告子曰：性犹湍水也，决诸东方则东流，决诸西方则西流。人性之无分于善不善也，犹水之无分于东西也。19对于领导者来讲，创造一个有利于团队全体成员高效工作的办公环境，是基本职责，也是让团队成员感受领导诚意的重要标志。很多办公室都存在效率低下的现象：书本堆得像金字塔那样高，不用的文件夹和办公用品到处都是，计算机电缆经常绊倒人，传真机无法正常工作，文件杂乱无章或是丢失，办公室里人来人往使人根本无法高效工作——这并不奇怪。而令人惊讶的是，许多公司只是被动地适应这些毛病而不是对它们加以改进。
通常，可以通过以下做法来打造高效管理的办公环境：
（1）更新过时的技术设备。过时的计算机、打印机、软件和其他技术设备将会降低工作效率。例如，一名用性能低下的个人计算机进行图形设计的人员每次打开或保存一幅图像时都要等待20～30s；用低速拨号上网的员工也面临同样的问题，网页可能打不开，甚至会造成计算机死机。怎样判断技术设备是否过时呢？一条通用的准则就是，如果计算机不能运行一套关键软件的最新版本，那么就需要进行升级了。企业在新设备上的投资将很快会在提高的工作效率中收回来。
（2）将不常用的东西转移到其他地方。随便看看就会发现，办公室里很少使用的东西数量惊人。过期的文件、不用的信笺、从来不开的台灯……不一而足。在伸手可及的范围内只保留最为常用的东西，将那些不是每天都要用的东西移到视线之外。许多成功的主管的桌面都有一个非常突出的特点——没有杂物，非常整齐。混乱会造成干扰，降低工作效率。环视你的办公室，看看哪里是造成混乱的根源。它可能是一条乱拉的电话线，也可能是一个放在过道上的盒子，或是办公桌上一台已经损坏了的设备。将用不着的东西移到视野之外，将不再使用的东西处理掉。(www.xing528.com)
（3）合理安排工作空间。花上几天时间观察公司的工作方式，找出由于工作空间安排不合理造成的效率低下问题。例如，由于桌面不够大，每次要打开文件都要跑到别的房间去；由于计算机离电话太远，每次电话会议结束后都要重新输入会议记录。要解决这些问题，通常只需要重新安排一下工作空间，可能就是将乱堆的书本从桌面上移开或是多拉一根电话线这样简单。许多小公司的办公室不够宽敞，同事的大声说话、电话铃声、键盘敲击声和开关门的声音都会降低整个办公室的工作效率。重视工作场所的噪声污染问题并采取措施。将电话铃声调小，关掉音箱，提醒大声喧哗者降低声音。用屏风、植物等在开放的办公地点营造私人空间，减少视觉干扰。
（4）处理扔掉旧的阅读材料。你可能保存着不少不再需要的过期的出版物，那么请在清理办公室杂物时将它们处理掉。如果担心会丢掉重要的文章，在处理它们之前浏览一下目录，将真正需要的文章剪下来。不要用太多的空间来存放出版物，这样能够缩短你的阅读和清理的周期。
（5）管理职能自动化。许多公司将原来靠人工完成的管理职能，如给员工记录考勤、管理支出表格等交由计算机网络来完成。这一举措可以减少员工收集、处理和发布信息所用的时间，使员工可以将时间用在更为重要的公司事务上。另外，信息流的自动化还能减少人工操作所造成的不可避免的错误。20
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