物业管理机构更替前后的承接查验要点

物业管理机构更迭时的承接查验是指物业服务企业接管原来由其他企业管理的物业之前,对该物业的资料、共用部位、共用设施进行承接查验。其承接查验内容和重点都与新建物业的承接查验有一定区别。

2.3.1　物业管理机构更迭时的准备工作

(1)符合承接查验条件。在物业管理机构发生更迭时,新的物业服务企业必须在下列条件均满足的情况下实施承接查验:

1)物业的产权单位或业主大会与原有物业管理机构完全解除了物业服务合同;

2)物业的产权单位或业主大会同新的物业服务企业签订了物业服务合同;

3)成立物业承接查验小组。

在签订了物业管理服务合同之后,新的物业服务企业即应组织力量成立物业承接查验小组,了解物业的基本情况,并着手制订承接查验方案。

物业承接查验小组成员要求具有较强的工作经验和业务能力,专业性强。查验小组成员人数可根据接管物业的规模而定。

(2)准备资料和工具。物业的承接查验验收小组应提前与业主委员会及原物业服务企业接触,洽谈移交的有关事项,商定移交的程序和步骤,明确移交单位应准备的各类表格、工具和其他物品。

(3)提前与有关单位协调关系。物业管理机构更迭时的承接查验没有明确的法律规定,为了顺利开展承接查验,需要会同建设单位、原物业服务企业、业主委员会、行业主管部门等单位进行良好沟通。

(4)对物业项目进行调查评估。为了使物业项目的承接查验能够顺利进行,在承接查验前必须对旧物业的管理现状及存在问题进行全方位调查与评估,为物业移交的日后的管理提供依据,对发现需要整改的内容及时与移交单位协调处理。要调查的内容包括:

1)了解房屋的完好情况;

2)了解各类设备设施的运行、管理、维护情况;

3)了解卫生、消杀、绿化、公共秩序、消防安全的管理服务情况;

4)业主或物业使用人、行政主管部门、社会公众媒体对该项目物业管理的评价情况;

5)了解员工的办公和生活情况;

6)了解各类管理人员的素质;

7)管理处经营情况包括管理费、停车费、水电费、其他有偿服务费的收取、日常开支、维修基金使用、各类押金、欠收款项、待付费用等。

2.3.2　物业管理机构更迭时物业承接查验的内容

为了使物业的移交能够顺利进行,物业承接查验必须对原物业的状况及存在问题进行查验和分析,为物业移交和日后管理提供依据,对发现需要整改的内容需及时与移交单位协调处理。物业管理机构更迭时的物业查验的基本内容有以下几个方面。

(1)物业资料情况。

1)物业产权资料、综合竣工验收资料、施工设计资料、机电设备资料等。

2)业主资料。

①业主入住资料:包括入住通知书、入住登记表、身份证复印件、照片。

②房屋装修资料:装修申请表、装修验收表、装修图纸、消防审批、验收报告、违章记录等。(www.xing528.com)

3)管理资料:各类值班记录、设备维修记录、水质化验报告等各类服务质量的原始记录。

4)财务资料:固定资产清单、收支账目表、债权债务移交清单、水电抄表记录及费用代收代缴明细、物业服务费收缴明细表、维修资金使用审批资料及记录、其他需移交的各类凭证表格清单。

5)合同协议书:对内外签订的合同、协议原件,如与水、电、通信等市政管理单位的供水、供电的合同协议等。

6)人事档案资料:双方同意移交留用的在职人员的人事档案、培训、考试记录等。

7)其他需要移交的资料。

(2)物业共用部位、共用设备设施及管理现状。查验物业共用部位、共用设备设施及管理现状的主要项目内容有:

1)建筑结构及装饰装修工程的状况;

2)供配电、给水排水、消防、电梯、空调等机电设备设施;

3)保安监控、对讲门禁设施;

4)清洁卫生设施;

5)绿化及设施;

6)停车场、门岗、道闸设施;

7)室外道路、雨污水井等排水设施;

8)公共活动场所及娱乐设施;

9)其他需了解查验的设施和设备。

(3)各项费用与收支情况,项目机构经济运行情况。各项费用与收支情况、项目机构经济运行情况包括物业服务费、停车费、水电费、其他有偿服务费的收取和支出,维修资金的收取、使用和结存,各类押金、欠收款项、待付费用等账务情况。

(4)其他内容。

1)各类物业管理用房:办公用房、活动室、员工宿舍、食堂(包括设施)、仓库、商业用房等。

2)产权属全体业主所有的设备、工具和材料。

2.3.3　物业管理机构更迭时物业承接查验注意事项

(1)确认原物业业主委员会或产权单位与旧物业服务企业《物业服务合同》解除情况。物业管理机构更迭时,新的物业服务企业在接管新物业前,一定要要求业主委员会或产权单位提供解除合同原件,并详细察看解除合同内容,避免介入业主委员会或产权单位与旧物业服务企业的纠纷。

(2)实地调查和评估原物业详细情况。物业管理机构更迭时,由于涉及的问题往往比较多,所以新的物业服务企业在接管旧物业项目时,要认真进行调查和评估,掌握物业的真实状况,特别要注意的是对房屋完好情况、设备设施完好情况等的把握。对于查验中存在重大安全隐患的设备设施一定要认真调查,而且在接管前要求业主委员会或产权单位解决好这些问题,以免使新的物业服务企业遭受重大损失。

(3)各项财务账目交接清楚。物业管理机构更迭时,各项财务账目的交接尤其重要,一定要重点关注旧物业服务企业所拖欠的各项费用,对于暂时无法解决的问题,要签订书面协议,明确债权债务关系。

(4)收集整理各类原始管理资料。在物业管理机构更迭时,各类原始管理资料要进行交接,主要包括物业产权资料、业主资料、管理资料、人事档案资料等。这些原始管理资料对物业服务企业是非常重要的,它不仅便于物业服务企业了解项目过去的整体运行情况,还便于物业服务企业制定出更符合接管项目实际情况的物业服务方案。