电子采购系统和程序：全面解析

（一）电子采购系统

电子采购的系统包括电子投标系统、投标情报服务系统、投标参加者登录系统及电子认证系统等。它使从发表预定情报的提供到投标、投标结果的发表等一连串过程都通过网络来完成，在进一步提高采购手续的透明性与竞争性的同时，对交易双方的业务高效化起到了支援作用。

1.电子投标系统

电子投标是指在因特网上实现原来通过纸张进行交易的投标行为，使通过因特网来完成投标手续成为现实。电子投标系统是指将从与投标相伴随的资格认证申请开始到决定通知书的受理（中标结果）为止的过程在因特网上实现的系统。在因特网上进行的这一过程包括竞争参加资格的确认申请、投标、投标结果的受理、再投标等一连串作业。只要满足电子投标的参加条件，任何人都可以很容易地参与投标。电子投标系统的特征如下：

（1）受/发注者（投标方/招标方）在计算机前就可实现投标行为，其中包括采购案件的制作、检索到申请参加、投标、开标处理等。

（2）依据利用浏览器的GUI（Graphical Uset Interface，图形用户界面），提供了任何人都可简单使用的操作环境。通过暗号化（Public Key Infrastucture，PKI，公开键暗号方式）、电子署名、IC卡方式进行认证，确保投标的公正性和信赖性。

2.投标情报服务系统

招投标是否成功取决于市场分析是否科学。科学的市场分析依赖于全面、准确、及时、连续的市场情报和数据。投标情报服务系统是指收集招标单位发布在因特网上的招标公告，并将其集中保存起来，使投标者只通过访问一个因特网站就能够了解多个招标单位的情报，并进行检索和分析。

3.投标参加者登录系统

投标参加者可通过因特网进行竞争，参加投标申请、变更申请、追加申请等。

4.电子认证系统(www.xing528.com)

电子认证是与电子投标对应的服务，用以确保因特网上实施投标的安全性。一般方式是事先发行电子认证书，投标时在投标书上添加电子署名以确认是否是本人。通常由从事电子认证的机构来提供服务。

（二）电子采购的程序

一个典型的电子采购程序包含以下几个步骤：提交、分析并确定采购需求；选择供应商；确定合适的价格；签署采购合同；跟踪交货过程，确保交货；货物入库；付款。下面简单对其中几个步骤加以解释。

（1）提交采购需求。最终用户通过填写在线表格提出采购物料的要求。对于经常采购的商品，可以建立一个特别的目录供用户选择，以方便最终用户提出采购申请。

（2）确定采购需求。根据企业预先规定的采购流程，采购申请被一次性自动地传送给各个负责人请求批准。

（3）选择供应商。一旦采购申请得到认可，采购人员可以按不同情况采取两种方式。若所需采购的物料已有了合同供应商，则该申请转化成订单自动发送给该供应商；若所需采购的物料没有固定的供应商，采购人员需通过该企业的采购网站或在因特网上寻找供应商，这种方法比通过行业杂志寻找或等着推销员上门推销要快捷、高效。采购人员不仅能从网上得到供应商的价格和数量信息，还可以得到采购决策所需的数量、价格和功能要求等信息，并且可以在采购系统生成的供应商比较报告的辅助下进行决策。

（4）下订单。在确定了供应商之后，订单会通过电子邮件等方式传送给供应商。

（5）订单跟踪。有些信息系统较为完善的供应商会反馈给采购方一个订单号，采购人员可以通过订单号追踪订单的执行情况直至交货。

（6）电子支付。如果链接了银行系统，则可进行电子支付，完成采购的全过程。