如何有效管理时间，提高工作效率？

要事第一。成功者和失败者最大的不同不在于做了多少工作，而在于是否抓住了成功的关键点。每个人的时间都是有限的，所以要做重要的事，即你觉得有价值并对你的生命价值、最高目标具有贡献的事情；要少做紧急的事，也就是你或别人认为需要立刻解决的事。“要事第一”是自我管理的原则。有效能的人只会有少量非常重要且须立即处理的紧急、危机事件，他们将工作焦点放在重要但不紧急的事情上，来保持效益与效率的平衡。“有效管理”是把最重要的事放在第一位的重点管理。先由领导决定什么是重点，自己掌握住重点并时刻把它放在第一位，以免被感觉、情绪或冲动左右。要想集中精力于当前的要务，就必须先排除次要事情的牵绊，要勇于说“不”。

简化工作内容。简化工作内容，使自己可以心无旁骛地专注于本业之上。工作的简化能让自己专心思考，减少无谓的时间浪费，从而获得关键性的胜利。简化工作应遵循“三抓三放”的原则：①抓大事，放小事。集中精力思考工作上的大事，对于微不足道的小事，无须过度烦心。高阶管理者必须为企业明确定位，掌握未来发展的重要方向，别为细枝末节而操心；基层员工应将时间用于可明显提升业绩的事务上，无关紧要的小事则尽量删除。②抓正事，放杂事。要顺利完成一件工作，有其必要的程序及步骤，即完成该项任务的正事，而与完成该项任务无关的则称为杂事。③抓要事，放闲事。重要又紧急的事情应该在第一时间完成；没有时间压力的闲事，则利用工作空档，简单处理即可。

等待时机。主动拖延属于搁置的哲学。不要固执于解决不了的问题，可以把问题记下来，让潜意识和时间去解决它们。这就有点像踢足球，左路打不开，就试试右路，总之，尽量不要“钻牛角尖”。当我们疲倦、沮丧或愤怒时，如果工作需要敏锐反应和清晰思考，中断工作比勉强自己继续进行的效果要好得多。如果我们没有足够的能力或信息来完成某项工作，最好把它暂时搁置起来，以等待条件成熟。不过，不要以“我正在进行主动拖延”为借口，逃避真正需要马上做的事情。

打电话的艺术

（1）做好事先的约定与准备。通过约定可以避免你在需要安静工作时被不断打扰或是占线或是接不到电话，更主要的是避免电话中需要某些资料却无法提供，从而造成时间的浪费。

（2）保持简短而明确的开场白。平时打电话为了联络感情的需要，在开场白中经常会有一些寒暄，除了拜访客户、问候长辈等情况，如“你最近很忙啊，在哪里发财啊？”“您身体还好吧，吃饭还行吧？”等，然而在办公室场合就应该少有寒暄，尽量从工作角度出发，使用简短而明确的开场白。要注意做好适当的记录，以免挂上电话后忘记某些信息，又不得不重新联系一次。

（3）控制好打电话的时间并保持通话的主题。许多人喜欢拿起电话就开始喋喋不休，而且经常是缺乏主题。在这种情况下，你不妨直言：“你现在需要我们解决的问题是什么呢？”“你的重点是什么？”“你看我们今天的沟通/讨论是不是就到这里呢？”虽然一次电话省下的时间可能只有2～3分钟，但按照每天接10个电话来算，每个月就可以省下7～10个小时，一年就是84～120个小时，这可是一段不少的时间。

（4）过滤电话。你一定经常遇到一些不想接的电话，这个时候你就需要“过滤电话”。首先解释你现在不能接电话的原因，如马上要出门、要去开会、正在与主管或其他同事商宜工作等，但是在拒绝的时候一定要注意有礼貌，并约定回电或是对方再次来电的时间，在保证自己时间的前提下，不要给对方留下不良印象。

当被打断时

（1）来自上司的打断。来自上司的打扰最难控制，尤其是当你正在全心尽力地处理一项紧急而重要的事情时。不过，如果你就是一名上司，你还是应该首先想想，你是不是也会对下属这样呢？

（2）来自下属的打断。你不妨想想以下有关解决下属打扰上司的各项问题：①你是否曾经训练你的助理，将他人可能的打扰集中起来，然后每天或每星期一次地向你汇报？②你是不是尽可能地把集体例会列为每日/每周工作的一部分？③你是不是每天都会保留一段固定的时间，供下属向你提出问题，同时在一旦发觉某些工作日程发生改变时，会告诉对方何时见面较合适？④你是不是曾经鼓励下属以便条/邮件方式提出问题，而不必亲自上门打扰你的工作？⑤你是不是立即向下属回话，使他们不至于认为他们必须经常打扰你，才能立刻获得回应？

（3）来自同事的打扰。当被上司打扰时，你只能无奈地加以接受；当被下属打扰时，你可以将下属的打扰方式加以定型化。可是，要处理同事或同级人员的打扰，恐怕必须多花一点心思才行。以下是你应该牢记的一些要点：①双方应事先达成共识。你应该力求对他们的要求保持热心、同情以及随时愿意加以协助的态度，可是，你更应该让他们知道这么做往往会影响到你的工作效率。②不要随意打扰对方。你可以从容地预先地与同事联系，讲明你的要求、时间等，只有如此，你才有可能获得相同的对待。③想想为什么你的中断情形无法受控：你不喜欢得罪他人？你喜欢参与每一件事？别人经常来询问你的意见，使你觉得自己很重要？你不善于结束他人的来访？你让别人习惯于经常咨询你的意见？你就是喜欢不断地和他人交谈？如果你让这些现象一直持续下去，你最后终究会一事无成。(www.xing528.com)

