进货质量管理策略与实践

印刷企业在生产过程中都需要使用大量的外购耗材以及其他零配件，为保证印刷产品的质量必须严格对进厂材料进行控制。进厂材料的控制是指在最经济的水平上接收和储存那些质量能够符合规定要求的生产材料及设备零部件，并着重强调供应商的最实际的责任。

有三种技术在进厂材料控制中较常采用。首先是统计技术在进厂材料控制的各个方面的应用；其次是质量工程计划技术和质量信息设备工程技术对企业建立起进厂材料控制活动的基础能发挥重要作用；此外，作为一种日常的实际工作，工序控制工程技术在进厂材料控制中得到了广泛的应用。

进厂材料控制的工作范围包括从材料和零部件的购买合同和价格的商定到这些材料由购买厂方接收、检验以及储存等活动。它所应用的技术和方法涉及工序控制工程、实验室、材料搬运以及其他职能领域所应用的技术。它还包括就有关质量问题同供应商建立协作关系。它适用于工厂在生产阶段所接收的所有材料。在有些企业还适用于对诸如维护、保养这类辅助生产活动所需要材料的控制。在有些条件下，进厂材料的控制也许是唯一的、最重要的质量管理工作。

1.进货控制的组织

进厂材料控制活动的效果直接取决于所制订计划的质量。一般说来，这个计划应该是公司的质量工程部门在工序控制工程部门（包括检验和测试）的紧密配合下制订的，它还必须负责计划的执行。在制订计划时，还需要得到采购、工程以及其他有关部门的合作，制订计划的目的在于保证所有进货的质量能被控制在可以进行满意生产的程度。

对每一种进货的控制程度将随着工厂和材料的不同而不同。在制定材料控制程序时，要求考虑如下因素。例如，最经济的检验人员数量；工厂实验室的检测设施；材料规格所允许的质量波动范围。在诸如验收抽样进度这方面的控制程序要具有灵活性。以便可以根据不同的进货情况做出经济合理的调整。

在进厂材料控制的组织中，关键的部门是设计、工厂实验室、采购和工序控制工程等部门。

（1）设计部门

设计部门在进厂材料控制中的作用是提出能够清楚地对供应商提交设计的产品对于订货规格方面的质量要求。

（2）实验室

实验室人员是通过对企业的进货进行测试检验而参与进厂材料控制的。

（3）采购部门

建立和维持与卖方的直接关系是采购部门的职责，所以采购活动是工厂和公司进厂材料控制的中心。采购部门的职责应该作为企业质量管理的一个组成部分，以便保证订购的材料质量合格，并且能够通过工作反映出在保证质量前提下的合适成本。为了制定满意供应商的名单，采购部门常需要保证一旦订单发出并且开始装运时就进行严格的检验，以确定供应商的质量情况。采购部门还必须同质量管理部门一起，共同确保提供供应商的质量信息以作为公司采购管理信息系统的一个组成部分。在客户质量信息计算机化以后，要确保这些信息被合适地储存在计算机里，这就可能用新的质量信息来及时补充采购信息所没有提供的信息。在按照材料申请计划对采购和生产进行计划和控制的企业里，供应商的质量信息必须包括在材料申请计划的计算机程序内。

因此，采购必须与供应商的质量评价和调查、进货检验以及工厂里的其他供应商质量信息来源紧密结合。通过这种质量管理活动，采购部门就能够恰如其分地审查工厂技术部门提出的采购要求，并对供应商在满足质量要求的情况下所开出的价格提出质询，按照不断变动的质量要求保持价格的灵活性以及保证在质量关系上与供应商保持适当的联系。

（4）工序控制部

企业质量管理的工序控制工程部门负责保证公司进厂材料控制活动的进展及整体性。为了保证把质量检验的责任放在供应商一方，这个部门的主要任务之一是保持公司与供应商之间的质量联系。在进厂材料控制活动中，典型的工序控制工程的主要活动有：在对供应商的质量评价和调查中担任主要角色；确保供应商完全符合质量要求；在签订合同前积极参加同供应商的谈判；确定供应商质量波动的原因并积极采取措施协助供应商将其消除；确保对不合格材料的有效控制；协助制定并执行清晰、有效的供应商绩效评级办法等。

