职位分析：如何制定职位规范？

职位分析是指对企业中各个岗位的设置目的、工作性质、任务、职责、权利和隶属关系、工作条件和环境，以及员工承担该职位工作所需的资格条件等进行系统地分析和研究，并制定出职位说明书和职位规范的系统过程。

职位分析是现代人力资源管理所必有的职能，是人力资源获取、整合、保持与激励、控制与调整、开发等职能工作的前提和基础。只有做好了职位分析工作，才能有效地完成人力资源的其他管理工作。

（一）职位分析的内容

职位分析一般通过编写职位说明书的形式来体现。职位说明书一般包括以下几项内容。

1.职位基本信息

职位基本信息也称为工作标识，包括职位名称、所在部门、直接上级、定员、部门编码、职位编码等。

2.工作目标与职责

工作目标与职责重点描述从事该职位的工作所要完成或达到的工作目标，以及该职位的主要职责权限等。

3.工作内容

工作内容主要描述该职位所从事的具体工作，包括工作综述、活动过程、工作联系和工作权限、工作环境、工作条件以及在不同阶段所用到的不同工具和设备等。

4.工作时间特征

描述该职位通常表现的工作时间特征，例如，在流水线上可能需要三班倒，在高科技企业中需要经常加班，市场营销人员需要经常出差，一般管理人员则正常上下班等。

5.工作完成结果及建议考核标准

描述该职位完成的工作标准，以及如何根据工作完成情况进行考核，具体内容通常与企业考核制度结合起来。

6.教育背景和工作经历

教育背景反映从事该职位应具有的最低学历要求。工作经历则反映从事该职位所具有的最起码的工作经验要求，一般包括两方面：一是专业经历要求，即相关知识经验背景；二是可能需要本企业内部的工作经历，尤其针对企业中的一些中高层管理职位。(www.xing528.com)

7.专业技能、书写和其他能力

描述从事该职位应具有的基本技能和能力。某些职位对专业技能要求较高，如财务主管，如果没有财务、金融等相关知识以及国家相关基本法律知识，就根本无法开展此项工作。而另一些职位则可能对某种能力要求较高，如市场部主管这一职位，则要求具有较强的公关能力、沟通能力等。

职位说明书要求准确、规范、清晰。在编写之前，需要确定职位说明书的规范用语、版面格式要求和各个栏目的具体内容要求。

（二）职位分析的方法

职位分析的方法有多种，常用的方法有观察法、现场访谈法、问卷调查法、关键事件法和工作日志法。

1.观察法

观察法是指职位分析人员通过对员工正常工作的状态进行观察，获取工作信息，并通过对信息进行比较、分析、汇总等方式，得出职位分析成果的方法。观察法适用于对体力工作者和事务性工作者，如搬运员、操作员、文秘等职位。

2.调查法

职位分析人员首先要拟定一套切实可行、内容丰富的问卷，然后由员工进行填写。问卷法适用于脑力工作者、管理工作者或工作不确定因素很大的员工，比如软件设计人员、行政经理等。问卷法比观察法更便于统计和分析。要注意的是，调查问卷的设计直接关系着问卷调查的成败，所以问卷一定要设计得完整、科学、合理。

3.面谈法

面谈法是通过职位分析人员与员工面对面的谈话来收集职位信息资料的一种方法。在面谈之前，职位分析人员应该准备好面谈问题提纲，一般在面谈时能够按照预订的计划进行。面谈法对职位分析人员的语言表达能力和逻辑思维能力有较高的要求。职位分析人员要能够控制住谈话的局面，既要防止谈话跑题，又要使谈话对象能够无所顾忌地侃侃而谈。职位分析人员要及时准确地做好谈话记录，并且避免使谈话对象对记录产生顾忌。面谈法适合于脑力职位者，如开发人员、设计人员、高层管理人员等。

4.典型事件法

如果员工太多，或者职位工作内容过于繁杂，应该挑选具有代表性的员工和典型的事件进行观察，从而提高职位分析的效率。

5.工作日志法

工作日志法是由员工本人自行进行的一种职位分析方法。事先应该由职位分析人员设计好详细的工作日志单，让员工按照要求及时地填写职位内容，从而收集工作信息。需注意的是，工作日志应该随时填写，比如以10分钟、15分钟为一个周期，而不应该在下班前一次性填写，这样是为了保证填写内容的真实性和有效性。工作日志法最大的问题可能是工作日志内容的真实性。