首先应自动生成或新建工作表、工作表更名、设置单元格格式等；然后设计账簿基本外观格式；再根据会计核算资料，进行表间取数、表内运算，自动生成总分类账、日记账或明细分类账。
会计账簿的数据主要来自会计科目表、年初余额表、会计分录表、数据透视表等，所以需要进行表间取数。取数的方法有：单元格直接引用、名称粘贴、函数取数、数据透视表自动生成等。
会计账簿需要反映余额及发生额，所以，必须使用Excel函数、数据排序、数据筛选、单元区域技术等，分别处理相关账簿年初有无余额、余额的方向，以及本期发生额等各种较为复杂的情况。
2.高级筛选
Excel的数据筛选有自动筛选和高级筛选两项功能。与自动筛选相比，高级筛选可以用更多、更复杂的条件，并且可以不使用逻辑运算符而将多个筛选条件加以逻辑运算；高级筛选还可将筛选结果从数据区域中抽取出来，复制到当前工作表的指定位置。高级筛选需要有3个区域：数据区域、条件区域、筛选结果区域。
（1）数据区域，即需要进行筛选的数据区域或整个工作表（筛选总体）。
（2）条件区域，即用来指定筛选数据时必须满足的条件。
（3）筛选结果区域，即用于显示存放满足筛选条件结果的区域，可以是原有区域，也可以是其他指定的区域。
3.指定位置取值函数说明
数组取值LOOKUP函数与行取值HLOOKUP函数、列取值VLOOKUP函数相似。区别在于：HLOOKUP在第一行中搜索待查找的值，VLOOKUP在第一列中搜索待查找的值，而LOOKUP根据数组维度进行搜索待查找的值。
使用高级筛选与指定位置取值LOOKUP函数，编制星科制造公司管理费用总分类账。
完成工作任务后，星科制造公司管理费用总账如图8-18所示。
图8-18 管理费用总分类账及高级筛选对话框
（1）在现有工作表标签上右击，选择“插入”命令，以新建工作表；将该表的标签修改为“管理费用”。
（2）合并A1至I1单元区域；录入第1、2行的相关文字；在D3单元格录入带半角单引号的管理费用科目编码“6602”。
（3）用数组（即多行多列）查找值LOOKUP函数，根据科目编码自动生成总账科目名称，方法如下：
a.选定E3单元格，单击编辑框前的插入函数按钮，在查找与引用类中选择查找值LOOKUP函数，由于该函数有向量形式（即单行单列）、数组形式（即多行多列）两种参数组合方式，将进入“选定参数”对话框，如图8-19（a）所示。
b.选择数组参数（第2条）后进入LOOKUP函数参数对话框，如图8-19（b）所示。
图8-19 LOOKUP函数组合方式（a）与LOOKUP数组函数（b）
c.在待查找对象框中录入“D3”；在查找总体中录入“会计科目！A：B”。
d.单击“确定”按钮，编辑框将显示公式“＝LOOKUP（D3，会计科目！A：B）”。
公式含义：在会计科目表的A列中查找与本表D3单元格相同的值，并取该值对应于B列相同位置的值。
（4）高级筛选管理费用的本期记录，方法如下：
a.任意选取一个单元格，单击“数据/排序与筛选/高级”命令；在弹出的警告对话框中单击“确定”按钮，进入“高级筛选”对话框，如图8-18（b）所示。
b.选择方式为“复制到其他位置”；单击“列表区域”框，再单击“会计分录”表后选择A1至J112单元区域；单击“条件区域”框，再选择本表的E2至E3单元区域；单击“复制到”框，再单击本表的A4单元格。
c.单击“确定”按钮，工作表第4行将显示“会计分录”表第1行的所有字段，第5～9行将显示筛选的符合条件的记录。
（5）修改表格外观格式。选定F4至H9单元区域（即一、二、三级科目字段）；右击鼠标选择“删除”命令；在弹出的对话框中选择“右侧单元格左移”命令。
在H4与I4单元格分别录入“方向、期末余额”文字。
（6）录入第1条记录公式，方法如下：
a.在H5单元格录入公式“＝IF（F5>G5，"借"，"贷"）”。公式含义：如果F5大于G5单元格的值，则显示为“借”；否则显示为“贷”。
b.在I5单元格录入公式“＝ABS（F5-G5）”。公式含义：对两单元格之差取绝对值。
（7）录入其他各行记录的公式，方法如下：
