(1)面谈
面谈是一种重要的收集信息的方法,并且应以适于当时情境和受访人员的方式进行,面谈可以面对面进行,也可以通过其他沟通方法。面谈时,审核员应考虑如下事宜:
1)受访人员应来自承担审核范围涉及的活动或任务的适当的层次和职能部门。
2)通常在受访人员正常的工作时间和工作地点(可行时)进行。
3)在面谈之前和面谈期间应尽量使受访人员放松。
4)应解释面谈和做笔记的原因。
5)面谈可以从请受访人员描述其工作开始。
6)注意选择提问的方式(例如:开放式、封闭式、引导式提问)。
7)应控制谈话方向,珍惜有限的时间,尽量按预定时间完成每次的谈话计划。
8)少说多听,捕捉要点。在面谈时应尽量把有限的时间让被审核方多说,审核员应仔细聆听,以便从中捕捉所需要的信息。逐一核对事先考虑的检查要点,并追问遗漏点,直至获得全部检查要点的信息为止。(www.xing528.com)
9)应与受访人员总结和评审面谈结果。
10)有时对于交谈所得到的信息,特别是涉及数据的一些信息,还应该通过其他渠道获取支持信息予以核实,如通过查阅记录、现场观察来核实面谈所得到的信息,以保证审核的客观性。
11)应感谢受访人员的参与和合作。
(2)查阅文件与记录
质量管理体系是一个文件化的体系,查阅文件和记录是现场审核中必须采用的方法,通过文件和记录可以了解体系的要求,可以追溯体系的发展及运行状况,审核中需查阅的主要记录包括:设计评审、验证、确认记录、供应商评价记录、培训记录、协商与沟通记录、文件控制记录、监测与测量记录、不符合、纠正措施记录、内审记录以及管理评审报告等。由于组织的同一类记录往往很多,不可能一一核查。审核员要善于从中选取代表性的样本进行审核。
(3)现场观察
审核员通过自己的眼睛看到的应是最真实的,所以审核员应当具备敏锐的观察力,现场观察的方法可用于判断组织在实际工作中是否遵守了程序文件和作业指导书的要求,这也要求审核员事先熟悉文件对现场的各项主要要求。同时,也不应拘泥于文件的要求,应善于自己发现问题。
现场观察中一个重要的内容是判断有无重要的生产过程被遗漏,要做好这一点,审核员就必须掌握有关的质量知识和法律、法规知识。
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