工作文件准备的要求，检查表的编写

1.准备工作文件的要求

审核组成员应收集和评审与其承担的审核工作有关的信息，并准备必要的工作文件，用于审核过程的参考和记录审核证据。这些工作文件可包括：

1）检查表。

2）审核抽样方案。

3）记录信息（如支持性证据、审核发现和会议记录）的表格。

检查表和表格的使用不应限制审核活动的范围和程度，因其可随着审核中收集信息的结果而发生变化。

工作文件，包括其使用后形成的记录，应至少保存到审核完成或审核计划规定的时限。审核组成员在任何时候都应妥善保管涉及保密或知识产权信息的工作文件。

当准备工作文件时，审核组应针对每份文件考虑下列问题：

1）使用这份工作文件时将产生哪些审核记录？

2）哪些审核活动与此特定的工作文件相关联？

3）谁将是此工作文件的使用者？

4）准备此工作文件需要哪些信息？

对于结合审核，准备的工作文件应通过下列活动避免审核活动的重复：

1）汇集不同准则的类似要求。

2）协调相关检查表和问卷的内容。

工作文件应充分关注审核范围内管理体系的所有要素，提供的形式可以是任何媒介。

2.检查表的编写

（1）检查表的作用

1）明确与审核目标有关的样本。审核采用的主要方法是抽样检查。抽什么样本、每种样本应抽多少数量、如何抽样等问题都要通过编写检查表解决，而且这一切都要为达到审核目标服务。因此明确与审核目标有关的样本是检查表的首要作用。

2）使审核员保持明确的审核目标。现场审核中会出现各种各样的问题，这些问题会影响审核员的注意力，使其偏离审核方向。借助检查表，审核员可以保持审核主题方向。即使有些偏离审核方向时，检查表也可起到提醒和警示的作用。

3）确保审核工作的系统性和完整性。在审核组内，审核任务各有分工，只有结合起来才构成系统和完整的审核。审核组长正是通过对检查表的审查，来把握审核的总体情况。现场审核时，审核员则依据检查表审核，保证审核内容没有遗漏，从而确保审核工作的系统性和完整性。

4）保证审核的节奏和连续性。现场审核是一项高节奏而紧张的活动，由于审核时间有限，不允许在某个问题上或某个区域逗留时间过长，依据检查表的安排，审核员可以控制时间，掌握节奏，使审核连续进行，而不是跳跃式审核。

5）确保审核的正规化。依据检查表提问题，易于使审核保持连续性和系统化，使所提问题有的放矢，且使受审核方感到审核员的审核有针对性和有充分的准备，体现出审核员的专业性和正规性。

6）作为审核记录存档。检查表中一般都设有“审核记录”栏，以供审核员现场审核记录有关事实。通过检查表可以反映审核员审核的内容、审核的证据。检查表是审核档案中的重要原始资料。

（2）检查表设计要点

在编制检查表之前，应认真阅读受审核方的体系文件，了解受审核部门所从事的活动和体系文件对该部门的各项要求，查阅有关法律法规文件对有关活动的要求。

在编制检查表时，应注意以下要点：

1）要按照标准、法律法规的要求和质量管理体系文件的要求编制检查表。

2）要选择典型的问题。每个部门、每个过程的质量活动常有一些典型的质量问题。例如：销售部门忽视合同评审，采购部门不按满足质量要求选择供应商，设计部门不认真进行设计评审、设计验证和设计确认，等等。所以在检查表中可重点注意这些问题。有的过程（ISO9001条款）在不同部门也有不同的典型问题。例如：文件控制在设计部门常发生的问题是过多地保留已作废但有参考价值的技术资料而未注意做好标志；在生产车间则表现为作废版本的图样文件不撤走，最新的有效版本未获得，等等。这些在编检查表时也是要特别注意的。

3）要结合受审部门（或过程）的特点。检查表的精华就在于突出受审对象的特点。有特点才有必要为每一个对象编制一份有特色的检查表。例如：有的生产车间刚刚调整了生产线或采用某种新工艺，则可把工序控制和执行新的工艺规程或作业指导书作为检查重点；有的部门刚刚招收大批新职工，则在检查表中就培训问题应加以重点考虑，等等。

4）抽样要具有代表性。通常抽3～4个样本，最多以12个为限。样本的种类应有代表性，才能体现出检查的客观性和公正性。例如：审核对象是一个小型电动机厂的采购部门，那么在抽取订单样本时，对产品质量影响较大的原材料和零部件如硅钢片、电磁线、轴承、绝缘材料和铸件等的订单，可以每种选抽5～10张；而对胶木件、紧固件、锻件等订单，因其对产品影响较小，可各选3～5张。这样既有代表性，又有重点。

