会计平衡总账需要反映期初余额、本期发生额与期末余额，并进行试算平衡的检验。所以，它的数据必须来自实际的会计核算资料，如会计科目表、年初余额表、会计分录表、数据透视表等；故此，必须使用Excel的表间取数功能。
Excel表间取数可以使用数据复制、工作表复制、表间公式引用、函数查找、函数计算等多种方法。表间取数后的数据必须进行数据加工或格式设置，如删除重复数据、选择性粘贴、单元格式设置、隐藏行或列、数据排序与筛选、试算平衡、自动生成科目编码、计算期末余额等。
2.取左部字符LEFT函数
取左部字符LEFT函数是从文本字符串的第1个字符（左部）开始返回指定个数的字符。函数公式为：
＝LEFT(text，num＿chars)
式中，text表示要提取字符的文本字符串（对象）；num＿chars指定要提取的字符的数量，它必须大于或等于零，省略则取1，如果设定数大于文本长度，则取全部文本。
3.条件求和SUMIF函数
条件求和SUMIF函数的功能是对满足条件的单元格求和。函数公式为：
＝SUMIF(range，criteria，sum＿range)
式中，range表示用于条件判断的单元区域；criteria表示确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本；sum＿range表示需要求和的实际单元格。
编制星科制造公司2022年1月的包括年初余额、本期发生额与期末余额的平衡总账；用Excel函数添加各总账科目的编码，并进行发生额与余额的平衡检查。
Excel中编制完成的带科目编码的平衡总账如图8-14所示。
图8-14 试算平衡总账
（1）在“多表透视”表标签上右击，选择“移动或复制工作表”命令；在弹出的对话框中，勾选下部的“建立副本”项，从而复制与“多表透视”表完全一致的新工作表；再将该表标签名称修改为“平衡总账”。
（2）右击“平衡总账”工作表左上角的“全选”按钮，选择“复制”命令；再右击该表的“全选”按钮并选择“选择性粘贴”命令；在弹出的对话框中选择“数值”项，单击“确定”按钮，以断开此表与其他工作表的数据链接关系。
（3）修改表格的外观格式，方法如下：
a.选定该表第1～3行，右击选择“删除”命令；选定第1～2行，右击选择“插入”命令，以插入两个空白行；选定第1～3列，右击选择“插入”命令，以插入三个空白列。
b.选定C1至J1单元区域，单击“合并居中”按钮。合并居中按钮，Excel 2003及其以前版本在格式工具栏，Excel 2007及其以后版本在开始选项卡。录入或补录入第1～3行的相关文字（注意：E2单元格内为函数公式，暂不录入）。
（4）查找某一总账科目在会计科目表中的行号，方法如下：
a.选定A4单元格，单击编辑框前的插入函数按钮，选择“查找与引用”类中的相对位置查找MATCH函数，如图8-15（a）所示，进入MATCH函数参数对话框，如图8-15（b）所示。
图8-15 插入函数（a）与MATCH查找函数（b）
b.在查找对象框中录入“D4”；在查找范围框中录入“会计科目！B：B”（或单击该编辑框后单击会计科目表标签并单击其B列的列头）；在匹配方式中输入“-1”或“0”。
c.单击“确定”按钮，A4单元格将显示“45”（表示主营业务收入在会计科目表B列的第45行），工作表编辑框中显示公式“＝MATCH（D4，会计科目！B：B，0）”。
公式含义：根据本表D4单元格的值，查找该值在会计科目表B列中的相对位置。
（5）查找某科目在会计科目表中的编码，方法如下：
a.选定B4单元格，单击编辑框前的插入函数按钮，选择“查找与引用”类中的查找指定单元格值INDEX函数。
b.由于该函数有两种参数组合方式：数组形式、引用形式，所以，弹出选定数数对话框，如图8-16（a）所示；选择对话框中的第1项（数组形式），进入INDEX函数参数对话框，如图8-16（b）所示。
图8-16 INDEX函数组合方式（a）与INDEX查找函数（b）
c.在查找范围中录入“会计科目！A：A”；在查找行号中录入“A4”。
d.单击“确定”按钮，B4单元格将显示“6001”（主营业务收入科目编码），工作表编辑框显示“＝INDEX（会计科目！A：A，A4）”。
公式含义：在会计科目表A列中查找与本表A4单元格显示值（45）交叉的单元格（即会计科目表A45单元格），并取该单元格的值。
（6）显示一级科目编码。因为会计科目表的一级科目编码为4位、二级科目编码为6位、三级科目编码为8位，所以需要修改为显示总账科目的编码，方法如下：
