早期介入：为物业管理的顺利开展打下基础

对于一项物业来说,一般都存在开发—经营—管理三个阶段。从形式上看,物业管理是对物业的使用管理,因此,只要在物业交付使用时介入即可,并且很多物业服务企业也是这样做的;然而,从物业管理实践来看,并非如此简单。一般来说,在以住的规划设计中,开发商只考虑房屋和配套设施建造时的方便和节约,而忽略了房屋建成后物业管理、使用等方面的因素,常常会出现没有物业管理用房、停车位不足、住房使用功能不全、配套的设备设施缺乏等问题。这种整体布局上的缺陷,不仅使业主和使用者充满抱怨,还会导致日后物业管理工作难以开展,加之许多问题难以解决,势必造成业主或物业使用人与物业服务企业之间的矛盾不断上升,不利于整个小区的和谐发展。因此,如果开发商在物业的规划设计阶段就选择物业服务企业介入,充分利用物业服务企业使用和管理物业的经验和专业知识对规划设计提出意见和建议,对于发挥物业的最大价值具有重要意义。

1.1.1　早期介入的含义

早期介入是指物业服务企业在接管物业之前就参与物业的策划、规划设计和建设,从业主、使用人及物业管理的角度提出意见和建议,以便物业建成后能满足业主和使用人的需求,方便日后物业管理工作的开展。早期介入对开发建设单位而言,并非强制性要求,而是根据项目和管理需要进行的选择。

1.1.2　早期介入的重要性

(1)物业项目开发建设存在的问题。在物业建设和销售过程中,建设项目由于多种原因往往会存在一些问题,主要表现在以下几个方面:

1)物业规划设计和施工安装存在的问题,如设备配置不当、停车位不足、物业工程质量缺陷等;

2)建设单位不按规定提供物业管理的基础条件,如管理用房、物业档案资料缺漏等;

3)工程质量保修和工程遗留问题处理不及时;

4)建设单位从自身利益考虑,将部分开发建设的责任和义务转嫁给物业服务企业承担;

5)建设单位在售房时向业主作出不合理的物业管理承诺,使物业服务企业承担不合理的责任等。

(2)早期介入的必要性。在开发建设工作的早期,物业服务企业通过早期介入活动,将长期积累的物业管理知识与经验应用于规划设计,并且在建设施工、销售阶段同步跟进配合,协助开发建设单位及时发现和处理建设销售过程中存在的问题。这样不仅能从源头上堵住漏洞,避免或减少上述阶段问题的发生,减少房地产开发建设的纠纷,使房地产开发建设得以顺利进行,而且可以在物业开发建设初期把不利于物业管理和损害业主利益的因素尽可能消除或减少,使物业投入使用后,物业管理顺利开展,业主利益得到保障。

1.1.3　早期介入的作用

(1)完善物业的规划设计和使用功能。随着社会经济的发展,人们对物业的品位和环境要求越来越高,这使建设单位在开发过程中除了要执行国家有关技术标准外,还应考虑到物业的功能、布局、造型、环境以及物业使用者的便利、安全和舒适等因素。物业服务企业可从业主(或物业使用人)及日后管理的角度,就房屋设计和功能配置、设备选型和材料选用、公共设施配套等方面提出建议,使物业的设计更加优化、完善。

视频:早期介入的作用

(2)有助于提高工程质量。在物业的建设过程中,物业服务企业利用自身优势帮助建设单位加强工程质量管理,及时发现设计、施工过程中的缺陷,提前防范质量隐患,使工程质量问题在施工过程中及时得到解决,避免在日后使用中再投入额外资金和精力,从而减少浪费,提升物业品质。

(3)有利于了解物业情况,便于日后对物业的管理。对物业及其配套设备设施的运行管理和维修养护是物业管理的主要工作之一,要做好这些工作,必须对物业的建筑结构、管线走向、设备安装等情况了如指掌。物业服务企业可以通过早期介入(如对于图纸的改动部分做好记录,对设备安装、管线布置尤其是隐蔽工程状况进行全过程跟踪等)充分了解所管物业的情况,从而在日后的管理中做到心中有数,“对症下药”。

(4)为前期物业管理作充分准备。物业服务企业可利用早期介入的机会,逐步开展制订物业管理方案和各项规章制度、进行机构设计、招聘人员、实施上岗培训等前期物业管理的准备工作,方便物业移交后物业管理各项工作的顺利开展;同时,通过在早期介入过程中与各方的磨合,理顺与环卫、水电、通信、治安、绿化等部门之间的关系,为日后管理建立畅通的沟通渠道。

(5)有助于提高建设单位的开发效益。早期介入是物业服务企业从物业开发项目的可行性研究开始到项目竣工验收的全程介入,建设单位可以得到物业服务企业的专业支持,开发出市场定位准确、功能使用考虑周全、业主满意的物业;同时,建设单位还可以通过引入高水平的物业管理咨询提升自身的品牌,促进物业的销售。