5）时间要留有余地。在编制检查表时，应估计所需的审核时间。此估计时间不但不应超过在一个部门的计划审核时间，而且还应留有一定的富裕时间，以便临时发生某些情况而需要增加审核内容或增加审核深度时可利用这些时间。这样不用修改审核计划或延长审核时间。(www.xing528.com)

6）检查表应有可操作性。应有具体的抽样方法和检查方法，如选择什么样本、数量多少、问什么问题、问什么人、观察什么事物等。

7）检查表要注意审核的全面性。按ISO 9001质量管理体系所规定的过程（条款）编制的检查表，要考虑所涉及的部门。按部门编制的检查表，要考虑涉及的ISO 9001质量管理体系的过程（条款）。

8）应用过程方法的思路设计检查表。无论是要审核哪一过程，都可以采取以下思路：先查其是否确定过程和规定过程，再查其规定的程序是否得到实施，再查其规定的实施效果是否达到预期规定的目标，最后查证是否识别了改进的机会并予以实施。

（3）检查表的内容

一般包括以下内容：

1）受审核部门、审核时间、审核员。

2）审核内容。即查什么（列出审核要点，要保证审核覆盖面的完整性，不要遗漏）。

3）审核思路。即怎么查，包括审核步骤和方法，也就是要明确去哪查、找谁查、怎么查（如提问、查阅记录、现场观察、抽样量等）。

4）审核记录。供现场审核时记录审核结果。

（4）检查表的类型

1）按过程审核的检查表。凡编制过程检查表，对某一过程进行审核时，则检查表中要包括此过程所涉及的部门，有的是负责该过程的部门（如产品设计和开发过程是由产品开发部负责的），有的是协助办理的部门（如产品设计和开发过程，质量部是协办的部门），都应审核到。

2）按部门审核的检查表。对实施ISO 9001的企业，一般按部门编制检查表。凡去一个部门审核时，对此部门所涉及的过程（ISO 9001条款）要加以审核，其中该部门负责实施的过程（如设计部门实施设计控制，销售部门负责合同评审等）是必须包括的；其他相关过程（如设计部门对于质量目标，销售部门对于文件控制等），则可有选择地加以审核。如何选择视具体情况而定，在审核实施计划中规定。

（5）使用检查表的注意事项

1）防止机械呆板，随时注意检查表以外有助于审核结论的内容。

2）询问、观察、验证相结合。

3）不应只采用是/否回答的方式。

4）不应机械地逐条照本宣科，应把提问、评价、记录结合起来。

5）根据实际情况，可以对检查表的内容进行调整和补充。

6）应把检查表的内容放在脑子里。

（6）审核检查表案例

这里设计了一系列检查表，供读者使用时参考。

ISO 9001标准的一些条款对各部门都适用，如5.3组织岗位、职责和权限、6.1应对风险和机遇的措施、6.2质量目标及其实现的策划、7.1.2人员、7.1.3基础设施、7.1.4过程运行环境、7.1.6组织的知识、7.2能力、7.3意识、7.4沟通、7.5.3形成文件的信息的控制、9.1.3分析与评价、10.2不合格和纠正措施、10.3持续改进。案例6-3就是针对这些条款设计的检查表，此检查表可用于对各部门的检查。

案例6-4、案例6-5以及附录4中的案例附4-1～案例附4-8适合于企业各部门进行ISO 9001质量管理体系审核。

在设计某部门的审核检查表时，应包括与所审核部门有关的所有条款（过程）。这些与所审部门有关的条款（过程）在职能分配矩阵表（见前面案例6-2）中有说明。

在一次审核中，也不一定要对这些有关的条款（过程）进行全部审核，具体要审核多少条款（过程），应在每一次的审核实施计划中规定。但要保证在一年中，与该部门有关的所有条款（过程）都得到审核。

在每次审核时，如果审核实施计划中安排要审核某个条款（过程），此时要在审核检查表的“是否适用”栏目中打上“√”符号，表示这一条款（过程）在此次审核中要审核。

检查表中“参考文件”栏目一般填写程序文件代号，必要时填写作业指导书代号及其名称。表中的“文件查阅”是指对所提出的问题，应查阅相关的文件、记录；表中的“现场检查”是指对所提出的问题，应通过现场观察、实地抽检去验证。

案例6-6以及附录4中的案例附4-9～案例附4-17是用过程方法编制的审核检查表。在按此类审核检查表进行审核时，要同时检查人员的资质、过程需要的资源、过程管理的职责、过程运行的环境是否满足要求。

表中的“标准条款”填写与所提问题相对应的ISO9001标准条款，“文件条款”填写与所提问题相对应的文件代号及条款（一般指程序文件），“文件查阅”是指对所提出的问题，应查阅相关的文件、记录；表中的“现场检查”是指对所提出的问题，应通过现场观察、实地抽检去验证。这些栏目在编制审核检查表时就应该完成。

表中“检查结果”一栏记录审核时发现的不符合项及潜在不符合项，在现场审核时填写。