商务信函的文体特征详解

（一）词汇使用特点

用词规范正式

（1）由于商务英语信函是用于商务交易的公函文件，其中的词汇多呈现出非常正式的特点，经常以意义相同或相近的书面词语代替基本词汇和口语词汇，如以“offer”代替“give”，以“purchase”代替“buy”，以“inform”或“advise”代替“tell”，以“duplicate”代替“copy”，以“dispatch”代替“send”，以“otherwise”代替“or”；以介词短语代替简单的介词，如以“as for”，“in connection with”，“in respect to”，“with regarding to”等代替“about”，以“in view of”代替“for”，以“in accordance with”代替“by/for”等。

例10-1：We are pleased to inform you that your order NO. 105 has been dispatched in accordance with your instruction.

译文：我们很高兴地通知你们：第105号订单货物已遵照你方指示运出。

例10-2：We will meet you half way by offering a discount of 5% in view of our long pleasant relations.

译文：鉴于我们之间长期愉快的业务关系，本公司将酌情考虑给予5%的折扣。

例10-1中的“inform”较为正式，“dispatch”也较为书面化，“in accordance with”，“in view of”比单个介词更正式。例10-2中的“in view of”书面语气息较浓。

（2）商务信函中还经常使用“here/there+介词”构成的复合词，如hereafter，hereby，hereunder，hereto，hereinafter，herewith，thereafter，therein，therefrom等。

例10-3：All offers and sales are subject to the terms and conditions printed on the reverse side hereof.

译文：所有报盘和销售均应遵守本报价单背面所印的条款。

2.表意准确、专业性强

（1）词汇多为专业术语

为了确保商务交易顺利地开展，信函中一般会大量使用专业术语，如：enquiry（询盘）、offer（报盘）、counter-offer（还盘）、delivery（交货）、authorization（授权）、trimmingcharges（平仓费）、surcharges（附加费）、proforma invoice（形式发票）、L/C（信用证）、credit and loans（信贷）、CIF（到岸价格）、FOB（离岸价格）、CBD（付现提货）等等。

例10-4：We shall cover TPND on your order.

译文：我们将为你方的货物投保盗窃和提货不着险。

例10-5：It would be appreciated if you would let us know by returning your lowest possible price for the following goods on FOB London.

译文：请报下列商品伦敦船上交货之最低价。

（2）某些词汇的词义在商务语境与一般语境中有较大的区别。例如，“document”在一般语境中表示“文件”，而在商务语境中表示“单证”；“offer”在一般语境中表示“提议”，而在商务语境中表示“发盘”；“coverage”在一般语境中表示“覆盖”，而在商务语境中表示“险种”。一些常见的词汇常常被赋予特殊的用法，如“enter（进入）”在商务英语中被赋予新的用法：enter into agreement（订约），enter into making contracts with...（与订立合约）。要是理解、翻译有误，就会产生不必要的纠纷或损失。

例10-6：The credit shall be payable against presentation of draft drawn on the opening bank and the shipping documents specified in Article 13 hereof.

译文：信用证凭开户银行所开汇票和第十三条款所规定装运单据支付。

例10-6中的“against”不是“对抗”“反抗”之意，而是“凭”“用……交换”的意思。

（3）商务信函语言的准确性在数字和日期方面表现尤甚。例如，表示有效期的终止，时间前用介词before时，日期的前一天为有效期的截止日期；用by，on or before则表示日期的当天也包括在有效期内；表示截止到何年何月何日，还可以用until，till或up to，表示日期的当天也计算在有效期内。数字的表达应言之确凿，避免模棱两可。

例10-7：The vender shall deliver the goods to the vendee by June 15.

译文：卖方须于6月15日或之前将货物交给买方。

（4）词汇缩写现象较为常见。在商务英语中大量使用一些缩略语，这些缩略语是交易双方共知的语言，已经约定俗成地成为英语中的新词汇。例如：GPO（General Post Office，邮政总局）、L/C（Letter of Credit，信用证）、IMF（International Monetary Fund，国际货币基金组织）、MO（Money Order，拨款单）、FOB（Free of Board，离岸价格）等。

3.用词朴素，少用修饰语

（1）简洁明了，避免使用陈旧的商业术语。商务信函的内容一般只有一个主题，这就要求内容直接简练，言简意赅，中心思想突出，段落分明，层次清楚，一目了然。

例10-8：请考虑我们的建议。

译文1：By this letter we would ask you to consider our proposal.

