物业服务企业设立规定及资产归属问题

2.1.1　物业服务企业的概念及特征

根据《物业管理条例》的规定,物业服务企业是指依法设立的、具有独立法人资格的从事物业管理服务活动的企业。

从这一概念可以看出,物业服务企业属于从事经营活动的市场主体。作为市场主体,应具有相应的主体资格,享有完全的民事权利能力和行为能力,能够独立承担民事责任。物业服务企业应当具有独立的法人资格,意味着物业服务企业应当具备下列条件:一是依法成立,即物业服务企业的设立程序要符合法律法规的规定;二是有必要的财产或者经费;三是有自己的名称、组织机构和场所;四是能够独立承担民事责任。因此,物业服务企业具有以下特征。

视频:认识物业服务企业

(1)物业服务企业必须依法成立。物业服务企业应当依据《中华人民共和国公司法》(以下简称《公司法》)等法律法规的规定成立,同时必须符合各项法律所规定的企业成立的条件。

(2)物业服务企业是独立法人企业。物业服务企业必须是独立的法人企业,只有这样才能够独立享有民事权利和独立承担民事义务。

(3)物业服务企业根据物业服务合同的约定,向物业管理区域内提供相应服务。按照国务院2018年4月4日颁布的《物业管理条例》第三十五条规定:“物业服务企业应当按照物业服务合同的约定,提供相应的服务。物业服务企业未能履行物业服务合同的约定,导致业主人身、财产安全受到损害的,应当依法承担相应的法律责任。”

(4)物业服务企业提供的服务是有偿服务,应当获得相应的经济报酬。物业服务企业是从事经营活动的市场主体,能够进行独立经营,并自负盈亏,其所提供的产品就是服务,而业主作为这种服务的受益者,应该为享受到的这种服务支付相应的费用。根据《物业管理条例》第四十一条的规定:“业主应当根据物业服务合同的约定交纳物业服务费用。业主与物业使用人约定由物业使用人交纳物业服务费的,从其约定,业主负连带交纳责任。已竣工但尚未出售或者尚未交给物业买受人的物业,物业服务费用由建设单位交纳。”

(5)物业服务企业属于服务性企业。物业服务企业的主要职能是通过对物业的管理和提供的多种服务,确保物业正常使用,为业主和物业使用人创造一个舒适、方便、安全的工作和居住环境。物业服务企业本身并不制造实物产品,它主要是通过常规性的公共服务、延伸性的专项服务、特约服务、委托性的代办服务和创收性的经营服务等项目,尽可能实现物业的保值和增值。因此,物业服务企业的“产品”就是服务,与工业企业等其他经济组织是有区别的。

(6)物业服务企业具有一定的公共管理性质的职能。物业服务企业在向业主和物业使用人提供服务的同时,还承担着物业区域内公共秩序的维护、市政设施的配合管理、物业的装修管理等,其内容带有公共管理的性质。

在这里值得注意的是,自2017年12月15日起,无论政府采购项目,还是市场招标项目,招标人都不得将取得物业服务企业资质作为招标条件,这就保证了新设立的物业服务企业和原取得物业服务企业资质的企业之间不再有资质的差别。国务院建设行政主管部门会同有关部门建立的守信联合惩戒机制,使物业服务企业彻底承担起物业服务管理主体的责任,按照业主自我管理和社会化服务相结合原则,积极推动将物业管理纳入社区治理体系。这也就意味着物业服务企业的设立和组建不再受资质的限制。

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2.1.2　物业服务企业的类别

物业服务企业的分类方法有很多,代表性的主要有以下几种。

(1)按照投资主体的经济成分来划分。

1)全民所有制物业服务企业。全民所有制物业服务企业的资产属于国家所有。这类企业从已有的全民所有制企业或行政事业单位中分离出来,以原有企业或行政事业单位的房屋管理和维修部门为基础,由原有企业或行政事业单位负责组建。这类企业在刚成立时,往往依附于原来企业或行政事业单位,管理的物业一般是由原有企业或行政事业单位自建的,具有自建自管的特点。随着物业管理市场的不断发育和全民所有制企业改革的不断深入,这类企业已逐步走上市场化发展的轨道。

2)集体所有制物业服务企业。集体所有制物业服务企业的资产属于集体所有。这类企业一般是以街道原有的房产管理机构为基础,由街道或其他机构负责组建,管理街道区域内的物业或其他物业。另外,这类企业还可以由集体所有制的房地产开发公司负责组建,主要管理企业自己开发的各类房产。

