外贸跟单员的职责与素质

根据不同的标准，外贸跟单可以分成不同的类型。

1.按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类，如图0-6所示。

前程跟单从业务开始跟到出口货物交到指定出口仓库为止；中程跟单从业务开始跟到清关装上运输工具为止；全程跟单从业务开始跟到货款到账，合同履行完毕为止。

图0-6　外贸跟单类型（按业务进程）

2.按企业性质可分为贸易型企业跟单和生产型企业跟单。

贸易型企业跟单是指外贸企业根据贸易合同的品质、包装和交货时间的规定，选择生产企业，进行原料跟单、生产进度跟单、品质跟单、包装的跟单，按时、按质地完成交货。

生产型企业跟单是指拥有外贸进出口经营权的生产企业根据贸易合同规定的货物品质、包装和交货时间等有关条款，进行原料跟单、生产进度跟单、品质跟单、包装跟单，按时、按质地完成交货。

3.根据货物的流向分为出口跟单和进口跟单。

出口跟单是对出口贸易合同的履行进行部分或全部跟踪或操作。进口跟单是对进口贸易合同的履行进行部分或全部跟踪或操作。

知识要点

一、外贸跟单员概述

在中国经济的发展过程中，对外贸易扮演着重要角色。在对外贸易中，千千万万的外贸跟单员贡献着自己的力量。外贸跟单员是一个专职的岗位，是一个将订单变成具体产品的岗位。

（一）外贸跟单员的概念

外贸跟单员是指在进出口业务中，在贸易合同签订后依据合同或相关单证对货物生产加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同的外贸从业人员。外贸跟单员一词的英文表述有多种，最常使用“Documentary Handler”或“Quality Controller”两种表述，其中“Quality Controller（QC）”常见于人员招聘信息中。

（二）外贸跟单员的定位

外贸跟单员是协助外贸业务员（或部门经理）开拓国际市场、推销产品、协调生产和完成交货的业务助理，是连接外贸企业内各部门、外贸企业与生产企业、外贸企业与客户的桥梁。

（三）外贸跟单员的工作性质

外贸跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动地接受订单，而且要主动开拓业务，对准客户实施跟进，以达成订单为目标，即进行业务跟单。因此，跟单员要：

1.寻找客户。通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。

2.设定目标。主体目标：主要客户和待开发的客户。任务目标：工作着重点及分配的工作时间。

3.传播信息。将企业产品的信息传播出去。

4.推销产品。主动与客户接洽，展示产品，以获取订单为目的。

5.提供服务。提供产品的售后服务及对客户的服务。

6.收集信息。收集市场信息，进行市场考察。

7.分配产品。产品短缺时先分配给主要客户。

外贸跟单员也是业务助理。他需要协助业务经理接待、管理、跟进客户，因此跟单员要：

1.进行函电的回复。

2.制作报价单。

3.验签订单。

4.填对账表。

5.寄送与登记目录和样品。

6.管理客户档案。

7.接待来访客户。

8.处理主管交办事项。

9.与相关部门进行业务联系。

外贸跟单员还是协调员。跟单员需要跟踪客户所订产品，直到交货，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度、货物报关与装运等。因此，在小的外贸企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员、物控员，还可能是采购员。在大的外贸企业，跟单员则代表企业的业务部门。

二、外贸跟单员的基本素质

（一）职业素质

外贸跟单员的职业素质主要包括以下方面：热爱社会主义祖国，自觉维护国家和企业的利益，关注国内外的政治经济形势，能正确处理好国家、集体和个人之间的利益关系，为对外经济贸易事业勤奋工作；遵纪守法、廉洁自律，不行贿、索贿和受贿，在对外经济交往中珍视国格和人格；严守国家机密，维护商业机密，自觉遵守外事纪律，遵守企业的各项规章制度；对本职工作认真负责，忠于职守；努力学习，勇于实践；积极开拓，锐意进取。

