组成外贸英文函电的基本部分及要求

学习目标

掌握外贸英文函电的基本组成部分，并能够在写作实践中正确应用。

学习重点

外贸英文函电的基本组成部分。

学习难点

在外贸英文函电写作中，规范使用各组成部分。

一封标准的外贸英文函电通常包括信头（Letterhead）、信文（Body）和信尾（Close）三个组成部分。每一部分在外贸函电中都有相对固定的位置，读者在相应位置可以很容易查找到相对应的信息。

一、信头

信头通常包括以下六方面内容，其中有些内容是外贸函电必不可少的组成要素，有些根据具体情况可以省略。

（一）发信人名址（Addresser’s Name and Address）①

发信人名址通常被认为是外贸英文函电必不可少的组成部分，置于函电最上方，能够帮助读者获悉函电出处，便于今后进一步联系。它一般由发信人姓名、地址、公司网址以及联系方式（电话、传真、电子邮箱地址等）组成，例如：

（二）函电编号（Reference）

函电编号将同一笔业务的相关函电联系起来，便于归档整理。它位于发信人名址之下。不同公司有自己不同的编号方式。自己的函电编号（若有）通常写在“Our ref.”之后，对方函电编号（若有）通常写在“You ref.”之后，例如：

Our ref.:ZXY/mzs

Your ref.:CB/bxc/012

函电编号不是外贸英文函电必不可少的组成部分。

（三）日期（Date）

日期是每一封外贸英文函电都必不可少的组成部分。它位于发信人名址下方。不同文化对于英文日期有不同写法。英式表达按照日、月、年的顺序排列日期，中间不使用任何标点符号，比如：1 March 2021；而美式表达则按照月、日、年的顺序排列，“日”和“年”之间需要用逗号隔开，以避免两个数字连用，比如：March 1，2021。商务英语中，英文日期的书写应注意：

①月份要写全，比如“March”，尽量不要使用缩写“Mar.”。

②年份要写全，比如“2021”不要写成“21”。

③使用基数词书写日子，简单明了，易于掌握，如March 1，2021。

④尽量避免使用像5/4/2021 这样的纯数字形式书写日期，以免引起混淆。因为，不同人对于日期的解读顺序存在差异。

（四）信内地址（Inside Name and Address）

信内地址位于日期下方。它是外贸英文函电必不可少的组成部分。信内地址书写收件人名址，其内容应与信封上收件人名址保持一致，主要包括收信人姓名、职位（若有）、公司名称、街道、城镇、国家以及邮编等信息。

在书写信内地址时，除“Mr.，Mrs.，Ms.，Prof.，Dr.”这样的礼貌称呼外，应尽量避免使用缩略表达，以免引起误解，例如：

Mr Douglas Cowles

Personnel Director

Eagle Press Inc

24 South Bank

Toronto

Ontario

Canada m4J 7LK

（五）称呼语（Salutation）

称呼语是一种礼貌的打招呼方式。它是外贸英文函电不可或缺的组成部分，位于信内地址下方，独自成行。外贸英文函电中，称呼语的书写方式通常为“Dear + 礼貌称呼 + 收信人姓（后跟冒号或逗号）”，如“Dear Mr.Leighton：”。

外贸英文函电中称呼语的使用应注意：

①尽量避免使用诸如“Dear Sir”“Gentlemen”“Dear Madam”等可能引起性别歧视的称呼语。

②尽量避免过于随意的表达，如“Hello”“Good Morning”等。

③尽量获悉收信人的姓名，避免使用诸如“To Whom It May Concern”这样不具体的表达。

（六）标题（Subject Heading）

标题是对函电主题的总结，它能够帮助读者迅速了解函电的主要内容。标题应简洁明了，通常不宜使用句子。当函电内容比较简短时，也可以不使用标题。如需使用，标题应置于称呼语下方。标题的书写方式多样，可以全部使用大写字母，也可以大小写字母间隔。例如：

Dear Mr.Liu:

OUR NEW PRODUCT CATALOGUE

Subject:Our New Product Catalogue

二、信文

信文是函电的核心组成部分，通常由开头段（句）、正文和结尾段（句）构成。信文写作应当遵循一些基本原则。②

①开头段（句）通常应开门见山，直述写作目的。③ 一些比较常见的表达写作目的的客套起始语，比如“I’m writing to ask about…”“I’m much pleased to inform you that…”等，应谨慎使用。因为，当代函电写作，更鼓励直述主题，避免过多使用所谓的“公式、套话”。这些所谓句型有陈词滥调之嫌。

②回复函的开头段（句）通常应当表达谢意并提及所收到函电的日期和主要内容，以便保持相关函电内容的连续性，同时也是“体贴性（Consideration）原则”的要求和体现，④ 例如：(www.xing528.com)

Thank you for your fax of 11 March requesting information about our range of chromium plated products.

