事务改善：深入本质，提升高效性

事务工作的特点可以说是费人、费事、费成本。因为它不能直接为企业产生利润，所以成为企业的一个耗钱中心。同时事务工作的无效率又会给企业的生产带来直接的影响，因而有必要对事务工作进行简化流程、提高办事效率、规范事务工作等方面的改进，以确保生产效率的提高。

1.事务改善的原则

（1）效率化

无效率和办事拖拉是事务工作的常见问题，尤其是办公室的工作人员“老爷作风”较为普遍，动手能力较弱。再加上长期以来企业重点放在改善生产的效率上，将事务工作放在了一边，对事务工作影响生产效率的因素不够重视。因而形成事务作业流程普遍较长较繁杂，往往将简单的作业复杂化。所以我们在改善事务作业时须从简化作业流程和提高作业效率方面入手。

（2）少量化

尽量简化事务工作的手续，可以将一部分相同性质的工作进行合并，也可以将部分作用不大的工作删除，减少不产生效益的事务性工作项目。

（3）规范化

各种企业管理标准、软件大多都是为生产管理的规范而设计的，当生产作业进行高度的规范化后企业仍存在影响生产效率的因素，那就是事务工作的间接原因造成的。所以在对生产工序进行规范化的同时，企业要想全面提高生产效率就必须对事务工作进行规范化。具体的方法包括流程制度化、动作标准化和浪费明显化等。

2.事务部门提高效率的要点

在TPM活动中要提升事务部门的效率，就必须把握要点，这样才能真正提高效率。事务部门效率提升有以下几大要点。

（1）设定目标

经营者应下定决心，设定明确的目标。此为最基本的前提。经营者在设定目标时，除人数或费用的问题外，还要弄清楚事务部门的管理水准，怎样的水准才合乎需要。(www.xing528.com)

（2）拟订计划

根据经营者设定的目标，拟订综合推行计划。事务部门效率化的本质在于改变人的想法和行动，这是长期性的主题，因此对于有关问题要充分检讨，同时也必须有“长期目标”与“短期目标”，使各部门协调配合，以利于事务部门的工作有效推行。

（3）检讨业务

重新检讨“业务”在本质上的必要性。凡是“工作”，以往认为“必要”的事务，只要当事人“想法改变”，一夕之间也可能变成不必要，因此，必须检讨各种业务为何如此做，并从基本上加以检讨，彻底追究各项事务的本质。倘若停止这些事务的进行，经营上会带来多少实际的害处。不少高层主管认为“事务部门是因为有需要才做”，这种想法其实并不正确。在企业内，即使“需要”也不做的工作多的是。总之，要从根本上改变想法，先要大刀阔斧地把以往认为必要的但实际并不需要的工作流程去掉，这样事务部门效率提高，才会有好的开始。

（4）据实调整

“不可或缺”的业务的测定及少数精锐机动组织。一般的间接业务，其工作“量”和“质”　都随着具体工作情况而改变，因此必须考虑到工作量的多少而做机动性的调整。在企业内事务部门如果有“固定的组织观念”和“固定人员的思想”，结果必定导致不经济。因此，必须建立起少数精锐构成机动而老练的组织，进一步重视员工的能力负荷计划，使组织能灵活地运行。

（5）中间管理者的干劲

为持续有效地推行事务部门效率化，必须有最高管理者的强力支持，而实际上从事推进公司内事务部门效率化的全体干部，应由衷相信“事务部门效率化”的必要性，自动自发地燃起干劲，营造出适合推动革新计划的工作氛围。

（6）积极活用变化来推进事务部门的效率化

公司内的事务部门有一种特性，就是受旧习惯的影响很深，因此推动事务部门效率化时，应尽量活用经营上的条件变化。例如，生产量增减时、组织改变时、干部人事变动时、工厂布置有所改变时、增加新设备时，都必须积极地推动事务部门效率化，以便顺利完成经营计划。