（二）能力素质

外贸跟单员的能力素质主要包括：综合业务能力、市场调研和预测能力、推销能力、写作能力和口头表达能力、社交协调能力。

（三）知识素质

知识素质是指外贸跟单员做好本职工作所具备的基础知识与专业知识。

1.外贸跟单员的基础知识。

（1）了解我国对外贸易的方针、政策、法律、法规以及有关国家或地区的外贸政策。

（2）了解商品销往国家或地区的政治、经济、文化、地理及风俗习惯、消费水平。

（3）具备一定的文化基础知识，一般要求具有高中（包括中专、技校、职校）以上学历，具有一定的英语基础，会使用计算机的常用软件。

（4）具有一定的法律知识，了解合同法、票据法、经济法、外贸法律法规等，以及与外贸跟单员相关的法律知识，做到知法、懂法和用法。

2.外贸跟单员的专业知识。

（1）掌握商品学的核心知识；熟悉所跟单产品的性能、品质、规格、标准（生产标准和国外标准）、包装、用途、生产工艺和所用原材料等知识。

（2）了解所属企业商品在国际市场上的行情，以及该商品主要生产国和进出口国家或地区的贸易差异，及时反馈信息给国内企业，指导其生产。

（3）熟悉国际贸易理论、国际贸易实务、国际金融、生产营销学及国际商务法律法规和有关国际惯例等专业知识；熟悉商检报关、运输、保险等方面的业务流程。

（四）管理素质

管理出生产力，管理出效益。是否具有良好的管理水平在很大程度上是衡量外贸跟单员是否称职的重要标准。外贸跟单员既是跟进订单的专职人员，也是业务员、经理或企业负责人的助手，因此，外贸跟单员应具备一定的管理素质和能力，即具备良好的合作意识，具有一定的组织、协调与决策能力。

三、跟单工作流程

下面以货物出口贸易合同为例，简述一般外贸企业出口贸易合同签约到整个合同完成的跟单流程。这里要注意的是，有时是合同签约后才开始寻找供应商或生产企业，有时是先确定供应商或生产企业，再进行合同的签订，因此其中的几个步骤不分先后，以下内容只阐述了一种情况下货物出口的跟单工作流程。

（一）选择供应商或生产企业

外贸企业选择国内合作的供应商或生产企业时，须注重考察其资信，是否具有生产能力，能否保证质量、按期交货，产品是否有对外贸易的竞争力，等等。

（二）推销企业产品出口

在这一过程中，跟单员的主要工作内容有：

1.了解目标市场的需求特点和客户采购偏好。

2.了解并掌握产品的主要性能、工艺、质量标准、原材料构成、生产周期等。

3.了解并掌握产品的包装材料和包装方法。

4.了解并掌握产品的装箱率、集装箱可装数量。

5.掌握产品的价格和相关原材料价格。

6.了解近期本币对外币的兑换价格及变化趋势，即汇率和变化趋势。

（三）建立对外业务关系，确定出口贸易对象

建立业务关系可以通过信函、电子商务、电子邮件、传真、参加国内外各种交易会和展览会、驻外使领馆、商会、企业名录、报纸杂志上的广告等途径搜寻或结识国外客户。

（四）洽谈业务

洽谈业务是指交易双方就某一种商品进行洽谈，内容包括价格及价格条件，货物的技术规格、包装，货款的支付方式和时间，运输方式，争议的解决方式和地点，货物数量，交货时间，保险，货物的检验标准和地点等。洽谈业务可以通过信件、传真、电子邮件等不见面的洽谈方式，也可以与客户见面洽谈。在洽谈业务前必须做好充分准备。(www.xing528.com)

（五）签订对外合同

跟单员在这个阶段，通常是辅助外贸业务员做好以下主要工作：

1.整理双方达成的事项内容。

2.将客户的工艺单和要求转换为所属企业的制造工艺单。

3.落实生产企业（车间），并完成确认样。

4.检查确认样，将符合工艺单要求的样品寄送客户，等待确认消息。

5.根据客户的确认意见，改进确认样，直至客户再次确认样品。

6.做好合同项下订单生产前的一切准备工作等。

（六）买方开立信用证或支付定金

外贸合同中若确定是以信用证方式结算货款，卖方（出口方）在签订外贸合同后，应及时将“开证资料”（内容主要有出口方的开户银行名称、地址、SWIFT号码等资料）通知买方（进口方），买方应严格按照合同的各项约定按时开立信用证，这也是买方履约的前提。

卖方在收到买方开立信用证后，首先要根据合同审核信用证。在确认信用证中没有不可接受的条款后，开始投料生产。另外，卖方也可以在收到客户支付部分货款（通常是合同金额的20%～30%）定金后，投料生产。

（七）签订内贸采购合同

在确定生产企业后，需要对某个商品的生产规格、价格、数量、质量、交货期、付款时间等做出具体的约定，并以书面形式记载，由生产企业（供货方）和采购方（外贸公司）的法人或法人授权代表在合同上签字、盖章，以示合同生效。

（八）履行合同

这一期间跟单员需要做的主要工作有：测算企业实际生产能力、采购原材料、跟踪生产进度、检验产品质量等。

（九）商检（客检）与报关

当货物生产完成时，对于法定商检的货物，在备妥货物后，跟单员应向商品存放所在地的检验机构申请检验，海关对检验合格的商品签发相应的检验检疫证书，然后报关出运。经海关检验合格发给检验检疫证书或者放行单的出口商品，一般应在证单签发之日起两个月内装运出口，鲜活类出口商品应当在两周内装运出口。超过上述期限的应向海关重新报验，并交回原签发的所有检验检疫证书和放行单。