3)民营物业服务企业。民营物业服务企业是指民营性质的物业服务企业。

4)外资物业服务企业。外资物业服务企业是指以外商独资经营、中外合资经营或合作经营等形式进行运作的物业服务企业。

5)其他物业服务企业。其他物业服务企业是指企业资产属于多种所有制经济成分的投资主体所有的物业服务企业。

(2)按照股东出资形式来划分。

1)物业管理有限责任公司。物业管理有限责任公司的股东以其出资额为限,对公司承担有限责任,公司以其全部资产对公司的债务承担责任。

2)物业管理股份有限公司。物业管理股份有限公司的全部资产被分为等额股份,股东以其所持股份为限对公司承担责任,公司以其全部资产对公司的债务承担责任。

3)股份合作型物业服务企业。股份合作型物业服务企业的股东通过订立合作经营章程,按其股份享有权利和义务,企业以其全部资产对其债务承担责任。

2.1.3　物业服务企业的设立

2018年3月8日,住房城乡建设部发布了关于废止《物业服务企业资质管理办法》的决定,因此,物业资质取消后,意味着物业服务企业不再需要资质,新成立的物业服务企业只要营业执照上的经营范围包括物业服务就可以正常营业,无须再申请资质。所以,物业服务企业的设立根据《公司法》的相关规定来进行。

根据《公司法》的规定,企业设立须向工商行政管理部门进行注册登记,在领取营业执照后方可开业,因此,物业服务企业在营业前必须到工商行政管理部门注册登记,其办理手续与一般企业相同。

(1)工商注册前准备工作。

1)企业名称的预先审核。物业服务企业可结合行业特点,根据所管理物业的名称、地域、公司发起人等取名,但在起名时,必须符合《公司法》的有关规定。根据公司登记管理的有关规定,物业服务企业应当由全体股东或发起人指定的代表或委托的代理人申请企业名称的预先核准,经工商行政管理部门批准后,获得《企业名称预先核准通知书》。

2)公司地址。物业服务企业应以其主要的办事机构所在地作为公司地址。

3)注册资本。《公司法》规定,科技开发、咨询、服务性有限责任公司最低限额的注册资本为10万元,物业服务企业作为服务性企业应符合此规定。

4)股东人数和法定代表人。在设立物业服务企业时,股东人数必须符合法定条件。

5)公司人员。物业服务企业的人数和从业资格应该符合相关法规要求。

6)公司章程。物业服务企业章程是明确企业宗旨、性质、资金、业务、经营规模、组织机构以及利益分配、债权债务、内部管理等内容的书面文件,是设立企业的最重要的基础条件之一。企业章程的内容因企业性质和业务的实际情况不同而有所不同。一般工商行政管理部门备有企业章程文本,其主要内容包括:

①总则,包括公司名称和地址等;

②企业的经营范围;

③公司注册资本;

④股东的姓名或名称;

⑤股东的权利和义务;

⑥股东的出资方式和出资额,股东转让出资的条件;

⑦公司的机构及产生办法、职权、议事规则;

⑧公司的法定代表;

⑨公司解散事由和清算办法;

⑩职工录用方式、待遇、管理方法;

[11]企业的各种规章制度。

(2)申请工商注册登记。物业服务企业在办理企业注册登记时,应提交必要的审批文件。如果物业服务企业符合规定的条件,在工商行政机关发给营业执照后,公司即告成立。

(3)申请税务登记、印章刻制、相关账户设立。新的物业服务企业开业前,应在规定的时限内持规定资料向税务部门办理税务登记,取得税务登记证。这属于一项法定制度。对国家税务机关来说,它是对纳税人实施税收管理的首要环节和基础工作。对物业服务企业来说,它是自己造福于社会的必尽义务和重要见证。按照《中华人民共和国税收征收管理法》的规定,企业在外地设立的分支机构和从事生产、经营的场所,个体工商户和从事生产、经营的事业单位(以下统称从事生产、经营的纳税人)自领取营业执照之日起三十日内,持有关证件,向税务机关申报办理税务登记。税务机关应当于收到申报的当日办理登记并发给税务登记证件;同时,物业服务企业还应当持规定资料到公安管理部门办理企业印章刻制手续以及到银行管理部门办理企业相关账户设立手续。

