将拒绝（坏消息）推迟到信文中间靠后的位置，以减轻它给读者带来的负面影响。这样安排，符合一般人的思维，也是外贸函电“体贴性（Consideration）原则”的体现。将最重要的即中心思想（负面消息）放在信文中间偏后位置安排函电的写作方法，叫做“迂回曲折法”。这种方法一般适宜于安排“坏消息”的函电。
●归纳总结（意义建构）
1.使用迂回曲折法，可以按照以下步骤安排函电。
①以中性消息开头
信文开头可以提及你收到的上封信函（日期、主要内容），这样既可以前后衔接，又可以起到缓冲的作用。
②解释说明
通过解释，回答对方的关切，为收信人接受“负面消息”做进一步铺垫。
③引出主题（坏消息）
经过缓冲、铺垫，收信人对“坏消息”已经有了心理准备。
④以美好意愿结束
展现你美好的意愿，有助于修复双方已经受损的商务关系。必要时，也可以通过变通的方式，比如给对方提供一些可行性建议进一步体现你的关切，以维护双方的关系。
需要指出的是，应用“迂回曲折法”，只是为了使读者比较容易接受你的“拒绝（坏消息）”。但它并不等于模糊甚至掩盖“坏消息”的出现。否则，使用这种方法也就失去了实际价值。
2.“迂回曲折法”在外贸函电中，一般适用于安排投诉、拒绝、推迟发货、变更支付方式等“负面消息”的写作。(www.xing528.com)
●加深理解：分析下列函电种类及结构
注释
①S.S.（steamship）通常用在船名前。
②take delivery of 提货
We took delivery of the goods after S.S.“Victoria” reached Qingdao and are very grateful to you for the prompt execution of this order.
我们已在“维多利亚”号到达青岛后将货提出。我们非常感谢你方迅速执行我方订单。
③from stock 现货
We can supply this quantity from stock.
我们可以从现货中供应此数量。
④respecting 相当于about 和on，常用于科技英语和外贸函电中。类似的表达还有in response to，with respect to，regarding，in regard to，with regard to，as regards 等。
⑤refer to 引证；查阅，参考
If you don’t know the spelling of a word,you should refer to a dictionary.
如果你不会拼写某个词，应当查一下词典。
⑥as 作关系代词引出非限制性定语从句。在这种非限制性定语从句中，as 一般不代表某个具体的名词或代词，而是代表整个主句或主句的一部分。这种从句可以放在主句之前，也可以放在主句之后，甚至还可以放在主句中间。
As has been said above,a magnet produces a magnetic field in the space itself.
如上所说，磁铁在其周围的空间会产生磁场。
In electrical usage the term potential,as will be pointed out later,has a definite quantitative meaning.
在电学上，正如以后将要指出的那样，电位这个术语具有确定的数量意义。
⑦Clean B/L 清洁提单
⑧must have taken place 这种must + 完成时不定式表示“逻辑上的必然性”，即说话人推断过去肯定发生过某事。
He must have gone to the clinic.
他一定是去医务室了。
⑨be liable for 表示“（在法律上）对……负责”
They are liable for his debts.
他们对他的债务负法律责任。
be liable 还可以与to 搭配，be liable to 有两种形式：
A.to 为不定式符号，后跟动词不定式，其意义为“常常”“容易……”“可能……”
“常爱做某事”：
Glass is liable to break.
玻璃容易打碎。
B.to 为介词，后跟名词或名词短语，意为“容易受”“容易患”
Iron is liable to rust.
铁容易生锈。
⑩D/P（Document against Payment）付款交单
⑪L/C（Letter of Credit）信用证
⑫D/A（Document against Acceptance）承兑交单
⑬unaccommodating 不通融的
We sincerely hope that you will not think us unaccommodating.
希望你方不要认为我们是不肯通融的。
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