将进厂材料控制的一些特定职责分配给工序控制工程部门的方式有若干种。在材料的接收和验收是经营活动的重要组成部分的公司里，有必要使进厂材料控制成为一种专业化的活动；而在那些进货接收不是主要工作的公司里，对制品和成品控制的工序控制人员则可能需要承担进厂材料控制的职责，因此，所有对产品有责任的工序质量控制人员都有进厂材料控制的任务。

将进货验收的日常工作分配给具体执行人员的方式也有几种。在进货检验还没有完成常规技术鉴定的情况下，这些人员可能会被分到工序控制工程部门。这对那些规模迅速扩大的公司来说是特别有效的。

在进货检验已成为惯例，且由于尚未同供应商形成良好关系因而检验仍是很重要的工作的情况下，检验单位的主管可以直接向公司质量管理部门的经理汇报。在这种情况下，工序控制工程部门可以审校是否应该进行进货检验以及进货检验的成效如何，并能够将精力专门集中在与供应商的质量关系方面。当这种关系发展到进货检验大幅度减少并高度例行化时，检验人员可以归属于车间主任。工序控制部门仔细地审核这种检验的适当性及其绩效。

然而在某些企业里，这些活动可能会被分配到工序控制工程部门内部，相应的工序控制人员将加入其他职能小组以建立和保持一个经济合理的、能为工厂提供合适质量材料的体系。

2.进货控制的日常工作

很多企业所常用的订货、验收以及对供应商提供的材料和零件进行控制的重要内容如下。

①对材料和零件的要求以及对其规格要求的规定，通常由公司或工厂的材料管理部门在制订生产计划时提出。获取或提出规格、图纸以及所有必需材料的鉴定数据，获取或提出所有必需的质量信息包括质量要求、质量水平、可靠件要求、有关的质量计划、质量信息设备的应用、验证程序以及其他有关内容。

②在公司政策要求多方货源的情况下，应在设计部门和质量管理部门的协助下进行采购分析，以确保选定最合适的供应商。

③向供应商查询或发出邀请信，向可能的供应商提供的采购计划应该包括一套完整的质量信息。大量采购订货前需同供应商洽谈，以便提出所有的采购要求，其中包括应该着重强调的质量要求。在接收供应商的报价单后，由采购部门同参与进厂材料控制工作的有关职能部门一起审查。全面考虑供应商满足质量要求的能力，进一步审查现有的供应商评级名单及相应的绩效数据。在适当的时候对供应商材料及零件的样品进行评价，确定其可靠性。

根据需要和可能调查供应商的质量能力，可以对目前的供应商、潜在的供应商以及被认为报价与其有关质量能力信息存在不一致的供应商等进行调查，在此基础上选择供应商，并订立合同或发出订货单。供应商的质量保证条件是这些合同和订单的一个必要内容。对于主要的合同或新选定的供应商，应该在合同签订后安排一个碰头会，以明确双方对所有采购要求的理解。此外，还应该审批供应商的质量保证程序。在生产或获取材料的整个过程中，同供应商保持联系。在适当并且是经济合理的条件下向供应商提供质量方面的援助。如果有必要的话，还应该审核生产前的样品。

④购买方接收生产需要的材料时，为了便于辨认，应该按照交货进度表验收并贴上标签，并根据进货质量计划对材料规格的合格件进行检查。处理进厂的材料的原则是如果符合要求就投入生产，如果不符合要求就采取相应的纠正措施。(www.xing528.com)

⑤保存适当的记录，包括供应商的绩效评级资料并维护这些资料的可追查性。同时，将所收到的材料信息反馈到有关厂家及其技术人员和采购人员。要求利用所保存的记录定期做材料的检验及采购工作，并进行供应商评级和保存评级数据。

⑥在整个装运的过程中保持与供应商的联系，其中包括着重强调质量信息交流及在必要时采取纠正措施。其任务之一就是对供应商进行持续的监督及审查活动。

3.进货控制的方法

在进厂材料控制工作中使用了很多方法，其中主要是用于检验和试验工作，这些方法人们已有所了解，其他的方法则用于统计验收抽样表、材料规格说明书、供应商记录和合同、外购零部件的统计分析以及材料的搬运。以下简要说明一些比较重要的方法。

