快捷输入Excel数据的技巧

Excel中，有很多数据是相同或有规律的，为避免一次又一次地输入相同的数据，提高工作效率，可以使用快速输入数据的方法：记忆式输入法、复制填充法、拖动填制法、自动填充法、序列填充法、自定义序列填充法等。

对“工作任务1-6”中的相同或有规律数据，进行快速输入。

（1）记忆式输入法。如在输入图1-10的C3、C6单元格的性别时，选定单元格后右击鼠标，在弹出的环境菜单中单击“从下拉列表中选择”命令，再选择相应的数据项即可完成数据的输入。

（2）复制填充法。如在输入图1-10的D4、D5单元格的职务时，单击D3单元格后向下拖动鼠标至D5单元格，以选定D3至D5单元区域；然后单击Excel 2007—Excel 2019“开始/编辑”（即“开始”选项卡中的“编辑”）组的“填充”或按钮，在弹出的菜单中选择“向下”命令，可自动完成D4、D5单元格的输入。

Excel 2003及其以前版本为“编辑/填充/向下填充”菜单命令。

（3）拖动填制法。如在输入图1-10的D4、D5单元格的职务时，选定D3单元格后，将鼠标指针指向该单元格右下角的填充柄（黑色小方块）；待光标变为“粗黑十字”状时，按下鼠标左键不放向下拖动至D5单元格，拖动过程中，将有虚框与数据显示；释放鼠标后，即可自动完成D4、D5单元格的输入。

（4）自动填充法。如选定图1-10的E2单元格，将鼠标指针指向活动单元格右下角的填充柄（黑色小方块）；待光标变为“粗黑十字”状时，按下鼠标左键向下拖动至E4单元格；释放鼠标后，即自动完成E3、E4单元格的输入。

对有规律的数据进行自动填充、序列填充，要求Sheet3工作表显示如图1-11所示。

图1-11　自动填充与序列填充结果（Excel XP）

在“Excel财务会计”工作簿中单击Excel窗口下部工作表标签“Sheet3”，以选定该工作表，并在该工作表中完成以下相关操作。

（1）等差拖动填充法。在A1、A2单元格中分别输入数值“1、2”；用鼠标单击A1单元格后向下拖动至A2单元格，以选定A1至A2单元区域；将鼠标指针指向A2单元格的填充柄，待变为“粗黑十字”状时，按下鼠标左键不放并向下拖动至A8单元格；释放鼠标后，Excel将自动填充这6个单元格的值。

（2）序列拖动填充法。在B1单元格输入带英文单引号前缀的文本数字“0901”，用鼠标捕捉B1单元格的填充柄，按下鼠标向下拖动至B8单元格。

（3）序列自动填充法。在C1单元格输入文本“A-01”；用鼠标单击C1单元格，按下键盘上的Shift键并单击C8单元格，以选定这8个单元区域；单击Excel 2007—Excel 2019“开始”选项卡“编辑”组中的“填充”按钮，Excel 2003及其以前版本为“编辑/填充/序列”菜单命令，在弹出如图1-12（a）所示的下拉菜单中选择“系列”命令，进入“序列”对话框，如图1-12（b）所示；在该界面中选择：序列产生在“列”，类型为“自动填充”；单击“确定”按钮后，将自动填充这些单元区域的数据。

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图1-12　填充下拉菜单（a）及序列（b）对话框

（4）等差序列填充法。在D1单元格键入数值“1”；选定D1至D8单元区域，再进入如图1-12（b）所示的对话框；在该对话框的类型中选择“等差序列”，在步长值中键入“4”，单击“确定”按钮。

（5）等比序列填充法。在E1单元格中键入数值“2”；选定E1至E8单元区域；再进入图1-12的序列对话框，选择类型为“等比序列”，键入步长值“1.5”，单击“确定”按钮。

（6）系统预设序列填充法。在F1、G1单元格分别键入文本“甲”“二月”；单击F1单元格并向右拖动至G1单元格，以选定这两个单元区域；用鼠标捕捉G1单元格右下角的填充柄，待光标变为“粗黑十字”状时，按下鼠标左键向下拖动至G8单元格；再释放鼠标。

（7）查看系统预设的序列。单击Excel 2007窗口左上角的“Office按钮”，在弹出的菜单中，单击下部的“Excel选项”按钮进入“Excel选项”对话框；选定左部的“常用”项，单击右部的“编辑自定义列表”按钮，进入“自定义序列”对话框，如图1-13所示。

图1-13　自定义序列

Excel 2003及其以前版本为单击“工具/选项/自定义序列”菜单命令与选项。Excel 2010—Excel 2019为单击窗口左上部“文件/选项”命令，进入“Excel选项”对话框；选定左部的“高级”项，通过右部的滚动条找到“常规”类，单击其中的“编辑自定义列表”按钮。

从自定义序列左部的列表可见：系统预设了11组序列，除了可以使用上述的“甲”“月”序列外，还有星期、季度等序列可以使用。

（8）自定义序列填充法。

a.自定义序列。选择并进入“自定义序列”对话框，如图1-13所示；单击左部的“新序列”，然后单击右部“输入序列”下部的编辑框；输入序列值为“优秀、良好、中等、及格、不及格”（输入一项序列值后均应按下键盘上的“Enter”键进行分段换行），如图1-13所示；再单击右部的“添加”按钮，新增的该序列将显示于左部“自定义序列”的列表中。

b.再按相同的方法，增加序列值“东、南、西、北”。

然后单击该对话框的“确定”按钮，回到“Excel选项”对话框；再单击“确定”按钮，完成上述两项自定义序列的设置。

c.填充自定义的序列。在H1、I1单元格中键入“东”　“良好”；横向选定H1至I1单元区域；捕捉I1单元格的填充柄后，按下左键向下拖动至I8单元格。

（9）自动填充日期。在J1单元格中键入“2014-1-1”或“2014/1/1”的日期数据，通过其填充柄向下拖动，将自动以天数递增进行填充。

（10）粘贴选项按钮的使用。在K1单元格键入“2014-1-1”或“2014/1/1”的日期数据；通过其填充柄向下拖动至K8单元格并释放鼠标后，其右下角将自动出现一个“自动填充选项”的粘贴选项按钮；单击之将显示如图1-11右部的命令选项，再选择“以月填充”命令。

（1）粘贴选项按钮说明。若选择“复制单元格”命令，则填充的结果全部都是“2014/1/1”。若选择“填充序列”或“以天数填充”命令，则填充的结果与J列一致。若选择“以工作日填充”命令，则填充的结果中没有1月的4日、5日（这两天是星期六、星期日）。若选择“以年填充”命令，则填充的结果是“2014/1/1-2021/1/1”。另外，Excel 2000及其以前版本没有“自动填充选项”按钮，应使用“编辑/填充/序列”菜单命令。

（2）以上介绍的是按列、向下填充，或正数填充方法。在很多情况下，还可以向上、向左、向右进行自动填充、序列填充，还可以按行进行填充，有的还可以在步长值中用负数进行填充。

（3）自定义的“新序列”可以删除，但不能删除系统预设的11组序列。