除国家商检外，还有买方到生产企业进行检验（简称客检）。对于合同约定由买方检验的，要提前联系买方，确定具体的检验日期。一般而言，经客检合格的商品，买方会出具客检证。不论是国家商检，还是客检，都是在生产完成并包装入箱后进行的。

（十）安排运输与保险

跟单员在这个阶段，应做好以下主要工作：

1.物流运输的跟踪。在订单完成后，经过检验、报关等环节，货物按预定的舱位起运。由于货物运输多数是依靠集装箱运输的，跟单员必须了解集装箱尺寸，合理估算集装箱内货物装载量。

2.报告最终可出口产品数量（包括外箱等包装数量）、体积、重量等数据，配合其他部门（如单证部、储运部）办理租（配）船订舱工作和保险事宜。

3.如果是全程跟单，则须向货运代理或船务代理办理（配）船订舱，并在运输工具起运前完成保险事宜。在货船离港后，需向货运代理或承运人取得符合要求的运输单据。

（十一）制单结汇

在这一阶段中，跟单员必须了解交单议付所需单证的种类，从哪里能得到这些单证；有了单证之后，还需要对单证进行整理，为正确及时制作结汇单证创造条件。

（十二）国际收支网上申报与出口退税

国家外汇管理局、海关总署、国家税务总局决定，自2012年8月1日起在全国实施货物贸易外汇管理制度改革。取消出口收汇核销单，企业不再办理出口收汇核销手续，只需进行网上申报。国家外汇管理局分支局对企业的贸易外汇管理方式由现场逐笔核销改变为非现场总量核查。出口退税是指一个国家或地区对已报送离境的出口货物，由税务机关将其在出口前的生产和流通的各环节已经缴纳的国内税金（增值税、消费税）等间接税税金退还出口企业的一项税收制度。国际收支网上申报完成后，出口方可以凭增值税发票与商业发票在规定的时间内向税务机关办理退税手续。

课堂实训

请根据以下内容阐述跟单员的岗位职责和任职要求：

同步训练

一、单项选择题

1.在下列英文缩写中，最接近外贸跟单员定义的是（ ）。

A.DJ 　B.QC 　C.AQL 　D.P/O

2.外贸跟单按照业务进程划分，跟到出口货物交到指定仓库为止的是（ ）。

A.前程跟单　B.中程跟单　C.全程跟单　D.生产跟单

3.跟单员小张在浙江某玩具制造公司从事玩具跟单工作。从跟单的分类来看，该跟单属于（ ）。

A.生产型企业跟单　B.全程跟单

C.出口跟单　D.商品跟单

4.外贸跟单按照业务进程划分，跟到出口货物装船清关为止的是（ ）。

A.前程跟单　B.中程跟单

C.全程跟单　D.生产跟单

二、判断题

1.中程跟单是指跟到指定出口仓库为止。（ ）

2.磋商谈判是外销员的工作，与外贸跟单员无关。（ ）

3.审核信用证是单证员的工作，因此，跟单员不需要了解信用证的内容。（ ）

4.全程跟单是指跟到货款到账，合同履行完毕为止。（ ）

5.在外贸出口跟单中，按业务进程分前程跟单、中程跟单和全程跟单。（ ）

6.对于需要法定商检的商品，必须在报关前完成商检手续。（ ）

7.跟单中的“跟”是指跟进、跟随，跟单中的“单”是指合同项下的订单。（ ）

8.对于业务（经理）员来说，外贸跟单员是协助他们开拓国际市场、推销产品、协调生产和完成交货的业务助理。（ ）

9.外贸跟单员一词的英文表达可以是Quality Controller。（ ）

10.金融外汇与银行结算不属于外贸跟单员的知识范围，因此外贸跟单员不需要掌握这方面知识。（ ）

三、多项选择题

1.关于跟单员的工作重点，以下说法不正确的是（ ）。

A.主要负责业务操作全过程

B.侧重于订单获取后对订单的执行跟踪和操作

C.负责处理相关如商检、运输、保险的单据事务

D.负责办理货物、运输工具、物品进出境时的商检事务

2.跟单员的工作特点包括（ ）。

A.较高的责任心　B.协调与沟通

C.工作的综合复杂性　D.涉外性和保密性

3.跟单员的知识构成包括（ ）。

A.外贸基础知识　B.工厂生产与管理知识

C.商品知识　D.车间机器的维修

4.跟单员的能力素质包括（ ）。

A.综合业务能力　B.推销能力

C.书写能力和口头表达能力　D.社交协调能力

5.跟单员的基本素质包括（ ）。

A.职业素质　B.能力素质

C.知识素质　D.管理素质