1.2.1 前期物业管理的含义
前期物业管理是指在业主、业主大会选聘物业服务企业之前,由建设单位选聘物业服务企业实施物业管理的阶段。
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视频:前期物业管理
在前期物业管理期间,物业服务企业从事的活动和提供的服务,既包含物业正常使用期所需要的常规服务内容,又包括物业共用部位、共用设备设施承接查验、业主入住、装修管理、工程质量保修处理、物业管理项目机构的前期运作、前期沟通协调等特殊内容。
1.2.2 前期物业管理的筹备
前期物业管理的筹备是指物业服务企业在新承接项目入住前进行的人、财、物及其他运营方面的准备工作,包括筹备工作计划编制、组织机构设立、人力资源筹备、物资装备筹备、物业服务方案策划、物业承接查验以及成品保护、保洁开荒、公共关系建立、客户档案建立等,是保障物业服务工作开展的前提条件。
1.2.3 前期物业管理的特点
(1)前期物业管理的基础性。前期物业管理的特定内容是以后常规期物业管理的基础,对常规期物业管理有着直接和重要的影响。这是前期物业管理最明显的特点。
(2)前期物业管理的过渡性。前期物业管理的职责是在新建物业投入使用初期建立物业管理服务体系并提供服务,其介于早期介入与常规物业管理之间,因此,前期物业管理在时间和管理上均属于过渡时期。
(3)前期物业管理的波动性。新建物业及其设备设施往往会因其施工质量隐患、安装调试缺陷、设计配套不完善等问题在投入使用的初期集中反映出来,造成物业使用功能的不正常,甚至可能出现临时停水停电、电梯运行不平稳、空调时冷时热等现象。由于物业及设备设施需要经过一个自然磨合期和对遗留问题的处理过程,才能逐步进入平稳的正常运行状态,因此,此阶段的物业管理也明显呈现管理服务的波动和不稳定状态。
(4)前期物业经营管理易呈亏损状态。在前期物业管理阶段,需要投入较大的人力、财力和物力等资源,管理成本相对较高,但与此同时,物业空置率却较高,管理费收缴率低;因此,前期物业管理阶段的经营收支一般呈现出收入少、支出多、收支不平衡和亏损的状态。
1.2.4 前期物业管理的内容(www.xing528.com)
(1)物业管理机构的设立和人员培训。前期物业服务合同一经签订,物业服务企业则应立即落实该物业的管理机构以及管理人员,应根据委托管理服务的内容以及物业的用途和面积等确定机构的设置;人员的配备除考虑管理层人员选派外,还要根据实际管理定位情况考虑,如果对该物业的定位是包揽管理层与操作层为一体的管理模式,还要考虑维修养护和保安绿化等操作层人员的招聘。管理人员与操作人员一旦确定,则根据各自的职责进行培训,以便他们对所管理的物业、服务的对象和职责范围有所了解。
(2)建立物业管理制度。前期物业管理的基础性的特点,要求物业服务企业在实施管理的一开始就要有一整套行之有效并切实可行的管理制度和实施细则,因此,物业服务企业要结合新接物业的特点和要求,对企业现有的规章制度资料进行修改确认和颁布施行。
(3)物业的承接查验。物业的承接查验是对已建成的物业进行以主体结构安全和满足使用功能为主要内容的再检验,是物业服务企业在接管物业前不可缺少的重要环节。物业的承接查验包括主体建筑、附属设备、配套设施、道路、场地和环境绿化等诸多内容,综合功能的验收应特别重视。
(4)业主入住管理。所谓“入住”,即业主领取钥匙收楼入住。具体是指业主或物业使用人收到书面通知后,在规定期限内办理完相应手续并实际入住。
“入住管理”是物业服务企业接管物业后第一件重要的公众管理工作,是物业服务企业正式服务业主的开端,其工作质量的优劣关系着物业服务企业日后的工作全局,意义重大。这一阶段除了大量的接待工作和烦琐的入住手续外,各种管理与被管理的矛盾也会在短时期内暴露出来,是问题最集中的阶段,因此,物业服务企业要充分利用好这一机会,既要做好物业管理的宣传和讲解工作,又要切实为业主办事,取得广大业主的信任。
(5)装修搬迁管理。装修是物业管理中必不可少的程序,业主或物业使用人有权对其房屋进行装修,由于装修是受业主或使用人个人意志支配的,往往给物业和其他业主带来很多不良影响,因此,业主在装修前应提前5天向物业服务企业提出申请,遵守相关规定,并向物业服务企业交付一定的装修保证金。装修施工队在办理临时出入证明时,应向物业服务企业交付一定的押金。装修施工结束后,物业服务企业派专人进行检查,如无违反规定并未对他人财产和公共场地、设施、设备等造成损害的,物业服务企业需如数将押金和保证金退回。
(6)档案资料管理。档案资料包括物业资料和业主或物业使用人资料两种。物业资料是指承接查验所获得的各种技术资料和产权资料。业主或物业使用人资料包括他们的姓名、工作单位、联系方式、家庭成员或进户人员、各项费用收缴情况等。档案资料的管理主要抓住四个环节,即收集、整理、归档和利用。收集的关键是完整,要从时间和空间两方面将所有的资料收集完整;整理的关键是去伪存真,即将那些与物业管理有用的资料保留;归档的关键是分类科学,存取方便;利用的关键是方便和安全。
1.2.5 前期物业管理与早期介入的区别
早期介入在项目的开发建设中有着积极的作用,其与前期物业管理是不同的,主要表现在:一是内容作用不同,早期介入是建设单位开发建设物业项目阶段引入的物业管理专业技术支持,前期物业管理是物业服务企业对新物业项目实施的物业管理服务;二是服务的对象不同,早期介入服务的对象是建设单位,并由建设单位根据约定支付早期介入服务费用。前期物业管理服务的对象是全体业主,并按规定向业主收取物业管理服务费用。
早期介入与前期物业管理的阶段划分如图3-1所示。
图3-1 早期介入与前期物业管理的阶段划分
前期物业管理与早期介入的具体区别见表3-1。
表3-1 前期物业管理与早期介入的区别
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