公文的概念与生成程序

（一）公文的定义

公务文书，简称公文，是指各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛用途的文书，它能够为国家管理提供信息，是按一定程序形成和使用的、表述社会集团意志的文字材料。公文是按照特定的规范体式，经过一定的处理程序形成和使用的具有法定效用的书面文字材料，是传达贯彻党和国家政策、方针，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

公文有广义与狭义之分。广义上的公文包括法定公文、专用公文和事务文书，而狭义上的公文，仅指法定公文和专用公文。

（二）公文的文体

文体即文章的体裁。人们使用公文的目的在于用书面语言表达来反映意图和客观情况的公务信息，将其快捷有效地传递出去，并为受文者直接获取和理解。这一目的使公文成为一种以白话文为原则，叙述、说明、议论三种表达方式兼用的特殊应用文体。

（三）公文的特征

公文作为一种特定的文书材料，具有特定的功能，有权威性、准确性与有效性等基本特征，这主要体现在以下几个方面：

（1）公文由法定作者制发。公文的法定作者，是指依法成立并能以自己名义行使职权和承担义务的国家机构与其他社会组织（以下统称为机关），公文必须以这些机关的名义或其法定代表人的名义制发。发文机关必须依照法定权限和职能制发公文，不能越权行文、违法违章行文。

（2）公文由法定的现实执行效用。执行效用，是指信息对有关方面行为的强制性影响。公文直接形成于内容所针对的现实公务活动中，对受文者及其他有关方面的行为将产生为法律法规所规定的不同程度的强制性影响，如在规定的时间、空间和机构人员范围内，强制执行内容，强制阅读、办理，强制复文等。

（3）公文具有规范的体式。为维护公文的权威性、准确性与有效性，方便公文的写作与处理，国家有关机构以法规、标准等形式，对公文的文体、结构、格式进行了统一规范，公文制发者必须遵循这些规范。

（4）公文履行法定程序。为保证公文的有效性，国家有关机构规定了各类公文的生成程序，必须履行这些程序，公文才能产生法定效用。(www.xing528.com)

（5）公文具有庄重的文风。公文的制发是一项严肃的工作，为维护其政治性和权威性，必须保持准确、严肃以及庄重的文体。公文必须反映事物客观实际，表达意见时态度明朗，选词用语严谨准确，形成理正辞严、简练明达、庄重有力的文风。

（四）公文的作用

公文是能够逾越时间和空间的限制、有效传递公务活动所需信息的重要工具，这一功能主要体现在以下几个方面：

（1）公文用于传达贯彻党和国家的方针政策和各项指令，在公务活动中发挥领导和指导的作用，是加强集中领导、维护政令统一、保证工作步伐整齐一致的有效形式。

（2）公文是下级机关请示、报告工作，反映情况，自下而上沟通纵向联系的基本手段。公文使下情上达，为领导机关制定决策提供依据，同时，有利于对发生的问题予以及时处理。

（3）公文用于发布行政法规与规章，在国家行政管理与维护社会主义建设秩序方面发挥着规范作用。它使国家各项管理活动有法可依，有规可循，从而逐步实现法制化、规范化。

（4）公文是机关之间沟通横向联系的纽带，比其他信息沟通形式具有更强的精确性、权威性与凭证性。通过公文，机关之间能够相互交流信息、商洽事务，在工作中取得协调与配合。

（5）公文具有较强的政策性和理论性，在各项事业中发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识水平的宣传教育作用，是教育干部和群众的好教材。

（6）公文是社会活动的真实记录。它印证了公文作者的合法身份，记录了各项管理活动的性质、状态，因此，具有重要的凭证作用。