如何录入年初余额并保护Excel工作表

1.Excel表间取数

Excel中，有时需引用同一工作簿其他工作表的数据，这样被引用工作表的数据变化时，引用的工作表也随之变化，可大大减少数据修改的工作量。引用同一工作簿其他工作表数据的公式为“＝工作表名！单元格名”。

若需引用其他工作簿的数据，被引用工作簿已打开，则引用公式为“＝[工作簿名.xlsx]工作表名！单元格名”；若被引用工作簿未打开，还需说明该工作簿在磁盘上存放的路径，引用公式为“＝驱动器名：＼路径＼[工作簿名.xlsx]工作表名！单元格名”。

2.条件IF函数与试算平衡

会计核算的试算平衡分为发生额试算平衡和余额试算平衡两种。期初建账后，应进行余额试算平衡的检验：所有总账科目借方期初余额合计数应等于贷方期初余额合计数。平衡公式为：

总账账户期初借方余额合计＝总账账户期初贷方余额合计

Excel中，可用条件IF函数提示期初余额是否平衡。

3.保护工作表

期初余额试算平衡后，应结束账务初始化工作，以防止工作表在不同会计人员账务处理中，或在企业各部门之间传递、执行时，随意修改数据。所以，应对期初余额表进行密码保护，没有密码的非授权人员无法修改数据。

4.指定位置取值Lookup函数

指定位置取值Lookup函数的功能是从向量区域（即单行、单列）或数组区域（多行多列）取值。该函数有向量形式和数组形式两种语法表达公式。

（1）向量取值Lookup函数：是在单行区域或单列区域（即向量）中查找指定值，并取指定的单行区域或单列区域中相同位置的值。函数公式为：

＝Lookup(lookup＿value，lookup＿vector，result＿vector)

式中，lookup＿value表示待查找的值；lookup＿vector表示查找的单行或单列的区域（升序排列）；Result＿vector表示取值的单行或单列区域。

（2）数组取值Lookup函数：是在多行多列区域（即数组）的第一行或第一列中查找指定的值，并返回数组最后一行或最后一列中同一位置的值。函数公式为：

＝Lookup(lookup＿value，array)

式中，Lookup＿value表示待查找的值；Array为查找与取值的区域。

根据表7-1的数据，设置星科制造公司年初余额表，进行试算平衡，并密码保护工作表。

在Excel中完成的该公司年初余额表如图7-4所示。当双击该工作表时，将弹出不能修改数据的警告对话框，如图7-5所示。

（1）新建Excel工作表，并将其表标签名称修改为“年初余额”。

选定“会计科目”表的第一列（A列），右击选择“复制”命令；再选择“年初余额”表，在A列上右击选择“粘贴”命令。

（2）在“年初余额”表中引用科目名称（表间取数），方法如下：

a.表间取数。在“年初余额”表的B1单元格中键入“＝”号；单击“会计科目”表标签，再单击B1单元格；按下键盘上的Enter键（或编辑框前的确认按钮）。

此时，“年初余额”表B1单元格将显示为“一级科目”，编辑框将显示为“＝会计科目！B1”。(https://www.xing528.com)

b.修改表间取数公式。若用上述公式自动填充“年初余额”表的其他单元格，空白单元格将显示“0”值。所以，应修改公式为“＝IF（会计科目！B1＜>""，会计科目！B1，""）”。

公式含义：若会计科目表B1单元格不为空，则取其值；否则显示为空。

c.自动填充科目名称。选定“年初余额”表的B1单元格，鼠标指针指向其右下角的填充柄；当光标变为粗黑“＋”字状时，按下鼠标左键向右拖动至D1单元格；释放鼠标后立即指向D1单元格的填充柄；待光标变为粗黑的“＋”字状时，按下鼠标左键向下拖动至D39单元格。

这样，“年初余额”表的B、C、D三列的所有单元格将显示相关的文字；编辑框中，将显示选定单元格的公式。

图7-4　科目余额表（Excel 2003不显示工具栏）

图7-5　年初余额不能修改警告对话框

　　注意：科目编码（A列）也可按这种方法进行表间取数。

（3）录入期初余额。按表7-1的资料，录入E列、F列的数据。

选定E2至F40单元格区域，单击“千位分隔符”按钮。

（4）年初余额试算平衡。方法如下：

a.选定A40至B40单元格，单击合并居中按钮；录入“试算平衡”文字。

b.在E40、F40单元格，分别录入求和公式“＝SUM（E2：E39）”“＝SUM（F2：F39）”。

c.在C40单元格中录入公式“＝IF（E40＝F40，"平衡"，"不平衡"）”。

也可选定C40单元格后，单击编辑框前的插入函数按钮，选择“逻辑”类别中的IF函数，进入函数向导对话框，如图7-6（a）所示。在该对话框录入相关的函数参数。

公式含义：若E40等于F40，则显示为“平衡”；否则显示为“不平衡”。

d.选定A40至F40单元区域，单击字体加粗按钮。

（5）保护工作表。账务初始化完成后，将不允许随意修改年初数据。所以，应进行“年初余额表”的保护，方法如下：

a.单击该工作表左上角的全选按钮，以选定整张工作表。

b.Excel 2007及其以后版本单击“审阅/更改/保护工作表”命令按钮进入“保护工作表”对话框，如图7-6（b）所示。

图7-6　IF函数（a）与保护工作表（b）对话框

c.在该对话框中，录入密码（可以为空），单击“确定”按钮。

d.这样设置后，该工作表的很多命令按钮均不能使用（命令按钮显示为灰色非激活状态）；双击工作表某单元格将弹出警告提示。

若需取消工作表的保护，Excel 2007及其以后版本单击“审阅/更改/撤销工作表保护”命令，再录入密码。

Excel 2003及其以前版本的保护工作表、撤销工作表保护命令，为“工具/保护/保护工作表”或“工具/保护/撤销工作表保护”菜单命令。