信息收集和验证在现场审核中的作用

首次会议结束后，审核组成员即开始进行现场审核。现场审核是使用抽样检查的方法，收集并验证与审核目的、范围和准则有关的信息，从而获得审核证据的过程。现场审核在整个审核工作中占有非常重要的地位，审核发现以及最终的审核结论都是依据现场审核的结果得出的，因此，在现场审核过程中运用适宜的审核方法收集并验证信息，获得能够证实的审核证据是成功审核的关键。图6-2展示了从收集信息到得出审核结论的过程。

图6-2 从收集信息到得出审核结论的过程

1.收集和验证信息，获得审核证据

在现场审核过程中，审核组需确定充分适宜的信息源，通过适当的抽样收集与审核目的、范围和准则有关的信息，并对这些信息进行验证，从而获得审核证据。只有与审核准则有关的并且能够证实的信息才能作为审核证据。

（1）确定信息源可根据审核的范围和复杂性选择不同的信息源。信息源可能包括：

1）与员工和其他人员交谈。

2）观察活动和周围的工作环境与条件。

3）文件，如方针、目标、计划、程序、标准、指导书、执照和许可证、规范、图样、合同和订单。

4）记录，如检验记录、会议纪要、审核报告、监视方案和测量结果的记录。

5）数据汇总、分析和绩效指标。

6）有关受审核方抽样方案和抽样、测量过程的控制程序的信息。

7）其他来源的报告，如顾客的反馈、外部调查与测量、来自外部机构和供应商评级的其他信息。

8）数据库和网站，等等。

（2）信息收集的方法和技巧审核是在有限的时间内，有限的资源下进行的，因此审核是基于抽样的过程。审核抽样的采用决定了审核证据基于获得的信息的样本，因此审核中存在不确定性，这也反映了审核的局限性。

为了降低抽样造成的不确定性，审核抽样遵循“明确主体，合理抽样”的原则。审核员在编制检查表时就应明确审核的对象和抽样的总体，并对拟抽取的样本进行策划。到现场审核时，审核员才能根据实际情况真正明确审核对象的总体量，并根据具体情况抽取足够数量的具有代表性的样本，以获得审核所需的审核证据。

具体收集信息的方法，包括面谈、文件和记录的查阅与评审、现场观察等。本书在第4章4.5.1节进行了详细说明。

（3）验证信息，获得审核证据审核证据是“与审核准则有关并能够证实的记录、事实陈述或其他信息”。在审核过程中，审核员通过运用适宜的方法和技巧收集到的信息很多，但只有与审核准则有关并且能够证实的信息才能成为审核证据。当然，在实际审核中不要求也没必要对获得的信息进行逐一证实，但在需要时这些信息应该是能够被证实的，以确保作为审核证据的信息是真实的、客观存在的。道听途说、假设、主观臆断、猜测等不能证实的信息不能作为审核证据。

为获得审核证据，审核员在需要时应对收集的信息进行验证，验证方法通常可包括：

1）观察实际操作情况与文件规定的符合性验证。

2）审核记录与文件规定的符合性的验证。

3）听相关人员描述的情况与文件规定符合性及记录的一致性验证。

4）在某一场所、部门或对某一人员的审核与对另一场所、部门和人员审核获得情况一致性的验证。

5）通过必要的实际测量来证实活动和过程的结果或记录的符合性、有效性和真实性。

6）现场访问顾客或相关方对符合性进行验证。

具体的审核证据可以是：

1）客观证据是存在的客观事实。主观分析、推断、臆测要发生的事不能成为客观证据。

2）被访问的、对被审核的质量活动负有责任的人的事实陈述可以成为证据，而传闻、陪同人员或其他与被审核的质量活动无关人员的谈话不能成为证据。

3）现行有效的质量文件中的规定和质量记录可以成为证实当前发生的质量活动的证据，而对已作废的质量文件中的规定和经擅自修改过的记录不能成为证实当前发生的质量活动的证据。(www.xing528.com)

4）其他与审核准则有关的可用于证实的信息，如审核中观察或测量的结果等。

（4）记录审核证据审核员应将获得的审核证据进行记录，记录时应注意以下几个方面：

1）记录的内容可包括审核取证的时间、地点、面谈的对象、主题事件、主要过程和活动实施概要、观察到的事实、凭证材料、涉及的文件、记录、标识等。

2）记录的审核证据应全面反映审核的情况。不应只记录有问题的信息，也应记录审核中能够证实受审核方质量管理体系符合要求和有效运行的信息，特别是主要过程和关键活动的符合性和有效性信息，并能为审核报告中相应的评价和结论提供依据。

3）对于审核中发现有问题的有关信息，审核员应确保所记录的反映不符合事实的主要情节清楚，包括实现可追溯性的必要信息，如时间、地点、面谈的对象、涉及的文件、记录、标识等，是否需要记录具体数据，由审核员依据不符合事实的性质决定。

4）记录的信息应清楚、准确、具体、具有重查性，只有完整、准确的信息才能作为做出正确判断的依据。

2.现场审核中的注意事项

1）要相信样本。样本选定后，按样本去寻找客观证据。如果找到的是合格的客观证据，就应相信结果就是合格的；如果找到的是不合格的客观证据，就可以认为这一项不合格。

2）要随机抽样，样本的选择要有代表性，样本量一般为3～12个。

3）要依靠检查表，调整检查表要小心。

4）要把重点放在关键过程/关键岗位及其所在的现场；要注意关键岗位和体系运行的主要问题。

5）要从问题的各种表现形式去寻找客观证据。有的不合格项问题比较复杂，要从多方面去取证。例如：某个操作者未按作业指导书操作，但原因可能出于操作者未经培训；也可能操作者无法见到该作业指导书等，那么判断的依据就不同了。

6）当发现不合格时，要调查研究到必要的深度。如在抽样检查一批订单时，发现铸件的6张订单中有1张不合格，而其他元器件、原材料的订单均无问题。此时可扩大铸件订单的样本（如再抽6张铸件订单）；或追溯铸件的进货检验报告中去检查是否因订单没有明确技术、质量或验收标准而导致铸件不符合要求，还是供方的质量管理体系发生了退步等。

7）要注意收集质量管理体系运行有效性的证据。质量管理体系的审核不仅应关注体系的符合性，还应关注体系的有效性，以便持续改进，不断地改善质量绩效。评价质量管理体系的有效性可考虑以下内容：

①方针和目标的实现情况。

②人力资源、基础设施、工作环境满足要求的能力。

③主要过程、关键活动、风险有效控制的情况。

④产品与顾客、法律法规要求的符合性和稳定性。

⑤产品质量的控制效果。

⑥数据的收集、分析与利用，持续改进措施的有效性。

⑦内审、管理评审、纠正措施等自我完善机制的有效性。

⑧员工质量意识的提高，遵守规章制度的自觉性。

⑨顾客的满意程度。

⑩国家、行业/地方监督抽查结果。

8）与被审方负责人共同确认事实。

9）有效控制审核时间。

10）始终保持客观、公正和有礼貌。