商务信函格式及要素详解

（一）商务信函的12种要素

商务信函的12种要素包括信头（letterhead）、案号（reference）、日期（date）、封内地址（inside address）、注意项（attention line）、称呼（salutation）、事由栏（subject）、信的正文（body of letter）、信尾敬语（complimentary close）、签名（signature）、缩写名、附件及分送标志部分（IEC：initials，enclosures and carbon copies block）、附言（postscript）。其中，信头、日期、封内地址、称呼、信的正文、信尾敬语、签名属于必要部分，案号、注意项、事由栏、缩写名、附件及分送标志部分属于可选择部分，视需要而定。

（二）商务信函的格式

商务信函的格式主要有三种，即全齐头式（full block form）、缩进式（indented form）和混合式（modified block form）。

1.全本头式（full block form）

全齐头式的英文书信，要求将信头、收信人的姓名、信内地址等以及正文（包括每段起行）、结束语和签名均靠左边齐头对齐，每行对齐平行，成一垂线。在正式的信函中段与段之间一般要空一行。(www.xing528.com)

2.缩进式（indented form）

这种排列的要领在于信头、结束语、签名和发信人姓名都靠右，而封内地址和称呼则靠左，如果以上任一要素要分行排列时，后行要比前行缩入两个（或三个）英文字母；正文每段开始要缩入五个英文字母，签名打印时也应该比结束语缩进三四个英文字母，段与段之间要空一行。这种形式讲究匀称美观，是传统的排列范式，目前只有少数英国人喜欢用缩进式的英文书信。

3.混合式（modified block form）

这种排列集上述两种形式之所长，信头、结束语、签名和发信人姓名排在右边，封内地址和称呼排在左边，但每个要素分行时每行都不向右缩入；正文每段开始缩入五个英文字母，而段与段之间可不空行。这种形式兼顾方便省事与匀称美观，因此，它是目前极为流行的英文书信范式。