1.会计分录簿
会计分录簿又称序时日记账，是将企业当期发生的各类经济业务按照“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则编制会计分录，进行序时反映的表格。
Excel会计核算时，可以用它代替手工会计下的记账凭证。会计分录必须具备会计科目名称、方向、金额等基本要素。
2.数据验证提示信息的处理
Excel中进行数据验证设置后，在输入数据时可能会提示输入信息和出错警告。其中，出错警告是在键入了无效数据时进行的提示，包括停止、警告、信息。
（1）输入提示。对单元格中输入的数据类型提供信息，以便准确理解其含义。此类消息显示在单元格附近，鼠标指针移到其他单元格或按Esc键时，该消息将消失。
（2）出错停止。阻止在单元格中输入无效数据。停止警告消息有“重试”或“取消”两个选项。单击“重试”则进行修改，单击“取消”则删除无效输入。
（3）出错警告。警告输入数据无效但不会阻止输入无效数据。警告消息时，单击“是”则接受无效输入，单击“否”则修改无效输入，单击“取消”则删除无效输入。
（4）出错信息。通知输入数据无效但不会阻止输入无效数据。这种类型的出错警告最为灵活，出现信息警告消息时，可以单击“确定”接受无效值，或单击“取消”删除无效值。
3.拆分与冻结Excel窗格
对同一工作表同时进行不同局部的显示或编辑，可通过窗口拆分来实现。Excel的窗口拆分是通过拆分条将一张Excel工作表分割成水平或垂直方向上的2个或4个独立窗格，以同时显示一张工作表的不同部分。窗口拆分后，可在每个独立的窗格中显示、编辑该表的所有内容，所以，每个窗格中显示的内容可以相同，也可以不同。
Excel工作表中，数据分类的标志往往是行标题或列标题，当行标题或列标题被滚动到显示区域以外时，给阅读造成不便。为了保持窗口中的行标题或列标题在滚动屏幕时始终可见，可以通过“冻结窗格”命令来锁定指定的行或列。
星科制造公司2022年1月份发生的相关经济业务如下。要求在Excel数据验证下编制会计分录表（为简化本教材的文字表述，假设部分会计科目不设明细科目，成本费用计算过程从略）。
（1）2022年1月1日，收到3张转账支票，淅新实业公司支付所欠货款1 286 020元，宁都商贸公司支付所欠货款560 000元，存入本公司工行账户。
借：银行存款/工行存款 1 846 020
贷：应收账款 1 846 020
注：应收账款明细，淅新实业公司1 286 020元、宁都商贸公司560 000元。
（2）1月1日，以建行转账支票向市税务局支付上年应交增值税38 090元。
借：应交税费/未交增值税 38 090
贷：银行存款/建行存款 38 090
（3）1月3日，用工行转账支票支付购进的钻床款230 000元，增值税率13%。经验收合格，钻床交付车间使用。
借：固定资产 230 000
应交税费/应交增值税/进项税额 （计算）
贷：银行存款/工行存款 （计算）
（4）1月3日，收到上年长期投资股利款78 000元，存入本公司工行账户。
借：银行存款/工行存款 （计算）
贷：应收股利 78 000
（5）1月4日，车间生产产品领用本月所需的原材料：甲材料398 000元，乙材料876 500元，丙材料39 600元。
借：生产成本 （计算）
贷：原材料 1 314 100
注：原材料明细，甲材料398 000元、乙材料876 500元、丙材料39 600元。
（6）1月5日，以工行存款归还短期借款180 000元，长期借款256 000元，上年借款利息12 080元。
借：短期借款 180 000
长期借款 256 000
应付利息 12 080
贷：银行存款/工行存款 （计算）
（7）1月7日，用工行转账支票支付上月开出的商业承兑汇款款65 000元，支付湘洪实业公司购货款897 000元。
借：应付票据 65 000
应付账款/湘洪实业公司 897 000
贷：银行存款/工行存款 （计算）
（8）1月8日，本月应付职工薪资623 000，扣收社会保险费56 327元，扣收住房公积金31 150元，代扣个人所得税827元，实发薪资用工行存款支付。
借：应付职工薪酬/应付职工薪资 623 000
贷：应付职工薪酬 （计算）
应交税费/应交个人所得税 （计算）
银行存款/工行存款 （计算）
注：应付职工薪酬贷方明细，应交社会保险56 327元、应交住房公积金31 150元。
（9）1月10日，用工行存款向本公司股东支付上年股利款380 000元。
借：应付股利 380 000
贷：银行存款/工行存款 380 000
（10）1月10日，向工行借入9月期限的流动资金贷款510 000元存入工行存款账户。
借：银行存款/工行存款 510 000
贷：短期借款 510 000
在Excel会计分录表中录入上述分录，工作成果如图7-11所示。
（1）选择或录入“会计分录”表中的年、月、日，相关情况如下：
a.由于这三个字段在数据验证的“设置”卡片均设置为“序列”，并勾选了“提供下拉箭头”项，所以，单击这三列的相关单元格时，将自动显示下拉箭头；应从其下拉列表中选择相关的数据选项（也可以直接录入）。
