（一）数字
公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
阿拉伯数字一般用于以下情况：记时，如公元世纪、年代、月、日、时等，年份应用全称不能简写；记数与记量，如正负整数、小数、分数、百分数、约数等；另外一些涉及表数的事物，如型号、标准代号、车次、温度、经纬度等。注意五位以上数字，尾数零多的情况下，为了便于阅读，可改为以万、亿为单位的数，但不得以十、百、千、十万、百万、千万、十亿、百亿、千亿为单位；一个用阿拉伯数字书写的多位数和年份不能移动，即不能分为两行书写。
汉字数字一般用于以下情况：公文成文日期，星期几都一律使用汉字数字；夏历和清代以前纪年，一般用汉字数字；文章结构的序次词的部分次序数要用汉字数字；数字作为词素构成定型的词、词组、惯用词、缩略语或具有修辞色彩的词语，必须用汉字数字。尤其注意序次号使用层次的顺序，第一层次为一、二、三……第二层次为（一）（二）（三）……第三层次为1.2.3……三个层次之间可以跳跃但不可倒。
（二）简称与缩写语
简称和缩写语使公文的语言表达更加简洁，有时还能简化和突出文面、加深印象。简称和缩写语的使用不是随意的，应当根据人们的思维方式特点和习惯约定性来运用，因此具有大众化思维习惯的内在规范性。
简称是对专有名词的简化称谓。公文中的专有名词一般是指单位团体、文献资料等的名称。公文中使用简称有以下几种情况：
（1）发文机关的简称。发文机关是发文主体，处于公文眉首醒目要位，为示庄重、严肃，一般冠以全称。如果发文机关过长，为美化文面也可以按照有关规定采用规范化简称。发文机关名称的简称，一要简明，避免造成歧义；二要注意范围，对外行文一般尽量用全称，对内行文可用规范化简称。
（2）正文中使用的简称。公文正文中使用简称时，一般应当先用全称并注明简称，使用简称较多的应遵守国务院办公厅的明确规定。
缩写语是自由词组或短语的缩写形式。一般把简称看做是对专有名词的简略形式，缩写语看做是对词组短语的缩写形式。在形式简明、内容准确、语感自然的前提下，根据约定俗成的原则，对词组或短语中有共同性或代表性的成分都可以使用以下方法来提取缩写语：
（1）选取一个词组中的几个字。如“共同认识”缩写为“共识”。(www.xing528.com)
（2）合并或取消词组短语中共同的字。如“德育、智育、体育、美育”缩写为“德智体美”。
（3）摘取并列词组中相同的词，以相同项的数（量）作为前缀缩写。如“四个现代化”缩写为“四化”。
简称和缩写语的使用应当遵循一定的原则，如约定俗称，即简称和缩写语来源于社会实践，必须为大多数人所接受；地区性和行业性，有些简称和缩写语仅为某一地区或某一行业熟悉，对内行文可以，但对上或对外就不应使用；内容极为重要的公文尽量不用或少用简称和缩写语；讲究文面净化，避免词面色彩以及谐音上的不雅，影响公文的严肃性；使用国际组织外文名称或其缩写形式时应当在第一次出现就注明准确的中文译名。
（三）标点符号
公文中标点符号的使用参照《标点符号用法》，应当注意以下几个方面的问题：
（1）标点符号的位置。句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号以及冒号一般占一个字的位置，不应出现在一行之首。引号、括号、书名号的前一半不应出现在一行之末，后一半不应出现在一行之首。破折号和省略号都占两个字的位置，中间不能断开，连接号和间隔号一般占一个字的位置。
（2）省略号前后标点符号的处理。省略号表示省略行文中部分内容，如果省略号前面不是完整的句子，除了冒号之外，一般不使用句中省略号前的原标点；如果省略号前是个完整的句子，必须保留句末标点。省略号在表示说话过程中的静默和断续时，省略号前除句号和感叹号外，不应使用其他标点符号。省略号后面，除了行文时的引号后半部分外，一概不再使用其他标点符号。
（3）标题中标点符号的处理。标题本身不加书名号，结尾不加标点符号。标题中除引文的引号和法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。标题中间的停顿，一般不使用标点符号而采用空格隔开。如果标题结构复杂，不使用标点符号会影响意思的表达，方可使用标点符号。
（4）引号中标点符号的处理。引语可分为三种情况，一是引语被组合到新句子中作为其组成部分，无论引语处于句首、句中还是句末，引语最后一个标点都不再使用；二是引语前加了冒号提示，使之成为句中独立的一个分句，引语中的标点应全部保留，引号外不再加句号；三是直接引语，作为一个独立句子，引语中的标点全部保留。
（5）表示概述的标点符号的处理。一般用汉字数字表示的概数连数之间不必用顿号分开。
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