a.选定C4单元格，单击插入函数按钮，选择“文本”类中的取左部字符LEFT函数，进入LEFT函数参数对话框。
b.在文本对象Text框中录入“B4”；在字符数量Num＿chars框中录入“4”。
c.单击“确定”按钮，工作表编辑框中显示“＝LEFT（B4，4）”。
公式含义：取本表B4单元格的前（左）4个字符。(www.xing528.com)
（7）期末余额公式。在I4单元格录入公式“＝IF（（E4＋G4）>（F4＋H4），E4＋G4-H4，""）”。
公式含义：若E4加G4大于F4加H4，则为E4加G4减H4；否则显示为空。
在J4单元格录入公式“＝IF（（E4＋G4）＜（F4＋H4），F4＋H4-G4，""）”。
（8）求和。在E41单元格录入公式“＝SUM（E4：E40）”。
（9）自动填充公式。选定A4至C4单元区域，通过C4单元格右下角的填充柄向下拖动至C40单元格，以填充这些单元格的公式。
类似地，自动填充I5至J40、F41至J41单元区域公式。
（10）平衡验证。在E2单元格录入公式“＝IF（AND（E41＝F41，G41＝H41，I41＝J41），"平衡"，"不平衡"）”。
（11）按科目编码排序。选定C4至J40单元区域，单击“升序”按钮。
（12）隐藏A、B两列。选定A、B两列，右击鼠标选择“隐藏”命令。
根据星科制造公司的会计科目表、年初余额表、会计分录表，进行表间取数，编制2022年1月的平衡总账。
编制完成后的平衡总账如图8-17所示。
图8-17 表间取数平衡总账
（1）在现有工作表标签上右击选择“插入”命令，以新建工作表；将该表的标签修改为“平衡总账1”。
（2）录入第1～3行的相关文字（D2单元格为公式，暂不录入）。
（3）在B4单元格录入公式“＝IF（会计科目！B2＜>""，会计科目！B2，""）”。
公式含义：若会计科目表B2单元格非空，则取其值；否则，显示为空。
通过B4单元格的填充柄向下拖动到B56单元格，将会计科目表中所有的一级科目全部引用到该工作表中。
（4）删除重复的总账科目名称。Excel 2007及其以后版本选定该表第4～56行，单击“数据/数据工具/删除重复项”命令；在弹出的对话框中单击“确定”按钮。
（5）科目编码取数。在A4单元格中录入三层嵌套函数公式“＝LEFT（INDEX（会计科目！A：D，MATCH（B4，会计科目！B：B，0），1），4）”。
（6）年初借方余额表间取数，方法如下：
a.选定C4单元格，单击插入函数按钮，选择“数学与三角”类中的条件求和SUMIF函数，进入SUMIF函数参数对话框。
b.在求和的查找范围Range框中录入“年初余额！B：F”；在求和条件Criteria中录入“B4”；在求和区域Sum＿range中录入“年初余额！E：E”。
c.单击“确定”按钮，工作表编辑框显示“＝SUMIF（年初余额！B：F，B4，年初余额！E：E）”。
公式含义：在年初余额表的B列至F列中查找与本表B4单元格相同的值，并将年初余额表E列中与之完全对应的值求和。
（7）类似地，录入其他函数公式如下：
D4＝SUMIF（年初余额！B：F，B4，年初余额！F：F）；
E4＝SUMIF（会计分录！F：F，B4，会计分录！I：I）；
F4＝SUMIF（会计分录！F：F，B4，会计分录！J：J）；
G4＝IF((C4＋E4)>(D4＋F4)，C4＋E4-F4，"")；
H4＝IF((C4＋E4)＜(D4＋F4)，D4＋F4-E4，"")；
D2＝IF（And（C41＝D41，E41＝F41，G41＝H41），"平衡"，"不平衡"）；
合并A41至B41单元区域，录入“合计”字样，录入公式C41＝SUM（C4：C40）。
（8）自动填充公式，方法如下：
选定A4单元格，通过填充柄自动填充A5至A40单元区域的总账科目编码。
选定C4至H4单元区域，通过填充柄自动填充C5至H40单元区域的金额计算公式。
选定C41单元格，通过填充柄自动填充D41至H41单元区域的求和公式。
（9）按科目编码排序。选定A3至H40单元区域，单击“降序”按钮。
Excel 2003及其以前版本没有“删除重复项”的功能，可以逐一识别后将其删除；也可先发出自动筛选命令，然后在“总账科目”列的筛选器下拉列表中逐一筛选每个科目，将重复的科目名称删除。所以，Excel 2003及其以前版本用此法编制平衡总账较烦琐。
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