物业服务企业设立程序如图1-1所示。

图1-1　物业服务企业设立程序

2.1.4　物业服务企业组织结构的类型(www.xing528.com)

物业服务企业应根据自身实际情况,选择适宜的组织形式。物业服务企业的组织结构主要有直线制、直线职能制、事业部制、矩阵制等几种形式。

(1)直线制。直线制是最简单的企业管理组织形式,它的特点是企业各级领导者亲自执行全部管理职能,按垂直系统直接领导,不设专门职能机构,如图1-2所示。这种组织形式适用于业务量较小的小型物业服务企业的初期管理,不能适应较大规模和较复杂的物业管理。

图1-2　直线制物业管理组织形式

1)主要优点:领导能够集指挥和职能于一身,命令统一,责权分明,指挥及时。

2)主要缺点:要求领导者通晓各种专业知识,具备多方面的知识和技能。

(2)直线职能制。直线职能制以直线制为基础,在各级主管人员的领导下,按专业分工设置相应的职能部门,实行主管人员统一指挥和职能部门专业指导相结合的组织形式,如图1-3所示。其特点是各级主管人员直接指挥,职能机构是直线行政主管的参谋。职能机构对下面直线部门一般不能下达指挥命令和工作指示,只起业务指导和监督作用。这种组织形式是目前物业管理机构设置中普遍采用的一种。

图1-3　直线职能制物业管理组织形式

1)主要优点:加强了专业管理的职能,适应涉及面广、技术复杂、服务多样化、管理综合性强的物业服务企业。

2)主要缺点:机构人员较多,成本较高;横向协调困难,容易造成扯皮,降低工作效率。

(3)事业部制。事业部制是较为现代的一种组织形式,是管理产品种类复杂、产品差别很大的大型集团公司采用的一种组织形式,如图1-4所示。这类集团公司按产品、地区或市场将公司分成几个相对独立的单位,即事业部。这种组织形式的主要特点有:一是实行分权管理,将政策制定和行政管理分开;二是每个事业部都是一个利润中心,实行独立核算和自负盈亏。这种形式多由那些规模大、物业种类繁多、经营业务复杂多样的大型综合型物业服务企业借鉴采用。

图1-4　事业部制物业管理组织形式

1)主要优点:一是强化了决策机制,使公司最高领导者摆脱繁杂的行政事务,着重于公司重大事情的决策;二是能调动各事业部门的积极性、责任心和主动性,增强了公司的活力;三是促进了内部的竞争,提高了公司的效率和效益;四是有利于复合型人才的考核培养,便于优秀人才脱颖而出。

2)主要缺点:事业部之间的协调困难,机构重叠,人员过多。

(4)矩阵制。矩阵制是在传统的直线职能制纵向领导系统的基础上,按照业务内容、任务或项目划分而建立横向领导系统,纵横交叉,构成矩阵的形式,如图1-5所示。其特点是在同一组织中既设置纵向的职能部门,又建立横向的管理系统;参加项目的成员受双重领导,既受所属职能部门的领导,又受项目组的领导。

1)主要优点:一是加强了各职能部门之间的横向联系,充分利用了人力资源;二是有利于调动各方工作积极性,解决处理各自责任范围内的问题;三是具有较强的机动性和适应性。

图1-5　矩阵制物业管理组织形式

2)主要缺点:一是组织结构的稳定性较差,机构人员较多,容易形成多头领导;二是部门之间关系复杂,协调工作量比较大,若处理不当,则容易产生矛盾。

2.1.5　物业服务企业机构及职能划分

物业服务企业规模较大、管理的物业较多时,企业的总体结构可分为两级:企业总部和各项目管理机构(也称管理处、服务中心或服务处)。在企业总部可以设置若干职能部门,分管各项目管理机构的不同业务;项目管理机构负责具体管理服务的操作。

一般情况下,企业职能机构及其职责主要包括以下内容。

(1)总经理室。总经理室一般设总经理和若干副总经理及“三师”(总会计师、总经济师、总工程师等),部分企业还设有总经理助理。他们共同构成企业的决策层,对企业的重大问题作出决策。

(2)人力资源部。人力资源部的主要职责包括:制定企业各项人力资源管理制度;编制人力资源发展和培训计划;优化人力资源结构和人力资源配置;设计实施薪酬管理方案;完成人员招募、任免、调配、考核、奖惩、培训、解聘、辞退等工作。