b.由于这三个字段的出错警告分别为停止、警告、信息三种样式。在输入正确时将不会有信息提示，若输入错误，将出错警告。
在“年”列输入了错误值时，将弹出停止对话框，如图7-12（a）所示；必须修改正确或删除无效值才能离开此单元格。在“月”列输入错误值时，将弹出警告对话框，如图7-12（b）所示，可以选择修改、接受无效值或删除无效值。在“日”列输入错误值时，将弹出信息对话框，如图7-12（c）所示，可以选择接受无效值或删除无效值。
（2）直接输入“会计分录”表中的凭证号。由于该字段设置了“输入信息”的数据验证（有效性），所以，单击该列的单元格时，将显示“记-XXX”的提示信息。由于“设置”卡为默认的允许任何值，所以，不论输入是否正确，均不会报错。
图7-11 Excel会计分录表（Excel 2019插入选项卡）
（3）直接输入“会计分录”表中的摘要。由于该字段的数据验证（有效性）设置为允许文本长度小于或等于15个字符，出错警告样式为“警告”，所以，输入超过15个字符时，将弹出警告对话框；可以选择修改、接受无效值或删除无效值。
图7-12 年停止（a）、月警告（b）、日信息（c）对话框
（4）选择或录入会计科目名称。一级科目、二级科目、三级科目这3个字段的数据验证（有效性），均设置为“序列”，来源为会计科目表，勾选了“提供下拉箭头”项，出错警告为“停止”。
所以，单击这三列的单元格时，将显示下拉箭头，应从其下拉列表中选择（也可直接录入）。当录入了不存在的科目名称时，将弹出“停止”对话框，必须选择正确才能离开此单元格。
（5）金额已知的，应直接录入借方发生额、贷方发生额。Excel有强大的数据计算功能，未知金额应使用函数或公式计算，如J9＝I7＋I8，I10＝J11，I12＝SUM（J13：J15），J19＝SUM（I16：I18），J22＝SUM（I20：I21），J27＝I23-SUM（J24：J26）。由于这两列均预设了“千位分隔符”，所以，录入金额后，将保留两位小数并显示千位分隔符。
（6）试算平衡：单击I列的列头、或单击J列的列头，状态栏均显示其求和6 459 190元，说明借贷平衡。
如果会计科目“序列”值为粘贴名称，而不是表间取数，在一级科目、二级科目或三级科目录入错误时，不会进行警告提示。由于Excel 2007及其以前版本的序列值是粘贴名称，它们的会计科目名称不论录入是否正确，都不会警告。
Excel 2010—Excel 2019的科目名称的“序列”值来源为表间取数，没使用粘贴名称的方法，出错时将弹出“停止”对话框。
根据星科制造公司2022年1月的以下经济业务，在Excel数据验证下进行账务处理，在需要时增加会计科目。
（1）1月13日，出纳从建行提取现金95 600元备用。
借：库存现金 95 600
贷：银行存款/建行存款 95 600(www.xing528.com)
（2）1月13日，出纳用现金支付销售部差旅费、邮电费、运杂费等23 280元；支付车间设备维修费、差旅费、办公费等48 790元；支付管理部门办公费、招待费、差旅费等31 876元（假设全为普通发票，没有增值税额）；支付销售人员周成出差借款2 600元（为简化文字叙述，假设该公司不设置明细科目核算成本费用）。
借：其他应收款 2 600
销售费用 23 280
制造费用 48 790
管理费用 31 876
贷：库存现金 （计算）
（3）1月15日，用工行转账支票支付生产用水费23 400元，增值税率9%；支付生产用电费51 800元，增值税率13%。
借：制造费用 （计算）
应交税费/应交增值税/进项税额 （计算）
贷：银行存款/工行存款 （计算）
（4）1月16日，经批准赊销给新源有限公司乙材料，货款79 800元，增值税率13%。
借：应收账款/新源有限公司 （计算）
贷：其他业务收入 79 800
应交税费/应交增值税/销项税额 （计算）
（5）1月18日，销售GAD商品款380 900元，DUS商品款87 060元，增值税率13%。款项存入工行。
借：银行存款/工行存款 （计算）
贷：主营业务收入 （计算）
应交税费/应交增值税/销项税额 （计算）
（6）1月20日，以工行存款支付购买丙材料款30 200元、甲材料款91 000元；增值税率均为13%。材料已验收入库。
借：原材料 121 200
应交税费/应交增值税/进项税额 （计算）
贷：银行存款/工行存款 （计算）
注：原材料明细，甲材料91 000元、丙材料30 200元。
（7）1月21日，用工行存款支付生产用机床设备款586 000元，增值税率13%。该设备交付车间安装，尚未安装完成。
借：在建工程 586 000
应交税费/应交增值税/进项税额 （计算）
贷：银行存款/工行存款 （计算）
（8）1月23日，提取并分配本月工资，其中生产工人工资368 000元，车间管理人员工资87 600元，销售部人员工资68 900元，管理部门人员工资98 500元；并按社会保险费9.8%，住房公积金5%的比例，提取应由本公司负担的薪资附加费。
借：生产成本 （计算）
销售费用 （计算）