a.在H6单元格录入借贷方向判断公式“＝IF（（IF（H5＝"借"，I5，-I5）＋F6-G6）>0，"借"，IF（（IF（H5＝"借"，I5，-I5）＋F6-G6）＜0，"贷"，"平"））”。
公式含义：若“±I5＋F6-G6>0”，则为“借”；若“±I5＋F6-G6＜0”，则为“贷”；否则为“平”。其中， “±I5”的取值方法是：若H5单元格为“借”，则取“I5”；否则取“-I5”。
b.在I6单元格录入期末余额公式“＝ABS（IF（H5＝"借"，I5，-I5）＋F6-G6）”。
公式含义：若H5单元格为“借”，则取I5单元格的值作为被加数，否则取I5单元格的负值作被加数，然后加F6单元格的值减G6单元格的值，并对计算结果取绝对值。
c.选定H6至I6单元区域，通过I6单元格的填充柄拖动至I9单元格，以自动填充H7至I9单元区域公式。
使用高级筛选与指定位置取值LOOKUP函数，编制星科制造公司“应交税费/应交增值税/销项税额”明细账，其中的表标题应使用条件IF函数自动生成。
完成工作任务后，“应交税费/应交增值税/销项税额”明细账如图8-20所示。
图8-20 应交税费/应交增值税/销项税额明细账
（1）在现有工作表标签上右击选择“插入”命令，以新建工作表；将该表的标签修改为“销项税额”。
（2）合并A1至I1单元区域；录入第2行相关文字（不录入第1行表标题文字）；在D3单元格录入带半角单引号前缀的“22210102”（应交税费/应交增值税/销项税额的科目编码）。
（3）用向量（单行或单列）取值LOOKUP函数，根据科目编码生成一、二、三级科目的名称，方法如下：
a.选定E3单元格，单击“插入函数”按钮，在查找与引用类中选择取值LOOKUP函数，进入“选定参数”对话框（图8-19（a））；选择向量参数（第1条）后进入LOOKUP函数参数对话框。
b.在待查找对象框中录入“D3”；在查找总体中录入“会计科目！A：D”；在取值的行或列中录入“会计科目！B：B”。(www.xing528.com)
c.单击“确定”按钮，编辑框将显示“＝LOOKUP（D3，会计科目！A：D，会计科目！B：B）”。
公式含义：在会计科目表的A至D列中查找与本表D3单元格相同的值，并取会计科目表B列中相同位置的值。
类似地，F3＝LOOKUP（D3，会计科目！A：D，会计科目！C：C）；G3＝LOOKUP（D3，会计科目！A：D，会计科目！D：D）。
拓展：也可用取值LOOKUP数组（多行多列）函数，根据科目编码自动生成上述三个科目名称，公式分别为：E4＝LOOKUP（D3，会计科目！A：B）；F4＝LOOKUP（D3，会计科目！A：C）；G4＝LOOKUP（D3，会计科目！A：D）。
（4）文本运算自动生成第1行表标题的文字，方法为：在A1单元格录入“＝”号；单击E3单元格，键入“＆”与“"/"”符，键入“＆”符；单击F3单元格，键入“＆”与“"/"”符，键入“＆”符；单击G3单元格，键入“＆”与“"明细账"”。
输入完成后，Excel将自动生成该明细账的表标题。
（5）高级筛选销项税额的本期记录。方法如下：
a.选择任意单元格，单击“数据/排序与筛选/高级”命令；在弹出的警告对话框中单击“确定”按钮进入“高级筛选”对话框。
b.在对话框的列表区域框中录入“会计分录！＄A＄1：＄J＄112”，在条件区域中录入“＄E＄2：＄G＄3”，勾选“将筛选结果复制到其他位置”，并在复制到框中录入“＄A＄5”；单击“确定”按钮。
（6）修改整理为“销项税额明细账”，方法如下。
a.按前述方法删除多余的字段；录入“方向、期末余额”文字。
b.录入与填充单元格运算公式，主要有：
H6＝IF（F6>G6，"借"，"贷"）；
I6＝ABS(F6-G6)；
H7＝IF（（IF（H6＝"借"，I6，-I6）＋F7-G7）>0，"借"，IF（（IF（H6＝"借"，I6，-I6）＋F7-G7）＜0，"贷"，"平"））；
I7＝ABS（IF（H6＝"借"，I6，-I6）＋F7-G7）。
根据会计科目表、年初余额表、数据透视表生成工行存款日记账。
