使用JIT方式和看板管理优化备货作业

（一）与MRP系统相结合的备货方式

MRP（物资需求计划）系统是一种以物料需求计划为核心的生产管理系统。在为生产企业实施原材料、零部件配送时，配送中心可以针对其多品种、小批量的特点，利用资源共享的优势，将客户、配送中心及供应商组合成三位一体，运用MRP系统进行备货。在MRP系统中，针对物料需求在品种、数量和交货期等方面的细化要求所带来的管理复杂性，计算机信息管理系统被开发出来，配送中心可以利用这一系统，将客户的需求计划、供应商的供货信息和自己的配送计划集成起来，实行同步一次性生成采购计划。当需求有变化时，只要将相关数据输入计算机管理系统，经过系统运算，就可重新编排采购计划。以下是运用MRP系统备货的主要步骤。

1.商品查询。

打开MRP系统，通过商品快速分类查询，配送中心对每件商品，按需用的额度，保持一定批量以争取优惠，确定采购商品种类和数量。

2.编制计划。

编制可以延续到未来任意时期的周密计划，既可以按需采购，又可以保证足够的采购提前期和采购预算，防止因突发性采购而增加额外的采购费用。

3.控制采购权限，规范采购管理。

在系统中设置每一个采购员的采购范围和支付权限，规定超过限额的审批层次和权限内容。

4.控制库存量。

对每一种商品规定最大储存量和最长储存期限，超过最大值时，系统将发出提示信号。

5.建立供应商文件认证目标，以保证购进商品的质量。

对没有建立相关文件的供应商，系统将拒绝向其采购。

6.提供查询途径。

通过提供多种查询途径（如采购单号、供应商编号）跟踪采购订单以及采购合同的执行情况。

7.控制付款程序。

付款前，系统将自动进行一系列对比，如商品性能、合格数量、交货日期与采购单是否一致，报价单与发票金额是否一致，各项相符后才能执行支付程序。(www.xing528.com)

运用MRP系统进行备货，可以使配送中心简化采购计划和调配，形成批量采购，简化运输管理，减少库存，降低配送成本，提高整体配送效率。

（二）以JIT方式为主的备货方式

JIT（just in time）的理念是“在恰当的时候，把恰当的商品以恰当的质量、恰当的数量送到恰当的地点”。体现在生产上就是准时进货、准时生产、准时销售；体现在配送中就是准时进货、准时配货、准时送货。恰时恰量的准时进货是JIT方式的关键，如果进货太多太早，就会增加企业库存，提高库存成本，降低企业效益；而进货太迟太少，又会影响生产和配送进程，同样也会影响企业效益。利用JIT方式进行备货，一方面可以保证各种商品订货量的准确性及相应的产品质量；另一方面可使企业得到准确和及时的批量运输。以下是实施JIT方式备货的主要步骤。

1.实施看板管理。

所谓“看板”就是一种用来传递信息或指令的卡片，应用于配送过程的各个环节，是控制各环节的生产数量、生产时间、生产进程的一种凭证。看板管理是将看板作为生产指令、取货指令、运输指令，用以控制生产量和调节生产计划的一种管理方法。它是在生产过程中，由下道工序（要货单位）根据看板卡片规定的品种、数量和时间，到上道工序（供货单位）领取原材料或物品，确保各环节准时、合理、协调地进行生产的一种控制方法。

看板管理的特点是，把传统工序中由前工序向后工序送货制，改为后工序向前工序取货制，去掉了各环节中不必要的商品储存，达到了准时化生产的要求，减少了资金占用，提高了生产效益。

2.获取信息，进行订货。

配送中心的订货人员通过JIT独特的看板信号系统获得需求信息后，再利用供应链关系的信息共享系统与供应商及时交换所采购商品的供应信息，及时确定采购量，进行网上采购。

3.确定需求数量。

备货人员利用与供应商建立的一种即时采购和即时供应的利益关系，保证所需商品数量的正确性。

4.确定进货时间。

确定进货时间就是根据客户不同的要货时间，备货人员规定供应商将货物运抵配送中心的具体时间。

配送中心的备货方式还包括定量、定期、经济批量订购等传统方式。这些方式虽然是就配送所需而采购，但是采购的终点是静止的库存。其采购费用的降低是以库存费用的增加为代价的，采购的订货量与库存水平密切相关，配送中心在选择备货方式时可结合库存理论中的订购内容来考虑。

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配送中心接到客户的订单后，必须拥有相应的足够的商品保证配送，包括具体的商品品种、商品等级、水平规格及商品数量。若配送中心是大型或综合型的“存货式配送”，可以利用现有的商品满足客户的需要，及时按客户订单进行配送；但如果配送中心是小型的“订单式配送”，就必须立即组织备货人员联系供货商，组织客户所需要的货源。虽然各配送中心组织货源的方式不同，但各类配送中心的备货人员都必须掌握全面的商品专业知识和采购信息，熟悉各类商品的供货渠道和供货最佳时间，在进货指令下达后，能够及时购进或补充客户所需要的商品，保证配送的按时完成。实施“存货式配送”的配送中心，其备货作业还需要备货人员掌握相应的货物存储专业知识，更好地养护与保管储存的商品，保证储存商品的在库质量，同时运用科学的库存管理知识，监测各类库存商品的数量，及时提出补充货源的建议，做到仓库商品先进先出，随进随出，既不过量存储商品，又能保证配送的正常进行。