企业知识管理流程实现全生命周期的管理

知识管理平台并不是一个简单的知识存放的容器，知识本身并没有价值，它只有在被使用的过程中才能发挥出它的效力，知识管理能够为项目小组提供多种多样的知识交流与沟通的方法与工具，促进项目小组成员间的知识共享，提高项目中的知识利用效率，积累项目知识经验，加速项目小组的学习能力，从而能够在最短的时间内完成任务。文本挖掘是一个强大的挖掘工具，它能使用户在大量的文本中发现有价值的信息。它能发现文本中隐藏的内容及相互关系。因此在知识管理中它将发挥更大的作用。¹⁸⁹有效的知识管理流程（见图18-1）是指有系统地收集、获取、整合、累积、存储、分享、更新知识等。

图18-1 知识管理的核心流程

所谓有效的运用就是让需要者可以随时、随地、随手获得所需要的正确信息，因而能快速采取行动。这些知识可能存在于企业文件、档案、数据库中，也可能存在于企业例行的工作流程及实务规范中。知识的取得是指企业获得或撷取知识的过程。IDC等研究机构的研究数据表明，在企业的日常工作中需要处理的数据里面，大约20%属于结构化数据，大约80%属于非结构化数据，而这些非结构化数据是企业知识资产（或称无形资产、智力资产）的重要组成部分。企业在信息化建设过程中往往只重视了管理结构化数据（如ERP、CRM等），忽视了大量的非结构化数据管理。如何通过IT手段有效地管理非结构化数据已引起越来越多的企业的关注。

根据企业业务发展和管理需要，借助知识管理和IT手段实现非结构化数据的统一管理通常可分为以下几个阶段：

（1）静态知识管理系统。这个阶段是企业知识管理的初级阶段，主要解决企业中存在的大量规范制度、文件、档案、资料等各类文档的管理，实现统一存储与共享，方便员工查找相关的资料，常见的IT应用包括档案系统、文档管理系统等。

（2）动态知识管理系统。这个阶段主要是实现知识的动态管理，解决文档的版本控制、项目及其他应用系统中的知识如何统一管理、知识如何快速复制与传播等，通过动态知识管理加速知识在企业的沉淀、共享与应用，提高员工的工作效率，常见的IT应用包括知识管理系统等。

（3）知识应用整合门户。这个阶段强调人、流程和知识的互动，进一步细化动态知识的管理，实现在流程执行过程中沉淀知识、关联知识，使员工适时得到所需的知识，帮助员工做对事、做好事，如企业知识门户等。

（4）智力资产管理系统。这个阶段将知识当作企业第四大资产进行全生命周期的管理，实现人力资本、组织资本、关系资本的统一管理、评估与优化。¹⁹⁰(www.xing528.com)

知识管理一般分为如图18-2所示的四个步骤。

图18-2 知识管理的四个步骤

建立企业的知识管理平台关键要加强员工协作。从全球的知识管理来看，知识社区都被称为KM的“杀手级”工具。知识社区又分为实体的社区和虚拟的社区，其提供了一个不同知识工作者之间建立了解、信任的环境，为隐性知识显性化提供了动力和空间。麦肯锡的领导者还意识到，企业中最成功的员工往往都拥有庞大的个人关系网络。因此，对原先企业内部这种建立在非正式人际关系基础上的知识传递方式并不能简单地加以取缔，而是应该很好地加以利用，以作为对正式学习机制的有益补充。由核心的学习领导小组在每个地区的分支机构里发掘并利用这种内部的关系网络作为信息和知识传播的渠道，实现全企业范围内的知识共享。为了进一步促进知识和信息在组织内的充分流通，麦肯锡公司还打破了以往建立在客户规模和重要性基础上的内部科层组织体系，取而代之的是以知识贡献率为衡量标准的评价体系。这样组织内的每一个部门和每一个成员都感受到知识贡献的压力，而不是仅仅将工作重点放在发展客户方面。¹⁹¹

知识管理不是为了控制知识，而是要努力培育一种分享知识的企业文化。企业文化和管理模式对知识管理采用何种实施方法有着决定性作用，因此应特别注意不要忽略企业文化和管理现状；知识管理的成功应用，必须得到高层领导的坚定支持，建立知识管理的有效激励机制和绩效体系。从知识的转移来看，尤其是第二类隐性知识，它很难通过正式的网络进行有效的转移，而只有通过紧密的、值得信赖和持续的直接交流等非正式网络才能实现隐性知识的传递。而知识有效转移的前提条件就是知识转移的双方必须相互信任；另一方面，人与人之间的相互信任能有效降低任何一方采取机会主义的可能性，从而提高人们合作的效率。

知识管理必须有人负责，在初期最好有几个人专门负责，对于兼职的知识管理推动人员而言，也必须把这部分工作纳入他们“本职工作”的范畴。建立知识管理的文化，让所有员工都知道企业鼓励分享知识，并且分享知识可以得到奖励。关键还在于让员工知道如何分享知识。如果员工有知识可以分享，可以直接写出来贴到公司知识库的相关分类中，自然会有相关组织内的专家对他的知识文档进行评价，然后入库，如果阅读的人多和人们的评价好，他可以得到公司的奖励等。

通过知识管理解决方案的实施，可以帮助企业实现知识的获取、沉淀、学习、共享、应用和创新等生命周期管理，增强员工协同工作的能力和执行能力，促进企业管理的和谐化、信息知识化，对于企业领导、管理层以及普通员工都能带来很大的价值。对于企业领导来说，它是决策支持系统，可以获得决策所需的企业内部运营信息和外部竞争情报及行业发展趋势等，及为领导提供各种决策参考和依据，帮助领导“做正确的事”；对于普通员工来说，它是知识服务平台，提供良好的知识获取和知识利用的平台，并借助实时协作进行高效、愉快的工作，达到“正确地做事、快速地做事、把事做好、有激情做事”；对于新进员工来说，它是学习成长的平台，通过知识平台快速获得所需的学习内容，借助培训和考试系统补充个人知识并检验自己的技能，使之快速融入企业大环境，尽早创造价值。