完成工作任务后，工行存款日记账（有年初余额）如图8-21所示。
图8-21 有年初余额的日记账（根据多表透视数据生成）
（1）根据数据透视表生成工行存款本期记录，方法如下：
a.在“多字段透视”表中双击工行存款后部的借方或贷方金额（或右击“金额”，选择“显示详细信息”与“组及分类显示/显示明细数据”等命令），Excel将自动新建工作表，并在该表中生成该科目的本期借、贷方记录。
b.将自动新建的工作表标签修改为“工行存款”。
（2）修改表格外观，方法如下：
a.选择任意单元格，单击“数据/排序和筛选/筛选”命令，以取消筛选器（Excel 2003及其以前版本没有筛选器）。右击该表的全选按钮，选择“复制”命令；再右击该表的全选按钮，选择“选择性粘贴”命令，再选择“数值”并单击“确定”按钮。
b.选择多余的字段（一、二、三级科目），右击选择“删除”命令，并选择“右侧单元格左移”。
c.在第一行之前插入3行；合并A1至I1单元区域；录入第1行文字；在D3单元格录入半角前缀单引号的“100201”（工行存款科目编码）。
d.选定“日”字段，即C4单元格（Excel 2003及其以前版本应选择C4至I19单元区域），单击“数据/排序和筛选/升序”命令，以使该表的记录按日期由小到大的顺序进行排列。
（3）根据科目编码生成科目名称，方法如下：
a.在E3单元格录入公式“＝LOOKUP（D3，会计科目！A：D，会计科目！B：B）”。
b.在F3单元格录入公式“＝LOOKUP（D3，会计科目！A：D，会计科目！C：C）”。
（4）插入“上年结转”数据行，方法如下：
a.选定第5行，右击选择“插入”命令，并在E5单元格录入文字。
b.在H5单元格录入公式“＝IF（LOOKUP（D3，年初余额！A：F，年初余额！E：E）＜>""，"借"，IF（LOOKUP（D3，年初余额！A：F，年初余额！F：F）＜>""，"贷"，"平"））”。
c.在I5单元格录入公式“＝LOOKUP（D3，年初余额！A：F，IF（H5＝"借"，年初余额！E：E，年初余额！F：F））”。
（5）计算各记录行的余额，方法如下：
a.在H6单元格录入公式“＝IF（（IF（H5＝"借"，I5，-I5）＋F6-G6）>0，"借"，IF（（IF（H5＝"借"，I5，-I5）＋F6-G6）＜0，"贷"，"平"））”。
b.在I6单元格录入公式“＝ABS（IF（H5＝"借"，I5，-I5）＋F6-G6）”。
c.自动填充H7至I19单元区域公式。
根据会计科目表、年初余额表、数据透视表生成应付账款明细账，并使用名称粘贴法进行函数取数。
完成工作任务后，应付账款明细账（有年初余额），如图8-22所示。
图8-22 有年初余额的明细账（透视表生成与定义名称）
（1）自动生成记录并设计表格，方法如下：
a.在“多字段透视”表中双击“湘洪实业公司”后的借方或贷方金额，将自动生成的明细记录表标签修改为“应付湘洪”，再对该表进行选择性粘贴“数值”。
b.删除多余的字段；插入空白行；录入第1行文字；在D3单元格录入带半角单引号前缀的“220202”（应付账款/湘洪实业公司科目编码）；对日期按升序排序。
（2）定义与粘贴名称，Excel 2007—Excel 2019方法如下（Excel 2003及其以前版本见“学习情境7”）：
a.选定“会计科目”表的A列至D列，单击“公式/定义的名称/定义名称”命令进入“新建名称”对话框；录入名称为“会计科目”，引用位置为“＝会计科目！＄A：＄D”，单击“确定”按钮。
b.在E3单元格录入公式“＝LOOKUP（D3，会计科目，会计科目！B：B）”；在F3单元格录入公式“＝LOOKUP（D3，会计科目，会计科目！C：C）”。
注意：函数公式中，第1个“会计科目”表示名称取数，第2个“会计科目！”表示表间取数（多“！”）。
（3）计算余额公式：复制“工行存款”表的H5至I7单元格，粘贴于“应付湘洪”表的H5至I7单元格（只粘贴了单元公式）。
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