人力资源管理服务系统功能模块设计

由前文可知，人力资源管理系统由系统管理、员工档案管理、薪资福利管理、考勤管理、人事异动管理和绩效管理这六大功能模块组成，具体的功能模块设计如下。

（一）系统管理模块设计

系统管理模块的功能主要包括机构部门管理、用户管理、权限管理和数据库管理等。以用户管理功能为例，其流程如图6-6所示。

图6-6　用户管理功能流程

用户管理功能的具体流程如下。

1.对首次登录的用户进行身份验证，系统将根据用户的身份为其选择登录界面。

2.若确认用户身份为系统管理人员，则进入客户端管理界面，负责管理使用者个人数据的编辑、修改、删除和用户角色划分等。

3.若判断用户身份与系统管理人员不符，则进入普通浏览界面。

（二）员工档案管理模块设计

在系统中增添员工个人数据及资料管理模块，目的是加强员工个人数据及资料的有效管理，维护人力资源信息，保障企业和员工的基本权益。员工在企业个人数据及资料管理模块的管理内容包括员工基本信息、学位学历、外语水平、技能证书级别、家庭信息、工作经验、奖惩记录等。档案管理功能流程如图6-7所示。

图6-7　档案管理功能流程

员工信息管理的流程为：信息管理人员登录系统，若选择员工信息管理模块按键并打开页面进行浏览，则会出现涉及员工信息相关操作的各个功能选项，如信息登记、信息复合、数据变更、信息删除、数据检索、数据恢复等，信息管理人员有权使用其中任意的功能选项，也可利用管理员权限限制其使用范围。

人力资源档案存在基本浏览权限，企业高层和人力资源管理部门经理对员工在企业的所有个人数据及资料都有权浏览，各个分企业的领导有权浏览其所在分企业的所有员工的个人数据及资料；而各部门管理者则有权浏览其管辖范围内所有员工的个人数据及资料；对于人力资源管理部门内部的档案，只有各分企业的领导和人力资源档案的管理者有权浏览。此外，该人力资源档案的查阅对与被查阅者无关的人员有所限制，若需查阅企业的人力资源档案，则必须先在《人事档案查阅登记表》上做好相关信息的登记，通过人力资源管理部门经理的审核、批准，才有权浏览其权限范围内可查阅的人事资料。

员工个人数据及资料管理模块的主要内容是根据企业人力资源档案管理的相关条例，维护企业基本的员工个人数据及资料，来填充企业所应用的人力资源管理系统的数据库。此模块的功能包括员工个人数据及资料的维护、审查、撤销和更改等。

人力资源管理部门通常运用模块的员工个人数据及资料维护功能来完成员工档案的更改和人事档案查阅登记表的生成。

（三）薪资福利管理模块设计

企业的有效运转与薪资福利管理密不可分，该模块要求企业给予有突出业绩的员工适当的鼓励，以提高企业员工的劳动积极性和工作效率。换言之，企业的薪资福利又是运营成本的重要组成部分，若无法实施有效的管理，则会影响员工的日常工作。企业人力资源管理的宗旨是：寻找并吸纳适合企业发展的人力资源，保证企业人才储备充足，激励人才发挥自己所长为企业效力。而薪资福利的管理就是要根据企业的薪资福利制订一套符合自身需求的工资发放方案，审核员工薪酬的计算，将薪酬数据录入企业的数据库。

薪资福利管理模块的内容主要包括薪资标准管理和薪资发放管理两部分，每个部分负责的具体内容各异，前者更注重对系统的薪资数据固定值的统筹，由数据登记、数据审核、数据更改、数据检索组成，后者则基于薪资发放，由发放登记、发放审核和发放记录检索组成。

在企业中，员工的薪酬水准往往直接取决于其工作绩效，若员工的工作绩效产生变化，系统则会自动启动企业的员工工资调整程序。通过这种给予企业员工合适发展空间的员工工资调整程序，可提升企业员工的劳动积极性，确保企业在合理的机制下顺利运转。调整薪资功能流程如图6-8所示。

图6-8　调整薪资功能流程

薪酬的调整必须先由员工所在部门的直属上司依据员工的工作业绩向部门经理提出申请，经部门经理批准后将该申请转发至企业的人力资源管理部门。人力资源管理部门的相关负责人员需仔细研究商榷并予以回复，若结果未批准则将申请返还至直属上司处。此时若经直属上司再次审核批准，则可依据其权限范围对员工的薪酬做出相应调整，并通过记录存档。

（四）考勤管理模块设计

考勤管理模块主要负责统筹企业员工的考勤信息，安排企业员工的值班表和调休日历，通常与企业的指纹识别考勤机器相对应。依照先前整合的值班、调休数据，模块将自动生成各部门员工的考勤报告。该报告将被保存为历史考勤档案，协助企业管理者监察员工考勤情况。此外，还可将考勤报告记录的信息应用于考勤管理模块，为员工薪酬的发放提供重要指标。^[4]

1.调休申请功能，其流程如图6-9所示。

图6-9　调休申请功能流程

由图6-9可知，员工应先在系统相关界面填写申请调休的文件，该文件会被系统自动传送至其直属上司的系统予以批阅。在此过程中，系统会识别申请员工在企业的职位情况，若经系统判断为经理及以上职位的员工，则将该文件发送至企业高层审阅；否则，系统会根据员工申请调休的时长做不同处理。若调休时长在三天及以内，调休申请文件会送达员工所在部门经理等待批复；若调休时长大于三天，则将由人力资源管理部门的经理批复；调休申请经批准后，将由人力资源管理部门统一保存为历史档案。若未通过批准，该申请文件会被系统自动送回至原始填写人事处。^[5]

