工作流管理信息系统：提高生产效率的必选方案

工作流管理信息系统是随着信息技术的发展而产生的，而利用计算机进行的工作流管理系统可以说是该系统的最早应用，随着数据库技术和网络技术的不断发展，工作流管理信息系统也得到了不断的发展和应用。

1）工作流管理系统的定义

工作流管理联盟（WFMC）对工作流管理系统也给出了定义，它指出工作流管理系统是利用计算机软件来定义、创建和处理工作流执行的系统。它运行在一个或多个工作流引擎上，这些引擎解释对过程的定义，与工作流的参与者（包括人或软件）相互作用，并根据需要调用其他的IT工具和应用软件。

可以这样认为，工作流管理系统是一个真正的各种IT 资源与人之间协调工作的系统。参与者是系统的基本角色，是直接的任务分派对象。每个参与者可以直接看到系统针对自己列出的“任务清单”，跟踪每一项任务的状态或继续一项任务的执行。这样，参与者的任务分派和任务的完成状态可以被最大限度地电脑化和受到控制。

一般说来，一套工作流管理系统要合乎规格必须满足3 个关键因素：

①是否具有执行路径的自动选择功能。

②能否提供跟踪与监控信息。

③是否具有与应用结合的能力。

这3 个部分都是工作流管理系统必须提供的重要元素。仅仅把处理事件从某个地点或参与者传递到另一个地点或参与者，并不能构成“工作流”。按路径流动必须具有“自动化”，也就是说，能按照预先定义的逻辑规则进行流动，并且这一流动过程能被跟踪和监控，还能和外部应用相结合。

2）工作流管理信息系统（WMIS）

工作流管理信息系统（WMIS：Workflow＋MIS，即工作流＋管理信息系统）是把工作流技术与管理信息系统集成起来，其特点是数据库应用流程化。一个组织的工作都是由一系列环节构成的业务流程组成的，因此这样的组织需要其软件系统不仅能够解决独立环节的业务问题，而且能够自动把这些环节串联起来，希望一个环节所做的工作能够自动被下一个环节利用，这就是最基本工作流的需求。同时每一个环节常常又必须要通过数据库技术来解决，这样就提出了在工作流中应用数据库技术的要求。也就是，每个业务处理单位内部需要运用管理信息系统的功能进行数据的整理、检索、统计、输出等，但是各个业务处理单位之间必须用工作流的方式串联起来，将各个业务处理单位的工作结果在组织中按照一定的程序流转，并可以进行流程的监督、控制等。

3）工作流管理信息系统（WMIS）的优势

（1）降低劳动强度，提高工作效率(www.xing528.com)

使用时不需要像在传统数据库应用软件中那样在许多不同的窗口、菜单及对话框中寻找、查询，只需要在一个统一的收件箱中，就可以找到所有尚待完成的各种不同类型的工作。这一点对领导特别有用，因为领导往往需要审批多种类型的工作文书。打开邮件，所要做的工作就以最合适的形式呈现出来，还可以包括相关信息，如果必要还可以直接调用有关的数据库应用软件进行进一步的查询或统计。

（2）高度自动化、协作化

大大减少重复劳动。通过邮件传递信息，用数据库存储信息，不再需要人工传递文书，此外前一阶段工作输入的信息可以自动被下一阶段所利用。

（3）无纸化

许多电子邮件软件（如Outlook，Lotus Notes）具备数字加密和数字签名功能。经过数字签名的邮件可以保证其内容的不可更改性和来源的真实性。实际上，数字签名可以实现比普通的印章更为可靠的证明功效，而且更加容易验证。数字签名可以构成一个分级体系，用更为权威的，例如组织的数字签名去验证个人的数字签名，也可以实现多重签名，类似于章上盖章和多重公章。使用数字签名的文件存储在计算机中，可以随时复制，快捷传递，永不褪色。另外，数字印章还有时限，也就是说，数字印章本身已经注明了其时限。

（4）易学易用

只要会使用电子邮件软件，就能够使用工作流管理信息系统，从而大大减少了培训工作量，这对用户和开发商都有利。

同时通过工作流的监控机制，可以发现流程的瓶颈，从而为重新整合企业的业务流程提供依据，使之更为有效。

4）WMIS的解决方案

目前一种流行的工作流管理信息系统的解决方案：电子邮件＋数据库=工作流管理信息系统（WMIS）。

以电子邮件来串联一项工作的不同阶段，把各个阶段的工作用相应的表格来体现，这些表格包含有完成它们所需要的信息（比如说当前环节的前面各阶段中所完成的工作情况），然后列出它们当前阶段所应当填写的各个输入选项。当一个表格的各个输入完成以后，就被以电子邮件的形式发送给下一阶段的工作人员。下一阶段的工作人员将会在他们的邮箱中看到他们所应做的所有工作的当前完成情况，对其中任意一项工作（邮件），可以通过人工选择或系统自动的方式展开下一步，也就是说打开下一步工作所应当填写的表格。这样，一项协作性的工作，表现为一系列的邮件，一个信息流、邮件流或者说工作流。不仅如此，在这些电子邮件中显示和输入的数据都要来自数据库，这就是说必须把E-mail 系统和数据库系统集成起来。

最新的工作流技术能把数据库技术和基于电子邮件的流程管理技术结合起来，既能在邮件中访问企业的业务数据，又能在数据库软件中生成相关的邮件。比如计划人员可以在企业管理信息软件（管理信息系统）中也可以在电子邮件软件如Outlook 中生成采购申请邮件，然后发给有关负责人，负责人收到邮件后，即可在邮件上答复申请，在答复时他还可以使用超级链接（Hyperlink）进入管理信息系统中察看有关细节。一旦申请邮件被答复，计划人员不仅能在管理信息系统中看到批准状况，也可以在邮件箱中看到答复意见。此外负责人在答复的同时还可以根据申请，自动产生一些相关的协同工作，分派给其他人。