认识Excel中的工作对象

Excel的工作对象主要是工作簿、工作表与单元格（单元格区域）。这三者的关系就如同企业的财务会计报表一样，这套财务报表（类似于Excel工作簿）由资产负债表、利润表、现金流量表等构成（类似于Excel工作表），而利润表则由行列交叉的表格组成（类似于Excel单元格区域）。

1.Excel工作簿

Excel工作簿是计算和储存数据的Excel文件，默认的文件名为“book1”或“工作簿1”，默认的扩展名为“xls”（Excel 2003及其以前版本）或“xlsx”（Excel 2007—Excel 2019）。

2.Excel工作表

Excel工作表类似于实际工作中使用的一页表格，由列与行组成。纵向为列，以大写字母命名（A，B，C，D，…）；横向为行，以阿拉伯数字命名（1，2，3，4，…）。工作表只能存在于工作簿中，在每个工作簿中，Excel 2013—Excel 2019默认有1张名为“Sheet1”的工作表，Excel 2010及其之前的版本默认有3张名为“Sheet1、Sheet2、Sheet3”的工作表。

3.单元格

单元格是工作表行列交叉所形成的长方框，它是工作表中的最小单位，用来存放具体的数据。单元格一般以“列标＋行号”的方式命名。如第一列与第一行交叉的单元格名称为A1，第五列（E）与第三行（3）交叉的单元格名称为E3。一张Excel 2007—Excel 2019工作表有1 048 576行、16 384列（列标为A～XFD），约172亿个单元格；Excel 2003及其以前版本工作表有65 536行、255列组成（列标为A～IV），约0.17亿个单元格。

4.单元区域

单元区域是由若干个单元格构成的区域。连续的单元区域用“：”分隔，如“A2：C3”表示由A2、B2、C2、A3、B3、C3这6个单元格构成的区域。非连续的单元区域用逗号“，”分隔，如“A1：A3，C2”表示由A1、A2、A3、C2这4个单元格构成的区域。

注意：Excel中使用“：”与“，”分隔（引用）符进行数据处理时，应在半角（或英文输入法）状态下输入。

在Excel中完成以下工作：新建并保存“Excel财务会计”工作簿；查看Excel工作表的最后一列的列标名称；快速找到并写出Excel工作表右下角的最后一个单元格的名称（地址）；选定B3单元格。

找到Excel 2013工作表中最后一个单格后的界面，如图1-7所示。(www.xing528.com)

图1-7　保存后的工作簿（Excel 2013插入选项卡）

（1）新建并保存工作簿。安装Office软件后，通过计算机左下角“开始”菜单的“程序/Microsoft Office”命令中的Excel（程序功能），进入Excel工作界面；Excel将自动新建一个工作簿。

在Excel 2013—Excel 2019中用鼠标两次单击窗口下部Sheet1右边的“新工作表”按钮，以新建Sheet2、Sheet3两张工作表（Excel 2010及其以前版本不用新建工作表）。

单击“保存”按钮，将弹出“另存为”对话框；键入工作簿名为“Excel财务会计”，然后单击“保存”按钮。保存后，Excel标题栏将显示为“Excel财务会计.xlsx-Microsoft Excel”，如图1-7所示。

（2）通过连续单击Excel下部水平滚动条的向右箭头、单击滑槽（或拖动其中的滑块），可查看工作表的最后一列的列标。但这种工作方式的效率太低。

快捷方法是：在没有数据的Excel工作表A1单元格上单击，按下键盘上的“End”及“→”键（可用“End＋→”表述该工作过程），光标即可到达该表的最后一列。再按下键盘上的“End＋←”键（或按下“Ctrl＋←”键），光标回到A1单元格。

（3）单击没有数据的Excel工作表的A1单元格；按下键盘上的“End”及“↓”，光标即可到达该表下边缘的最后一行；再按下“End＋→”键（即按下键盘上的“End”及“→”键），光标即可到达该表右下角（最后一个单元格）。

此时，Excel程序窗口左上角的“名称框”将显示这个单元格的名称（地址）：Excel 2007—Excel 2019名称框将显示“XFD1048576”，Excel 2003及其以前版本名称框将显示“IV65536”。

（4）在名称框中直接输入“B3”，按下键盘上的回车键（Enter），则B3单元格即为活动单元格，相应的列标“B”与行号“3”上也将突出或反色显示。

（1）“保存”按钮，在Excel 2007—Excel 2019中位于快速访问工具栏；在Excel 2003及其以前版本中位于常用工具栏。

（2）默认情况下，Excel 2007—Excel 2019保存文件的后缀名为“xlsx”；Excel 2003及其以前版本保存文件的后缀名为“xls”。

（3）Excel 2007—Excel 2019可以打开Excel 2003保存的文件；在安装了Microsoft Office文件转换器后，Excel 2003也可以打开Excel 2007—Excel 2019保存的文件。