逆势操作。什么是逆势操作？在华尔街，逆势操作者就是当多数人都在买股票时卖股票，而大多数人都在卖股票时买股票的人。如果每个人都在观望，逆势操作者则疯狂地大买大卖。1980年，美国人肯·库珀写了一本书名相当吸引人的书：《一直左转》。这本书的要旨是：“远离高峰时刻，避免一窝蜂。”将逆势操作运用在时间管理上，就意味着当别人没有在做某件事的时候，你就去做，这样可以省下许多等待的时间。逆势操作者退房的时间与其他人不同，他们会选择旅馆自动退房的方式：如果你可以在人多起来之前就退房，你就不应该在早上9点、10点时去排长龙。在办公室里，逆势操作者会在中午大多数员工外出午餐时，使用传真或复印机。逆势操作者会在人潮涌入餐厅前或人潮散去后去吃饭，等等。

学会如何接受请托。对于每一个人来说，所面临的请托可能来自下属、上司、其他同级管理者或是组织以外的人士。在很多请托中，有一类是职务所系而责无旁贷的；另一类虽然也是职务所系，但请托本身却是不合时宜或是不合情理的；还有一类请托则属无义务予履行的请托，经常引起我们困扰的是后两类请托。倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应，则各色各类的请托将源源不断地涌来。一旦他办不妥委托的事项，则不仅他所企求的爱戴将化为乌有，而且他将丧失请托者的尊敬。“明智地接受请托”的重要性在于：①“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。②拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理、不明智的。所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己：这种请托是属于我的职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，将付出什么代价？如果不接受，则须承担什么后果？经过这一番“成本—效益分析”之后，你就可以决定取舍了。

追求双赢模式。双赢的精髓便是：人与人之间存在着合作的潜力，合作能取得远大于个人凭一己之力创造的成就。一般人遇事多用二分法：非强即弱，非胜即败。其实，世界给了每个人足够的立足空间，他人之得并非自己之失。因此，“双赢思维”成为人们运用于人际领导的原则。我们从小就参与各种比赛、考试，培养了一种你赢我输、你死我活的竞争心态。试想一下，谁又甘心在竞赛中认输呢？树立双赢思维就是要在人际交往中不断寻求互利，以达成双方都满意并致力于合作的协议计划。具有双赢思维的人，往往有三种个性品格：正直、成熟和富足心态。他们忠于自己的感受、价值观和承诺；有勇气表达自己的想法及感觉，能以豁达体谅的心态看待他人的想法及体验；相信世界有足够的发展资源和空间，人人都能共享。利人利己观念的形成是以诚信、成熟、豁达的品格为基础的。豁达的胸襟源于个人崇高的价值观与自信的安全感，所以不怕与人共名声、共财势，从而肯尝试无限的可能性，充分发挥创造力和宽广的选择空间。

等待的时候做什么。在一天的活动时间里，你可能常常不管在如何精密规划的情况下，还是必须等待。乍一看，这些时间可能永远无法追回；当你忙得不可开交而又必须等待时，你的失望只会增加而不会减少。以下是充分利用无奈或无聊时间的一些建议。不管你多么有效率，总是有人让你等待：你可能错过公车、地铁、飞机，碰上出其不意的中途休息；你也许已经尽可能地小心计划每一件事，但是你可能意外地被困在机场。许多高成就者在这种情况下所做的事情是：带本书看；写点东西；修改报告；检查语音邮件；打电话；用录音机口述信件等。

选择合适的时间管理工具。时间管理的目的是节约时间。管理时间的工具应该是你会熟练运用，且本身操作不复杂。工具太复杂会让使用者浪费时间，得不偿失。随着科技的进步，现代人可以使用的时间管理工具也越来越多，如传统的笔、纸质笔记本、iPad、手机、计算机、收纳盒、List Pro、日程表、电子邮箱等。大家应该根据自身的条件选择适当的工具。

精选朋友。多而无益的朋友是有害的。他们不仅浪费你的时间、精力、金钱，也会浪费你的感情，甚至有的“朋友”还会危及你的事业。

避免争论。无谓的争论，不仅影响情绪和人际关系，而且还会浪费大量时间，到头来还往往解决不了问题。说得越多，做得越少，聪明人在别人喋喋不休或面红耳赤时常常已走出了很远的距离。

积极休闲。不同的休闲会带来不同的结果。积极的休闲应该有利于身心的放松、精神的陶冶和人际的交流。

有效开会。开会之前要看看这一问题能否通过打电话或是其他方式解决。如果确实需要开会，要限制时间，用议事日程使会议不要跑题。指定会议主持人，其责任是在有跑题迹象时采取行动，使会议回到正轨。

立即行动。许多人习惯于“等候好情绪”，即花费很多时间以“进入状态”，却不知状态是干出来而非等出来的。请记住，栽一棵树的最好的时间是20年前，第二个最好的时间是现在。⁶⁶