2.加班申请功能，其流程如图6-10所示。

图6-10　加班申请功能流程

由图6-10可知，员工应先在系统相关界面填写申请加班的文件，传送至员工所属部门的经理处进行审核批复。若获得批准，系统会自动存档保留历史文件，并在员工需要调休时为其提供数据证明，同时在薪资发放前作为员工薪资的计算依据应用于薪资核算系统，由系统存档。(www.xing528.com)

（五）人事异动管理模块设计

人事异动模块的管理内容主要包括员工试用期结束成为正式员工、部门间员工的调动、员工的离职、办公地点的变更等。上述内容在模块中的具体操作流程如下。

1.员工试用转正流程如图6-11所示。

图6-11　员工试用转正流程

员工在企业上岗的初期都必须经历一到三个月的试用阶段，试用期结束后，员工可将转正申请提交人力资源管理部门进行首轮审核。人力资源管理部门依照员工在试用阶段的业绩表现决定是否批准该员工转正，通常分为这几种情况：审核不通过，延长试用期；试用期间业绩欠佳，予以解雇；审核通过进入复审，经主审官审核通过，即可办理转正手续，成为企业的正式员工；进入复审后，经主审官审核未通过，则会适当延长试用期继续观察，或是直接予以解雇。

2.员工离职流程如图6-12所示。

图6-12　员工离职流程

员工的离职都需要通过其所在企业的离职流程。首先，员工向人力资源管理部门提交离职申请，由人力资源管理部门判断该员工属于正式员工或试用期员工，若确认为正式员工，则在提交离职申请期满一个月后可离职；若确认为试用期员工，则在试用期满后即可离职。员工正式离职，需办理相关手续，由人力资源管理部门审核离职手续，确认无误后，将记录存档并上交企业领导。

3.人事调动模块负责管理员工在企业各下属部门之间的调动，包括记录、审查、检索等流程，如图6-13所示。

图6-13　人事调动流程

人事调动是企业根据员工的具体工作能力做出的合理调整，让员工在适合自己发展的部门各尽其能，目的是开发员工的潜力，为企业所用。员工需向高层管理者提交调动申请，经批准同意后，可在系统的相应界面填写调动信息，系统确认信息后即可办理员工调动手续。

（六）绩效管理模块设计

1.工时模块的管理

工时管理在企业管理中发挥着重要的作用，但要产生更好的效果，仍需通过相应的管理机制协助其管理。借助工时管理模块，既可实现工时数据等的检索、查阅，又可生成工时固定的任务的图表。工时信息的统筹要求及时、准确，若未能按时录入并审核工时信息，企业领导则会向与该工时信息相关的员工和项目组下达警示，以强调工时管理对整个企业的重要性。

工时管理模块的作用主要包括以下几个方面。

第一，增添工时。需要增添工时的数据，包括员工身份标识、当前日期、调休日期、工作时间等；需要增添工时作业浏览的项目，包括项目名称、起始日期、项目类型、作业机能、作业预订、工作量、工作效率、工作具体内容等。

第二，员工的身份可由系统通过初始登录数据识别。

第三，工作时间的记录。需要正确录入员工的上、下班时间，若上、下班间隔时长与每天的正常工作时长相符，则不显示员工的休假时长；否则，系统会显示相应的休假时长。

第四，作业、作业机能、作业类型三者联动。这是指按照所选的作业，列出相应的作业机能清单，从而针对该机能清单中选择的机能，提供符合的作业类型，由工作人员自行选择。^[6]

工时管理模块主要负责管理企业的系统作业情况，而模块中的基础数据则是保证项目运转正常的重要因素，要求工时管理模块应确保参与员工、项目内容、作业部门等基础数据由系统保存完好。工时统计主要负责按人员统计和按作业统计两部分内容。

2.员工违纪管理

员工违纪管理是企业管理的重要组成部分，记录员工的违纪行为并供领导审阅，可对企业员工的不当行为起警示作用，协助管理企业的人力资源。员工违纪管理流程如图6-14所示。

图6-14　员工违纪管理流程

由图6-14可知，员工违纪管理的流程包括：违纪员工所在部门的经理先将违纪内容输入系统，由人力资源管理部门员工或高层管理者审核批复，若予以批准则将该资料由人力资源管理部门整合后提交高层领导再次审核，经批准后返至该违纪员工处由其确认，若员工表示异议则发回人力资源管理部门等待重新批复。

3.员工投诉管理

在企业工作的员工，有权对工作中遇到的违纪行为和不公正事件加以投诉，尤其是针对与自身权益密切相关的事件，可向其部门经理、总监等领导逐级向上反映。通过管理员工的投诉申请，既可实现企业各个阶层员工信息的交互，又有助于企业高层管理者了解下层普通员工的投诉需求并切实解决相关问题，促进企业的发展。员工投诉流程如图6-15所示。

图6-15　员工投诉流程

员工投诉流程包括：有诉求的员工在系统中完成投诉文件的录入，由部门经理负责在发出投诉请求两天时间内予以批复，该员工可按照批复结果决定如何对此次投诉做出进一步反应，若同意该结果，则投诉处理完毕，记录存档；若对该结果持有异议，则继续将该投诉文件发至人力资源管理部门处理，人力资源管理部门经理需要在收到文件的一天时间内予以批复；若对结果仍持有异议，还可将投诉文件直接发送到企业高层管理者处，由企业高层对此次投诉做出最后的处理决定。