译文2：Please consider our proposal.

译文1中的“by this letter”对信的内容没什么作用，这个繁缛的句子精简为译文2后就清楚了许多。

（2）长话短说，避免啰唆。

例10-9：我们很遗憾无法满足您的订单。

译文1：We express our regret at being unable to fulfill your order on this occasion.

译文2：We are sorry we cannot meet your present order.(www.xing528.com)

商务信函就不会用译文1这样啰唆的句子，译文2使用单词来代替矫揉造作的短语，明显比译文1更简洁明了，更符合商务信函的文体特点。

（二）句法使用特点

1.其语句子接使用肖的可以分为四类：陈述句（Declarative Sentence）、疑问句（Interrogative Sentence）、祈使句（Imperative Sentence）、感叹句（Exclamatory Sentence）。

（1）商务信函主要使用陈述句。

例10-10：

Dear Sirs,

We thank you for your promptness in delivering the coffee we ordered on 20th,July.The number of bags delivered by your carrier this morning was,however,160 whereas our order was for only 120.

Unfortunately,our present needs are completely covered and as we cannot make use of the 40 bags in excess of order,we have put them in our warehouse to be held for you until we receive your instructions.

Your struly,

译文：敬启者：

收到我方7月20日订购的咖啡，并对你方迅速交货表示感谢。但是，你方承运人上午交来160袋，而我们只订购120袋。

遗憾的是，我方需求已满，无法接受你方多交的40袋。我们已将此货入库保存，等候你方指示。

敬上

这个例子中所有句子都是陈述句。商务信函语言作为公文体语言，一般无须表达个人感情色彩，因此陈述句广泛用于业务的各个方面。

（2）在商务信函中，祈使句往往表示请求而不是生硬的命令，表示请求时用祈使句可避免生硬刻板，比陈述句更有礼貌。

例10-11：Please look into the matter at once and let us have your definite reply by cable without any further delay.

译文：请立即着手此事，并尽快电告确切答复。

例10-11中用祈使句，礼貌委婉地指出了对方的未尽事宜，并未一味宣泄负面情绪，反而用积极的语气来代替消极否定的语气。

（3）疑问句在商务信函中多用于礼节性地征求对方意见，与其他句型相比，给对方留有更大的余地，更有礼貌。

例10-12：Would you please send us a copy of your catalogue？

译文：能否向我公司邮寄一份贵公司的产品目录？

例10-12表达了非常礼貌和谦和的请求。

（4）感叹句虽然可以渲染气氛，增强语势，但与英语信函讲究客观、严谨的文体不符，因此感叹句在商务信函中极少使用。

2.从结构看，其文句子可以分成三类，即简单句（Simple Sentence）、并列句（Compound Sentence）和复合句（Complex Sentence）。商务信函的句式结构有如下特征：

（1）以复合句为主

商务英语信函用各种长句和复合句体现其语句严谨、逻辑缜密的特点。

例10-13：The credit could cover 85% of the local expenses if they are made under the responsibility of the British contractor and within the limit of the down payments paid on the contract，i.e.15% as a maximum.

译文：此项贷款可支付85%的当地费用。但此项费用必须是英国承包商直接负责支付的，且必须在合同付款的幅度以内，即最高不得超过合同金额的15%。

例10-13是主从复合句，由从属连词“if”引导的状语从句包含了两个前提条件，使主句的行为范围受到严格限制，从而使全句逻辑严密。从该例句中可以看出，复合句结构复杂，表达完备周密，符合商务英语信函表达严谨、句法凝练的特征。

（2）常用并列结构

用and连接并列结构，使表达更精确；用or引导的选择性并列结构，使内容更严谨全面。

例10-14：Thiscontractismadebyandbetweenthetwoparties.

译文：双方签订本合同。

商务英语信函中常用的并列结构还有amendments to/or alterations of（修改）、force and effect（效力）、fulfill and provide（履行）、furnish and provide（提供）、obligations and responsibilities（义务）、make and enter into（达成）等。