管理费用 （计算）
制造费用 （计算）
贷：应付职工薪酬 （计算）
注：应付职工薪酬明细，应付职工薪资623 000元、应交社会保险61 054元、应交住房公积金31 150元。
（9）1月25日，经批准向淅新实业公司赊销GAD商品1 580 000元，DUS商品150 000元，增值税率13%。
借：应收账款/淅新实业公司 （计算）
贷：主营业务收入 1 730 000
应交税费/应交增值税/销项税额 （计算）
（10）1月27日，向湘洪实业公司赊购甲材料115 000元、乙材料753 000元，增值税率13%。
借：原材料 （计算）
应交税费/应交增值税/进项税额 （计算）
贷：应付账款/湘洪实业公司 （计算）
注：原材料明细，甲材料115 000元、乙材料753 000元。
（11）1月29日，采购人员张兵出差归来，报销差旅费2 387元（假设全为普通发票，没有增值税额），用原出差借款抵付。
借：管理费用 2 387
贷：其他应收款 2 387
（12）1月30日，用工行存款支付上年欠交的社会保险款110 800元，上年欠交的住房公积金13 800元。
借：应付职工薪酬 124 600
贷：银行存款/工行存款 （计算）
注：应付职工薪酬明细，应交社会保险110 800元、应交住房公积金13 800元。
（13）1月30日，计提本月折旧，其中车间18 900元，管理部门11 200元。
借：制造费用 18 900
管理费用 11 200
贷：累计折旧 （计算）
（14）1月30日，提取本月应付未付的银行借款利息14 100元。
借：财务费用 14 100
贷：应付利息 14 100
（15）1月31日，用工行存款向税务局支付上年应交税款：个人所得税3 698元，企业所得税260 398元，城建税2 666.30元，教育费附加1 142.70元。由于迟交税款，同时支付滞纳金罚款1 368元。
借：应交税费 267 905
营业外支出 1 368
贷：银行存款/工行存款 （计算）
注：应交税费明细科目，应交城建税2 666.30元、应交教育费附加1 142.70元、应交所得税260 398元、应交个人所得税3 698元。
在会计分录表中录入上述分录，如图7-13所示。
图7-13 会计分录表（Excel 97视图菜单）
（1）在“会计分录”表中，录入上述会计凭证的相关信息，方法同上。其中的借方金额、贷方金额，已知的应直接录入。未知金额的应录入函数或公式计算，如：J38＝SUM（I34：I37），I40＝23400∗0.09＋51800∗0.13，J41＝SUM（I39，I40），I42＝SUM（J43：J44），J47＝J46∗0.13，I50＝（I48＋I49）∗0.13，I55＝368000∗1.148，I62＝SUM（J63：J64），J64＝J63∗0.13，I67＝（I65＋I66）∗0.13，J76＝I74＋I75，J84＝SUM（I79：I83）等。
（2）在录入13日出纳报销费用的会计凭证时，由于会计科目表中没有该分录中的部分科目，无法选择。这是因为，“会计分录”表的会计科目（共3列）的数据验证（有效性）均设置为“序列”，来源为会计科目表，出错警告为“停止”。在使用新科目编制会计凭证记录时，Excel 2010—Excel 2019将无法保存会计凭证信息，Excel 2007及其以前版本能保存凭证信息。
所以，若需要使用“会计科目”表中没有的总账科目或明细科目，应先在“会计科目”表中插入或增加相应的总账科目、明细账科目。方法如下：
a.单击“会计科目”表使之成为当前工作表；
b.在该表的“生产成本”后分别增加“5101制造费用、6601销售费用、6602管理费用”的一级科目（为简化教材表述，假设不进行明细核算）；其中科目编码应带半角单引号的前缀。
（3）在录入销售原材料的会计分录时，应先在“会计科目”表中插入相关科目名称，才能在“会计分录”表中选择。
增加方法是：在“会计科目”表的“应收股利”所在行（第7行）的行头右击，选择“插入”命令；在插入的空白行中录入“112203应收账款/新源有限公司”。
（4）类似地，在需要时，增加或插入会计科目：“6051其他业务收入、6001主营业务收入、1604在建工程、6603财务费用、6711营业外支出”。
（5）若没有按科目编码的顺序增加或插入上述会计科目，则应选择“会计科目”表的“科目编码”（A1）单元格，单击排序中的“升序”按钮。
（6）冻结窗格。选定“会计分录”表的A2单元格，Excel 2003及其以前版本选择“窗口/冻结窗格”菜单命令，Excel 2007及其以后版本单击“视图/冻结窗格/冻结首行（冻结拆分窗格）”功能区命令，该表第1行将被冻结。
通过右部的滚动条向下拖动，可见本表已经使用了84行。单击I32单元格，按下键盘上的Shift键，通过滚动条移至表尾再单击I84单元格，从状态栏可见：金额合计为5 795 694.8元。用鼠标单击I列的列头、J列的列头，其金额合计均为12 254 884.8元。
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