(3)行政管理部。行政管理部的主要职责包括:编制实施行政管理、企业文化建设、品牌管理和信息化建设的规划和预算;建立相关规章制度、管理标准和工作标准;完成企业日常行政管理、企业文化和社区文化建设、品牌策划、后勤保障、内部信息管理、信息化建设、对外事务的联络等工作。

(4)财务部。财务部的主要职责包括:坚持原则,遵守财经纪律,执行财务规章制度;编制财务计划,做好财务核算、成本控制、预算和决算管理、财务分析和财务管理等工作;督促检查各项目的财务收支情况,监督资金和资产的安全运作,增收节支;定期向总经理室汇报财务收支情况。

(5)品质管理部。品质管理部的主要职责包括:企业质量管理体系运行和维护;各物业项目服务品质监督;管理评审;协助新物业项目建立质量管理体系;外部质量审核的协调;内部服务品质审核的组织协调;客户服务监督管理;客户关系管理;客户投诉处理;客户满意度评价及监督等。

(6)市场拓展部。市场拓展部的主要职责包括:物业管理市场调查研究;物业管理市场拓展;物业项目可行性研究分析;制作标书;投标管理;新接管物业项目前期介入管理的组织和协调;顾问项目管理与协调等。

(7)经营管理部。经营管理部的主要职责包括:制订和分解企业经营计划和经营目标;制定物业项目考核体系、考核指标和标准;组织对各物业项目进行目标考核等。

(8)工程管理部。工程管理部的主要职责包括:工程维修和运行保障;合格工程维修分包商评审;各项维修保养工程和工程改造项目招投标、预算及审价、合同评审工作;为各物业项目提供工程技术支持、工程设备运行和维修评审;支持新项目做好新接管物业的移交、验收和工程管理;负责或参与有关工程设备管理文件的编制等。

(9)安全管理部。安全管理部的主要职责包括:各物业项目安全管理监督控制、安全管理指导的统筹安排、安全检查的统筹安排、安全管理评审、新项目安全管理支持和协助、负责或参与有关标书安全管理文件的编制等;具体负责公司安全管理制度及工作计划的制订与实施,并监督、指导、协调和考核各项目的执行情况;完成安全巡查、安全投诉处理、定期消防安全检查等工作;协助项目对重大安全事故或突发事件的调查和处理。

(10)环境管理部。环境管理部的主要职责包括:负责清洁、绿化管理,保持环境卫生,实施企业对清洁和绿化分包方监管等;具体负责指导、监督各项目清洁绿化日常维护保养工作;负责对承包方的监督检查与考核;负责制定公共环境卫生防护的各类管理措施,组织编制并实施项目清洁绿化的大、中型维护保养计划。

2.1.6　物业服务企业的权利与义务

《物业管理条例》等相关物业管理法律法规规定的物业服务企业的权利与义务,属于法定的权利义务。但物业服务企业的权利义务更多是通过物业服务合同的约定来明确。具体来说,依据物业管理法规及物业服务合同的约定,物业服务企业的权利义务一般有以下几个方面。

视频:物业服务企业的权利与义务

(1)物业服务企业在物业管理活动中的基本权利:

1)依照物业服务合同和有关规定收取物业费;

2)依照物业服务合同和物业管理法律法规对物业管理区域内的物业实施管理;

3)依照物业服务合同和物业管理法律法规劝阻和制止物业管理区域内违反社会公德、管理规约的行为;

4)有权委托专营公司(如清洁公司、保安公司等)承担专项物业管理业务;

5)在实施物业管理的过程中,有权要求业主委员会给予必要的配合与协助;

6)可以实行多种经营,以其收益补充小区管理经费;

7)可以接受供水、供电、供气、供热、通信、有线电视等单位的委托代收相关费用;

8)法律法规规定或物业服务合同约定的其他权利。

(2)物业服务企业在物业管理活动中的基本义务:

1)履行物业管理法律法规所规定的义务,如承接物业时的查验义务,物业服务合同终止时的移交义务,协助安防、应急救助义务等;

2)履行物业服务合同,按照合同约定提供物业服务;

3)对于物业管理中的有关信息依法进行公开,接受业主的监督;

4)接受房地产行政主管部门、有关行政主管部门及物业管理区域所在地人民政府的监督指导;5)法律法规规定或物业服务合同约定的其他义务。