③结尾段（句）表达期待，应当简洁明了。书写时应注意避免使用分词短语等“碎片（fragments）”形式，比如：

Looking forward to receiving your order in the near future.

应改成：

I look forward to receiving your order in the near future.

④函电正文语言应当“积极（positive）”“礼貌（courteous）”和“真诚（sincere）”，避免使用“陈词滥调（cliché）” “套话（stereotyped phrases）” “行话（commercial jargons）”以及一些“消极、负面（negative）”的表达。

⑤函电内容应当“精确（accurate）”“清晰（clear）”“完整（complete）”和“简洁（concise）”。

三、信尾

（一）信尾客套语（Complimentary Close）

信尾客套语是每一封外贸信函必不可少的组成部分，位于正文下方，后跟逗号，只大写第一个单词的首字母，相当于正式的“good bye”，如“Yours sincerely，”或者“Sincerely yours，”。

（二）签名（Signature）

签名是函电有效性的证明，是必不可少的组成部分。关于签名应当注意：

①签名在信尾客套语下方。在签名下方通常还应加上打印的签名以保证签名能够被有效识别。

②如果函电作者为女性，同时，双方又是初次接触，通常还要在打印签名前加上合适的礼貌称呼，以便收信方回函时能够合适称呼对方。

③如代表公司签名，应将公司名称全部大写并置于信尾客套语下方⑤。

④在打印的签名下方，还可加上职务（如有）。

Yours sincerely,

THE INTERNATIONAL TRADING COMPANY

Yvonne Chong

Ms Yvonne Chong

Regional Sales Manager (Singapore)

（三）随函附件（Enclosures）

如果函电还附带有一些诸如宣传册、合同、价目表等其他材料，可以通过“附件”形式体现。附件通常位于签名的下方。

“Enclosure”“Enc.”或“Encl.”表示一个附件；

“Enclosures”“Encs.”或“Encls.”用于表示多个附件，如Enclosures （3）；

有时还可以标识出附件名称，如Encl.：2020 Sales Report。

（四）抄送（Copy Notation）

当信函被同时送交第三方时，可以用“Copy Notation”来标识。它通常置于附件下方，用“cc”（Courtesy Copy：抄送副本）标注，例如：

cc:Nancy Hill

Richard James

注释

①当前大部分企业都拥有已经印制好的带有本公司名址及徽标的信纸，既便于对方识别联系，同时，还可突出本公司特色，起到宣传作用。

②对于函电主体的讨论将贯穿于本教材，此处只对一些基本原则做一概括。

③尽管很多情况下都可以在函电的起始部分直接表达函电的写作目的，但不同种类的函电如何开头，有不同的写作技巧，后面章节将予以详述。

④这样做，可以使读者立刻知道所收到函电的内容是关于哪一方面的，和以前哪一封函电内容相关联，这也是“体贴性（Consideration）原则”的具体应用。

⑤公司名称前有时也可以加上P.P.，（Per Procurationem）［拉丁语］由……的代表（或代理）。

⑥函电偶尔也使用指定收信人姓名（提示行）“The Attention Line”，以希望函电能够快速、准确地送至收信人手里。但因为信内地址栏已经包括了收信人的姓名，故这一项很少使用。如确需使用，应将此项写在收信人地址（信内地址）下方。例如：

Asahi Life Insurance Co.,Ltd

Sawanotsuru Building 6F,3-2-2

Hiranomachi,Chuo-ku

Osaka City,Osaka Pref.

Japan

Attention Ms Yamakawa,Chief Accountant

⑦函电完成之后，如有补充，一般以“附笔”Postscript （P.S.） 的形式附在函电的最后。但这样往往会破坏函电的整体布局，而且还会给对方留下你“丢三落四”的不好印象。电脑的普及，使得正文中遗漏的内容能够很容易地被添加进去。所以，此部分不鼓励使用，除非你的确想通过这一部分来强调某一内容，以引起对方注意。比如：

P.S.Don’t forget! July 31 is the deadline for this offer.