（1）进货控制的具体方法

进货控制主要包括材料处理作业、供货商相关业务、质量相关设备、材料检验人员、检验工作的评估等方面。

（2）进厂材料检测手段的控制

为了保持对进货的适当控制，首先就必须要有能力对材料的质量特性进行检测。因而，通常就需要以此为目的而设计出各种检测手段。这些手段包括从比较简单的工具到相当复杂的质量信息设备。

4.与供应商的关系

与供应商的关系是企业与供应商之间达成的最高层次的合作关系，它是指在相互信任的基础上，供需双方为了实现共同的目标而采取的共担风险、共享利益的长期合作关系。

（1）处理购买方和供应商质量方面的相互关系

作为购买方应该建立一个对买卖双方都很明确的健全的组织机构，用来指导和管理买卖双方质量关系和行政管理各个方面的重要问题。

在产品质量和现代控制手段方面，同供应商发展友好的、牢固的关系对于执行工厂和公司的质量管理体系具有极为重要的意义。精明的供应商也能够很快认识到这些关系的商业价值。这种关系可能采取许多形式，一个极端是同供应商仅有偶然的信息交换，而另一个极端则是购买方的质量管理部门可能天天到供应商的工厂并尽其努力协助制定质量管理方案。在某些情形下，购买方企业雇员可能驻扎在供应商的工厂来帮助保证实际质量。买卖双方的密切而直接的关系对于有效地保证质量所做出的贡献是不可低估的。

（2）同供应商关系处理的艺术

在进厂材料控制中正确处理同供应商关系的艺术，主要是涉及买卖双方联系的哲理而不是任何一种或一组技巧。这个哲理的基础是诚信的商业活动所具有的一般道德标准，但是在质量管理中这种相互关系的某些性质还是有其独特之处。

首先，应该保证让供应商了解购买方对发运材料的验收程序。在最理想的情况下，供应商应该作为一方与企业共同制定诸如质量水平、试验的方式、试验的重要性以及检验的特点等程序。在签订采购合同时，应该交换这些信息，特别是在什么情况下购买方将要实行退货的政策。其他的一些方面，如保证供应商的检测程序及设备同购买方的相类似等，必须在随后进行审查并作为经验积累起来。

购买厂方不应该向供应商发出不一致的、相互不协调的质量方面的联系信息。对于合理的进厂材料控制来说，重要的是使这些联系成为整个工厂质量管理方案的一部分。例如，工序控制人员对供应商的所有访问应该相互协商并且由工厂的采购部门安排。

由于日益严格的质量要求，要对一个受到尊敬的、有极好质量信誉的供应商建议改进质量管理工作的问题，这对于购买厂方的工序控制人员来说也许是一个特别棘手的同供应商关系的问题。从某种意义上说，要搞好同供应商的关系，工序控制人员就得设法使供应商相信，质量管理组织是对供应商和对其雇主的一种支持力量。

在这种关系中，对供应商做一次或一系列访问，并全面审查操作过程是很有效的。如果能同供应商讨论困难点，则工序控制人员就有可能提出适用质量管理方法的建议。

在进厂材料的材料控制中改进同供应商的关系虽然不会减轻供应商在生产和装运材料中应承担的质量责任，但是，这里确实包含着购买方质量管理体系中的如下认识。

通过改善供应商的质量工作可以提高自己的质量绩效和降低成本，帮助供应商不仅是一种商业道德的要求，而且对自身也很有利。

（3）供应商的记录和信息处理

在进厂材料控制中对供应商发运的材料质量做出适当记录的重要性是毋庸置疑的。但是，必须用尽可能少的文书来保存这些记录。时间的长短因企业而异，这主要取决于采购合同的规定及生产周期的长短等。在生产周期很长而且非常重视材料安全性、需要信息可追查性的企业，这些数据可能要保存很长时间，而在生产周期短的企业里则只保存很短的时间。

（4）供应商评级

以前，各种类型的公司为了衡量供应商在材料交货质量方面的工作绩效设计了很多进厂材料评级方案。然而，并不是所有的方案都遵循了供应商评级和供应商绩效评级原则，所以这些评级方案一般都存在缺点。但是总的来说，供应商评级要包括三个必不可少的关键因素：质量、价格和服务。得到广泛应用的供应商评级基本方案是根据这三个因素来制定的，这三个因素的权数分别是质量占40%，价格占35%，服务占25%。可以根据企业类型的不同而灵活应用这些权数，以便适合不同企业的需要。