Excel分类汇总技巧大揭秘

1.分类汇总的前提

在编制会计科目汇总表时，可使用Excel分类汇总功能。分类汇总是将数据按同一类别归类放到一起，然后进行同类数据的求和、计数、求平均值等汇总运算。

在分类汇总前必须对工作表的指定字段进行排序，如果没有排序，汇总结果可能很混乱，无法达到真正的分类汇总的目的。

2.分类汇总的方法

Excel能够快速地以某个字段、多个字段为分类项，对数据区域中其他字段的数值进行分类汇总与统计。分类汇总时，将分类项称为分类字段，将需要统计值的字段称为选定汇总项（可以多选）。汇总的方式可以是求和、乘积、最大值、最小值、计数、计数值、标准差、方差等。

3.大纲功能的使用

Excel分类汇总后，如果记录（行）很多，要查看汇总结果，就必须移动滚动条。为查看方便，在分类汇总的同时，建立了大纲图标于工作表的左上角。单击“1”则只显示总数；单击“2”则显示总数、2级汇总数；单击末位数，则显示全部数据及汇总结果。

4.清除分类汇总

清除分类汇总的方法是，在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮。

对工资表进行如下两种方式的分类汇总：

（1）按“部门”汇总显示基本工资、岗位工资与应发薪资。(www.xing528.com)

（2）按“部门”汇总显示基本工资、岗位工资与应发薪资的基础上，再汇总各部门的人数。

对工资表按部门汇总合计与人数的成果如图2-17所示。

（1）在“隆达薪资”工作表标签上右击，选择“移动或复制工作表”并勾选“建立副本”，再将新建的表标签修改为“汇总”。

（2）部门排序。选定部门列的某单元格，单击“排序”按钮，对该字段进行升序排列。

（3）汇总部门工资合计。选取数据区域中的任一单元格，单击“分类汇总”命令进入“分类汇总”对话框，如图2-17右部所示。在分类字段中选择“部门”，在汇总方式中选择“求和”，在选定汇总项中选择“基本工资”，单击“确定”按钮。

分类汇总功能，在Excel 2007—Excel 2019中位于“数据”选项卡的“分级显示”组中，在Excel 2003及其以前版本中位于“数据∕分类汇总”菜单命令中。

图2-17　薪资分类汇总（Excel 2016数据选项卡）

（4）再次单击“分类汇总”命令进入“分类汇总”对话框。在分类字段中选择“部门”，在汇总方式中选择“计数”，在选定汇总项中选择“姓名”；取消“替换当前分类汇总”前的“√”，单击“确定”按钮。

在汇总的要求较简单时，状态栏统计功能、分类汇总功能是得力的工具。但如果数据区域较庞大，并且汇总要求较为复杂，还需要进一步对统计的数据进行加工处理、挖掘、分析时，更好的分类汇总工具是数据透视表、数据透视图，详见本书以后介绍。