优化物业管理工作移交流程

物业管理工作的移交既涉及国家的政策法规,又涉及物业管理各方的权益,还直接影响到物业管理活动能否正常进行,因此,物业管理工作的移交是物业管理操作中一个重要环节。物业管理工作的移交必须在完成承接查验的前提下,在不同的主体之间进行。物业管理工作的移交分为三种情况:一是由建设单位将新建物业移交给物业服务企业;二是在业主大会选聘新的物业服务企业并订立《物业服务合同》后,由业主委员会或物业产权单位将物业移交给物业服务企业;三是在物业服务企业与业主委员会或物业产权单位终止物业服务合同、退出物业管理项目的同时,由物业服务企业向业主委员会或物业产权单位移交或交接物业。

2.4.1　新建物业的移交

(1)移交主体。在新建物业的移交过程中,移交主体主要是该物业的开发建设单位,承接方为物业服务企业。双方应签订《前期物业服务合同》。建设单位应按照国家相关规定的要求,及时完整地提供物业有关资料并做好移交工作;物业服务企业也必须严肃认真地做好承接工作。

(2)移交内容。移交的物业资料包括产权资料,竣工验收资料,设计和施工资料,机电设备资料,物业保修和物业使用说明资料,业主资料。移交的对象包括物业共用部位、共用设备设施以及相关清单(如房屋建筑清单、共用设备设施清单、园林绿化工程清单、公共配套设施清单等)。建设单位应按照有关法规政策的规定向物业服务企业提供物业管理用房。

2.4.2　物业管理机构更迭时管理工作的移交

《物业服务合同》或《前期物业服务合同》的终止,都将导致提供物业管理服务的主体发生变化,物业管理机构发生更迭;与此同时,在相关方之间会发生物业的移交行为。

(1)移交主体。物业管理机构更迭时所涉及的管理工作移交的主体主要有分为原有物业管理机构向业主委员会或物业产权单位移交和业主委员会或物业产权单位向新的物业服务企业移交。前者的移交方为该物业的原物业管理机构,承接方为业主委员会或物业产权单位;后者的移交方为业主委员会或物业产权单位,承接方为新的物业服务企业。

(2)移交内容。

1)物业资料的移交。

①物业产权资料、综合竣工验收资料、施工设计资料、机电设备资料等。

②业主资料包括:业主入住资料,包括入住通知书、入住登记表、身份证复印件、相片;房屋装修资料,包括装修申请表、装修验收表、装修图纸、消防审批、验收报告、违章记录等。管理资料包括各类值班记录、设备维修记录、水质化验报告等各类服务质量的原始记录。财务资料包括固定资产清单、收支账目表、债权债务移交清单、水电抄表记录及费用代收代缴明细表、物业服务费收缴明细表、维修资金使用审批资料及记录、其他需移交的各类凭证表格清单。合同协议书,指对内对外签订的合同、协议原件。人事档案资料是指双方同意移交留用的在职人员的人事档案、培训、考试记录等。

资料移交应按资料分类列出目录,根据目录中的名称和数量逐一清点是否相符完好,移交后双方在目录清单上盖章并签名。

2)物业共用部位及共用设备设施管理工作的移交。

①房屋建筑工程共用部位及共用设备设施:包括消防、电梯、空调、给水排水、供配电等机电设备及附属配件,共用部位的门窗,各类设备房、管道井、公共门窗的钥匙等。

②共用配套设施:包括环境卫生设施(垃圾桶、箱、车等)、绿化设施、公共秩序与消防安全的管理设施(值班室、岗亭、监控设施、车辆道闸、消防配件等)、文娱活动设施(会所、游泳池、各类球场等)。

③物业管理用房:包括办公用房、活动室、员工宿舍、食堂(包括设施)、仓库等。

值得注意的是,如果是停车场和会所等需要经营许可证和资质的,移交单位应协助新物业服务企业办理变更手续。

3)人员、财务和物资财产的移交。

①人员:在进行物业管理移交时,有可能会有原物业管理机构在本项目任职人员的移交或交接,承接物业的物业服务企业应与移交方进行友好协商,双方达成共识。(www.xing528.com)

②财务:移交双方应做好账务清结、资产盘点等相关移交准备工作。移交的主要内容包括物业服务费、维修资金、业主各类押金、停车费、欠收款项、代收代缴的水电费、应付款项、债务等。

③物资财产:物资财产包括建设单位提供和以物业服务费购置的物资财产等,主要有办公设备、交通工具、通信器材、维修设备工具、备品备件、卫生及绿化养护工具、物业管理软件、财务软件等。

4)办理交接手续。同新建物业的物业管理移交一样,原物业服务企业退出后的物业管理移交也应该办理交接手续。交接手续涉及建设单位、原物业服务企业、业主委员会、行业主管部门、新进入的物业服务企业等。在办理交接手续时应注意以下几个主要方面:

①对物业及共用配套设备设施的使用现状作出评价,真实客观地反映房屋的完好程度;

②各类管理资产和各项费用应办理移交,对未结清的费用(如业主拖欠的物业服务费)应明确收取和支付方式;

③确认原有物业服务企业退出或留下人员名单;

④提出遗留问题的处理方案。

附录:各类物业承接查验表格和清单见表3-4～表3-8。

表3-4　楼宇接管资料移交清单

表3-5　公共配套设施接管验收表

表3-6　公共配套设施接管验收遗留问题统计表

表3-7　房屋接管验收表

表3-8　房屋接管验收遗留问题统计表