Excel文本限制及如何优化会计科目表

1.Excel会计核算程序

使用Excel进行会计核算的工作流程如下：

（1）初始设置：根据需要设置会计科目表、录入期初余额并试算平衡、设计会计分录表。

（2）凭证处理：根据发生的经济业务填制会计分录表、试算平衡。

（3）科目汇总：运用Excel数据透视表、删除重复数据等功能，按科目名称或编码将会计分录表的金额汇总，生成科目汇总表。

（4）生成账簿：运用Excel数据筛选、数据透视表及Excel函数，对期初余额表、会计分录表、数据透视表中的数据进行分析，生成会计账簿。

使用Excel进行会计核算时，由于其强大的数据处理功能，平时只需将经济业务以记账凭证的形式保存在工作表（分录簿）中，在需要时对分录簿按条件进行检索、编辑，生成各类账簿。

（5）生成会计报表：根据需要生成资产负债表、利润表等。

2.Excel数据表单（记录单）

会计科目表可直接在工作表对应的单元格中录入，也可采用“记录单”录入。Excel数据表单（记录单）可提供一种无须水平滚动即可输入显示区域或列表中一整行信息的便捷方法。当数据区域有很多列以致不能一次在屏幕中完全容纳时，使用数据表单进行数据输入比在工作表中输入方便很多。

3.会计科目与编码

使用Excel进行账务处理，会计科目是必不可少的，因此，首先应建立会计科目表。会计科目名称与科目编码应一一对应，科目编码不能重复；建立科目时，应先建上级科目，再建下级科目。删除科目时，应先删下级科目，再删上级；若删除科目所在的单元格，引用科目的单元格将显示“＃REF！”；若删除单元格数据（即清除）或修改为其他科目，引用科目的单元格将显示为空或自动修改为新的科目名称。所以，已使用（引用）过的科目不要随意删除。

会计科目编码有一定的规律性，为了保证录入数据的准确性，可通过限制科目编码文本长度的方法，在数据录入前或录入出错时，进行错误信息提示，以便准确理解所要录入数据的经济含义，或在出错时及时发现更正。限制文本长度，在Excel中是数据验证的一种方法，它在Excel 2010之前的版本中称为数据有效性。

星科制造公司2022年年初手工会计核算的各科目余额见表7-1。该公司从2022年1月起用Excel进行会计核算。

表7-1　星科制造公司2022年初科目余额表　　元

Excel中完成的星科制造公司会计科目表如图7-1所示。

图7-1　会计科目表与记录单（Excel 2013数据选项卡）

（1）新建工作表，将其表标签名称修改为“会计科目”。在第一行录入“科目编码、一级科目、二级科目、三级科目”的文字。

（2）设置数据验证，限定科目编码为4～8个字符；若录入的科目编码不符合此规则，必须修改后才能保存。方法如下：(www.xing528.com)

a.选定第一列（A列），Excel 2013—Excel 2019单击“数据/数据工具/数据验证”命令，进入“数据验证”对话框，如图7-2（a）所示（Excel 2010及其以前版本见后“Excel版本提示”）。

b.在“设置”卡片中，选择允许为“文本长度”，选择数据为“介于”，录入最小值为“4”，最大值为“8”。

c.在“出错警告”卡片中，选择样式为“停止”，录入标题“科目编码为4～8个字符”。

d.单击“确定”按钮。

设置完成后，在若A列录入的科目编码不是4～8个字符，将弹出终止对话框，如图7-2（b）所示，直至修改正确为止。

（3）调用记录单。Excel 2003及其以前版本的记录单在“数据”菜单，可直接使用。Excel 2007—Excel 2019需将其调用到快速访问工具栏后才能使用，方法是：

图7-2　数据验证（a）与出错警告（b）

a.单击“文件/选项”（或“Office按钮/Excel选项”）命令，进入“Excel选项”对话框，如图7-3所示。

图7-3　添加Excel 2007记录单

b.Excel 2007选定左部的“自定义”列表项，Excel 2010—Excel 2019选定“快速访问工具栏”列表项，选择中部“不在功能区中的命令”项，在其下部的列表中找到“记录单”；单击“添加”按钮。

c.单击“Excel选项”对话框下部的“确定”按钮后，Excel快速访问工具栏将显示记录单按钮。

（4）用记录单建立会计科目，方法如下：

a.选定A1至D1区域（或选定A2单元格），单击“记录单”命令，将弹出警告对话框；单击该对话框的“确定”按钮，进入“会计科目”（记录单）对话框，如图7-1右部所示。

b.在该记录单的科目编码、科目名称框中，录入相应的文本字符。录入过程中，可通过键盘上的制表Tab键，在记录单的上下编辑框中移动，以减少鼠标点击次数而提高工作效率。

c.单击“新建”按钮，录入的会计科目数据将添加到工作表中。

d.重复新建该公司表7-1中的其他会计科目。任务完成后，该工作表共计已使用39行。

（5）科目编码排序。选定A1单元格，单击“数据/排序和筛选”组中的升序按钮。若第1行也参与了排序，即第1行的行标题（字段）显示于本表的最后一行（第39行），则应撤销以上排序，再选定A2至D39单元区域，单击“升序”按钮。

特别注意：科目编码应为文本格式，其前缀有半角（英文输入法）状态下的单引号；同时，科目编码应按升序进行排列。否则，在后述的账务处理或公式引用中可能出错。

（1）数据验证（数据有效性）。Excel 2007、Excel 2010通过“数据/数据工具/数据有效性”功能命令，Excel 2003及其以前版本通过“数据/有效性”菜单命令，进入“数据有效性”对话框设置。

（2）记录单。Excel 2003及其以前版本选择“数据/记录单”菜单命令。

（3）数据排序。Excel 2003及其以前版本在常用工具栏，也可使用“数据/排序”菜单命令。

（4）撤销功能。Excel 2007及其以后版本在快速访问工具栏，Excel 2003及其以前版本在常用工具栏或“编辑”菜单中。