1.1.4　早期介入的形式和工作内容

视频:早期介入的形式与工作内容

在房地产开发经营的不同阶段,物业管理早期介入的形式和工作内容都各有不同,且都各有侧重。

(1)项目可行性研究阶段。

1)介入形式:

①组织物业管理专业人员向建设单位提供专业咨询意见并对未来的物业管理进行总体策划;

②除对物业档次定位外,还应考虑物业的使用成本;

③选用知识面广、综合素质高、策划能力强的管理人员承担项目管理工作。

2)工作内容:

①根据物业建设及目标客户群的定位确定物业管理的模式;

②根据规划和配套确定物业管理服务的基本内容;

③根据目标客户情况确定物业管理服务的总体服务质量标准;

④根据物业管理成本初步确定物业管理服务费的收费标准;

⑤设计与客户目标相一致并具备合理性能价格比的物业管理框架性方案。

(2)规划设计阶段。

1)介入形式:

①参与有关规划设计的讨论会,并从使用、维护、管理、经营以及未来功能的调整和物业保值、增值等角度对设计方案提出意见或建议;

②帮助建设单位优化设计或从使用维护等角度上对设计方案进行调整,使项目在总体上更能满足客户的需求,从而有利于促进项目的成功,降低开发风险。设计上的预见性可以减少后续的更改和调整,为建设单位节约投资;(www.xing528.com)

③从确定的目标客户的角度考虑问题。在设计上,比较物业建设、使用、维护的成本与目标客户的需求及经济承受力,使业主、建设单位与物业服务企业的目标利益相统一;

④要贯彻可行性研究阶段所确定的物业管理总体规划的内容和思路,保证总体思路的一致性、连贯性和持续性;

⑤对于分期开发的物业项目,对共用配套设备设施和环境等方面的配置在各期之间的过渡性安排提供协调意见。

2)工作内容:

①就物业的结构布局和功能提出改进建议;

②就物业环境及配套设施的合理性与适应性提出意见或建议;

③提供设备设施的设置、选型及服务方面的改进意见;

④就物业管理用房、社区活动场所等公共配套建筑、设施、场地的设置、要求等提出意见。

(3)建设阶段。

1)介入形式:

①派出工程技术人员进驻现场,对工程进行观察、了解和记录,并就有关问题提出意见和建议;

②仔细做好现场记录,既为今后的物业管理提供资料,也为将来处理质量问题提供重要依据;

③物业服务企业不是建设监理单位,要注意介入的方式方法,既要对质量持认真的态度,又不能影响正常的施工和监理工作。

2)工作内容:

①与建设单位和施工单位就施工中发现的问题共同商榷,及时提出并落实整改方案;

②配合设备安装,确保安装质量;

③对内外装修方式、用料及工艺等从物业管理的角度提出意见;

④熟悉并记录基础及隐蔽工程、管线的铺设情况,特别注意那些在设计资料或常规竣工资料中未反映的内容。

(4)销售阶段。

1)介入形式:

①准确全面展示未来物业管理服务内容。有关物业管理的宣传及承诺,包括各类公共管理制度,一定要符合法规,同时要实事求是。在销售物业时应根据物业管理的整体策划和方案进行,不应为了促销而夸大其词,更不能作出不切实际的承诺;

②征询业主对物业管理服务需求意见,并进行整理,以此作为前期物业管理服务方案的制订和修正依据。

2)工作内容:

①完成物业管理方案及实施进度表;

②拟定物业管理的公共管理制度;

③拟定各项费用的收费标准及收费办法,必要时履行各种报批手续;

④对销售人员提供必要的物业管理基本知识培训;

⑤派出现场咨询人员,在售楼现场为客户提供物业管理咨询服务;

⑥将全部早期介入所形成的记录、方案和图纸等资料,整理后归入物业管理档案。

(5)竣工验收阶段。竣工验收是指工程全部建成后为检查工程质量而进行的一项工作程序。按照国家建设部关于建设工程质量控制的有关规定,任何建设工程在竣工后都必须进行竣工验收。

1)介入形式:

物业服务企业参与竣工验收,主要是为了掌握验收情况,收集工程质量、功能配套以及其他方面存在的遗留问题,为物业的承接查验做准备。在参与验收时,应随同相关验收组观看验收过程,了解验收人员、专家给施工或建设单位的意见、建议和验收结论。

2)工作内容:

这一阶段的介入内容主要是参与竣工验收。在各单项工程完工后,参与单项工程竣工验收;在分期建设的工程完工后,参与分期竣工验收;在工程全面竣工后,参与综合竣工验收。