学习目标
了解并掌握外贸英文函电语言、内容等方面的基本特征，并能够在实际写作中体现这些特点，提高交际能力。
学习重点
外贸英文函电语言、内容等方面的基本特征。
学习难点
能够根据不同的外贸情景，在外贸英文函电撰写中体现这些特点，提高交际能力。
外贸英文函电理应能够传递出我们对读者的尊重和关切，为读者留下美好、正面的印象，提高交际效率。在函电撰写中，我们应当遵循一些基本原则。以下所讨论的外贸英文函电特征，有些侧重于函电语言方面，有些则侧重于函电内容方面。
一、体贴性（Consideration）原则——“以你（读者）为先”（You-attitude）
“体贴性”原则的使用，可以使读者感觉到自己是中心。本原则可以从以下几方面理解。
（一）从对方角度思考问题
We shipped your order① yesterday.→
Your order will arrive around next Monday./
You will receive your order around next Monday.
通过这种变化，对方或者对方关心的事情（订购的货）成为句子中心，从而达到“以你（读者）为先”的目的。
课堂实操1：改写以下句子
We shall be able to arrange the issuance of the L/C for the Contract No.FJ0032 this week.
然而，从对方角度思考问题，并不等于完全避免“I”或“We”作主语，例如：
We are pleased to learn that you are in charge of the export business to our company.
虽然这句话的主语是“We”，但由于它符合一般人希望获得赞誉、认可的心理，反而会使对方听起来心情更加“愉悦”。
（二）正面积极的语气
积极的语气应当关注你能够为对方做些什么，而不是相反。
It will be impossible for us to accept your payment term of D/A,because we always adopt L/C.→
Your payment term will be accepted as soon as you agree to adopt L/C.
课堂实操2：改写以下句子
We cannot ship your order at the weekend.
（三）保护对方自尊
保护对方自尊应当尽量避免使用带有“责备”甚至是“侮辱”性的语言。
You failed to open the L/C for Contract FJ0032 in time.→
Your L/C for Contract FJ0032 has not been received.
课堂实操3：改写以下句子
You must be punctual.
二、简洁清晰（Conciseness and Clarity）
（一）使用平实易懂的语言，避免陈词滥调、无意义的公式以及华丽的辞藻
比如使用stop 代替refrain；happy 代替exultant；as you requested 代替as per your request；we are sorry that 代替we regret to inform you that，等等。
下面这句话，很好地诠释了根据不同对象，使用平实易懂的语言与客户交流的重要性。
You can buy in your own language,but you have to sell in the customer’s language.
再比如下句，由于使用了没有多大实际意义的“公式（formula）”，句子显得啰唆绕口。
Because of the fact that it was raining in recent days in Zhuhai,the shipment was delayed.(www.xing528.com)
可将它简化为：
Because it was raining in recent days in Zhuhai,the shipment was delayed.
课堂实操4：改写以下句子
If you examine the case,you can see that it is one of those cases that cannot stand close examination.
（二）为避免引起误解，缩略语（Abbreviations）、首字母缩略词（Acronyms）以及（带撇号的）缩略形式（Contractions），在外贸函电中应谨慎使用。
比如pharm.、gov.、org 等缩略语，ASAP、DOB （date of birth）等首字母缩略词以及像I’ve （ivy）、he’ll （hell）、we’ll （well）、can’t （cant）、won’t （wont）等缩略形式，使用不当则易引起误解。
（三）被动语态在外贸函电中的使用，也需要谨慎。
由于被动语态的使用掩盖了动作发出者或者推迟了动作发出者的出现，且增加了句子长度，在外贸英文函电中要谨慎使用。
A detailed report will be given to you by Mr.White.→
Mr.White will give you a detailed report.
三、正确（Correctness）
除语法、拼写（包括收信人姓名及地址等信息）准确无误外，外贸函电中的正确性还指应避免以下一些情况：
①不规范的函电格式
②遗漏重要的信息
③引用错误的信息、数据等
四、完整（Completeness）
一封内容完整的函电，不但可以显示作者的专业性，还可以提高写作效率。同时，“完整”还指不但能够提供与函电内容相关的信息，还能够提供一些必要的补充信息。
通过检查5 Ws （Who，What，When，Where，Why）以及1 H（How）等相关信息，可以帮助我们判断函电内容是否完整。比如，当完成一封订购函时，你需要明确你需要什么（What），什么时候需要（When），收货人是谁（Who），货物被发往何处（Where）以及其他一些细节，比如付款方式是什么（How），等等。
五、具体（Concreteness）
信函应当用事实、数据说话，避免使用模糊、抽象的词语，如a few，high，low，more，soon，early，long，many，most and slow，等等。
Our company has been dealing in a lot of modern office facilities for many years.
“a lot of”“many”是比较概括性的描述。通过以下改写，句子更加具体、明确，交际更加高效，能够更好地满足读者的需求。
Our company has been dealing in modern office facilities,such as computers,graphic plotters,scanning instruments,printers,duplicating machines,facsimile apparatus etc.,for more than 10 years.
课堂实操5：改写以下句子
This duplicating machine is very effective and cheap.
六、礼貌（Courtesy）
“礼貌”是外贸英文函电中永恒不变的法则。它不仅是外贸从业人员自身修养的体现，也是当今竞争异常激烈的商务环境的必然要求。函电中语言的使用应当积极正面，深思熟虑，不要使用冒犯、伤害甚至是侮辱性的语言。除在语言上，“礼貌”原则还体现在行动上。比如在接到对方来函之后，要及时回复。
总之，外贸英文函电有自己独有的一些特征。在撰写函电时，内容、语言的选择要符合这些特征，符合特定的语境。当然，任何事情都需要有度，语言是为内容服务的，是为了我们能够更好地传递信息。
注释
①order 这里指“订购的货物”。类似的情况在外贸函电中还有许多，如shipment，consignment 等，都可以指相应的货物。
拓展训练
改写以下句子，使其更加符合外贸英文函电特征
1.Delivery of your order will be delayed for a time because of some difficulties we’re having.
2.It is not our fault if you do not check whether the goods are satisfactory on delivery.
3.We cannot devote much time to your visit as the Much Sales figures are being compiled and we are very busy.
4.Problems of this type are common with this lower-configured model.Next time you will have to buy the more advanced model.
5.Three dozens of this item were ordered and only two dozens were sent.
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