四、集中采购的实施

（一）集中采购组织结构

集中采购是一个复杂的过程，一个职责明确的组织结构是企业集中采购高效运行的基础。以大型设备生产企业为例，将公司原有的物资管理部整合为物流中心，在组建物流中心的基础上进行采购管理组织设计。具体框架结构如图10-2所示。

图10-2　集中采购组织结构

1.物流计划部

作为物流中心最重要的部门，物流计划部在物流中心拥有着决策者的地位。物流计划部主要负责对物流中心接收到的内外部信息进行汇总、分析、协调，对物流计划进行修改并向下级部门传达。其具体职责包括以下几个方面：

（1）对外收集、传递信息。物流计划部对公司外的客户及公司内的各相关部门和各板块负有信息收集的责任。同时计划部负责将物流中心的采购计划的执行情况向中心外的各相关部门和相关板块进行反馈。

（2）制订、执行、调整、监督采购计划。物流中心根据生产计划，制订出物流采购计划，将计划信息传达给相关板块和部门。采购部门、仓储部门、运输部等根据下达的采购计划制订自己的详细作业计划。

（3）物流计划部还对物流中心其他的部门有着监督计划执行进度、执行过程控制和质量检验等职责。在市场需求发生变化、合同产生更改等情况下，物流计划部负责采购计划的变更和调整，并通知各业务部门进行协调。

物流计划部下设的信息分析管理室的主要职责包括：对信息系统进行日常维护、管理和升级换代；收集采购、仓储、配送业务的原始单据、合同，并整理存档，生成统计报告交予其他部门，为未来的工作提供便利；审核采购计划、采购合同和标书等。

2.采购管理部

物流中心的采购管理部下设供应商管理室和采购室两个部门。

（1）供应商管理室的职责：组织供应商的开发、评价和奖惩等日常管理业务；对合格供应商的名单进行更新、维护；将有差别的生产计划和物料需求计划提供给供应商；对供应商信息进行收集整理，并交给公司采购、生产或者研发部门，以利于未来业务的开展。

（2）采购室的主要职责：依据物流中心制订的采购计划来完成采购招标、采购信息收集、采购合同签订、采购合同审批、物料的跟踪、物料的催促和信息反馈等任务。采购室划分为通用部件采购组和专用部件采购组两个小组。通用部件采购组负责对通用部件进行采购，专用部件采购组负责对专用部件进行采购。

3.运输部

运输部主要负责公司的物资运输和配送，即在经济合理的范围内，用正确的方法，按正确的程序，在正确的时间，将正确的物资，以正确的数量，配送到正确的地点，以满足各部门的物资需求。(www.xing528.com)

运输部接收到物流计划部下达的配送任务后，根据配送任务要求及配送管理的物资类别确定采取何种配送方式，以便合理安排物资的配装配载工作，及时完成物资配送任务。

4.仓储管理部

仓储管理部的主要职责是对物资进行储存，分为调度室、仓管室和运作监管室。

（1）调度室。调度室负责仓库相关信息的收集，制定和改进仓库各种管理制度及流程；进行仓库规划，包括规划存放区域，设计各类物资的摆放规则、位置；对公司内各种物资的储量进行核定和掌控，对物料需求部门提供的需求信息进行接收汇总，保证物料齐套；核准物资出库；可以对仓管室发布操作指令。

（2）仓管室。作为仓储部的执行机构，仓管室的主要职责是保证仓库日常工作的顺利实施，这其中主要有物资的验收、出入库和日常保管等工作。仓管室对出入库进行有效管控，入库和出库管理分设不同的人员来监管。

（3）运作监管室。作为仓库组织中的监管和反馈者，运作监管室对仓管室的业务状况进行监督，并将执行情况和仓库中的各类信息反馈给信息处理室。

不同部门之间的具体运作如图10-3所示。

图10-3　集中采购部门间的运作示意

（二）集中采购实施步骤

（1）根据企业所处的国内外政治、经济、社会、文化等环境及竞争状况，制定企业采购战略。

（2）根据本企业产品销售状况、市场开发情况和生产能力，确定采购计划。

（3）定期根据大宗物品采购要求作出集中采购决策，决策时要考虑市场的反馈意见，同时结合生产过程中的工艺情况和质量情况。

（4）作出决策后，由采购管理部门进行信息分析、市场调查及询价，并根据库存情况进行战略安排。

（5）由采购部门根据货源供给状况、自身采购规模和采购进度安排，结合最有利的采购方式，并办理检验进货手续，及时保障生产需要。

（6）对于适时、适量、适质、适价、适地的物品，经检验合格后要及时办理资金转账手续，保证信誉，争取再次合作。