工作流管理的实际应用案例分析

应用工作流管理产品，实施工作流管理的企业比较多，其中有很多成功的案例，这里选取阳立电子开展工作流管理的案例进行介绍。

1）阳立电子简介

阳立电子（苏州）有限公司是一家台商独资经营的企业，公司注册资本为1 050 万美元，于2002年3月18日于相城经济开发区正式成立。公司主要生产无线局域网卡、Access Point（接入点）、无线路由器、无线宽带、有线宽带、PCI卡、Mini USB、Network Adapter、蓝牙产品等无线网络接入设备。其客户包括AT＆T、TOPCON、MOTOROLA、D-Link等著名跨国企业。

阳立一直致力于企业信息化的建设，于2004 年7 月联手明基逐鹿导入Guru eFlow，启动商业流程自动化，加速企业应用整合（EAI）。

2）导入前企业遇到的困扰

（1）海量单据难以处理

作为制造型企业，阳立电子需要管理大量的线上工人的出勤状况。在没有应用工作流软件之前，人力资源管理（HR）的工作人员每天都要花大部分的精力去处理大量的请假、加班单据。生产线的助理统一填写单据后，开始到处找主管签核，有时跑了三四趟，浪费了一两个小时也没有跑完所有的签核流程，同时也耽误了其他工作，更有时会因为请假或加班的类型不同而跑错了流程，耽误了流程中其他处理人员的时间。等所有签字落实以后，HR 的工作人员又得忙着把这些签完的单据录入到人事系统中，由于批量大，发生频率高，有时到了月底还得加班，赶在算工资前把这些单据处理掉。

（2）系统难以整合

阳立电子是一个信息化程度较高的企业，大大小小的系统分别承担着公司的日常运营和行政管理的职能，比如，在生产运营方面，阳立采用了SAP 的CO、FI、PP、MM、SD（管理会计、财务会计、生产计划、物料管理、销售分销）部分模块，在行政人事上使用了国内的一套HR软件，同时也使用独立的系统在管理工程变更等事宜。面对这些离散的系统，数据的流转和整合就成了问题。大大小小的系统成了一个个“信息孤岛”。

3）解决方案——自动处理＋系统整合

（1）人事流程自动化，实现与HR系统的整合

Guru eFlow为阳立实现了海量单据的自动化处理，包括请假申请和加班申请。

图8.2　表单提交流程

首先助理们直接在Guru eFlow中提交申请表单，同时还可以得到一些统计数据，如在加班单中提供加班人数、用餐人数等，在请假单中提供本年度已请假的信息，可以给申请者和签核者或最终处理者一些参考和依据。

表单会根据事先定义的流程，自动地去选择正确的签核路径；签核者会收到系统发出的签核提醒，在邮件中点击相关的链接后，可在系统相应的页面进行处理，提交后，单据会自动地流转到下一个环节，而不必人为地干预，如图8.2所示。

等到所有的签核完成后，Guru eFlow 自动地将合格的单据写入到HR 的系统中，HR 考勤专员可以直接在界面上浏览到这些加班信息。

（2）关键业务流程自动化，实现与ERP 的整合

在电子制造行业中，料号申请是非常重要的环节，它关系着生产管理和质量控管。由于阳立的料号是由台湾总部统一控管的，各个分公司通过自己的内部流程后最终向台湾总部申请，申请一经确认就会进入集团的SAP 或其他生产制造系统，而各地在PR申请中就可以看到更新后的料号列表。Guru eFlow促进了这种数据的实时流转和交互。

4）导入过程(https://www.xing528.com)

（1）确认内部最需要信息化的流程

选择内部使用率最高及使用幅度最广的流程开始导入。阳立选择了加班申请单作为商业流程自动化的第一站。这一流程使用人数最多，范围最广，因而取得的效益最显著。

首先选择HR人事考勤小组作为这一流程的管理者，他们作为规则的发布者和需求的收集者对流程的开发规格的确认负责。在设计出雏形后，工作流产品制造商的顾问、阳立的系统导入团队和流程中的关键处理人一起对表单和流程进行审核，提出有益于申请者和处理者的意见。

这一过程反复进行，直到它可以完全满足阳立的需求，为以后工作流软件的顺利运行打下良好的基础。

（2）教育训练

明基逐鹿提供的教育训练不仅是某个表单的使用，而且是流程信息化的知识。他们把教育训练分成两个层次：一个是针对终端用户的，主要是使用户改变传统的操作习惯，积累e化的经验；另一个是针对IT 部门的系统维护人员，主要是使其能够自主地利用Guru eFlow提供的平台工具规划新的流程，不断地推动企业的流程自动化。

（3）高层的大力支持

在试运行期间，阳立的各部门主管，IT副理，甚至厂长、副总都给予了极大的支持。他们积极主动地使用Guru eFlow进行审批或作业，并配合作一些习惯上的改变，更督促部门员工进行e化流程的推广。因此，内部能获得公司内部主管的认同，是企业实施内部e 化相当重要的一环。

5）取得的效益

（1）降低了办公成本

自企业流程陆续自动化处理以来，阳立均以无纸化的方式进行作业。

（2）加速了流程的处理周期

经不完全统计，实施了Guru eFlow以后，阳立的流程处理周期平均提升了50%。

（3）规范了业务流程，增加了企业管理的透明度

以请假单举例，公司的请假规则被定义在流程中，显示在表单窗体上，无论是申请者还是签核者都清楚地知道公司的规章制度，减少了人为失误和徇私舞弊，使得公司的事务可以透明化。

6）总结

工作流管理就像是一条贯穿各个应用系统的纽带，使各个系统部门连接并融会贯通，能够有效集成内部应用。企业IT资源的整合还体现在客户端应用的整合上，任何流程都可以以工作流管理为起点，它能够带领关键业务数据，送达各个需要的目的地，或者从各个目的地中取用数据资源，而不需要在众多终端上安装客户端软件，或是给众多用户分配诸多应用系统的账号。面对终端用户时，工作流可以是他们参与企业流程的整合入口。