合同管理：保障供应商履约的重要工作

合同管理涉及从合同签订到合同终止期间内，供应商或者采购商关于合同的所有活动。合同管理的目标是解决合同期间出现的所有问题，确保供应商履行合同规定的义务。

（一）采购合同管理的环节

合同管理由采购管理专职人员操作，主要包括以下几个环节：

（1）计划审查。审查采购计划是否在规定的时间内转化成订单合同。

（2）合同审批。审查合同号、数量、单位、单价、币种、发运目的地、供应商、到货日期等。

（3）合同跟踪。检查采购合同的执行情况，对未按期到货的合同研究对策，加强监督。

（4）缺料预测。与计划人员一起操作，根据生产需求情况，推测可能产生缺料的物料供应合同，研究对策并实施。

（5）根据实际采购情况，妥善处理合同变更、提前终止、纠纷等问题。

合同纠纷的解决办法有：买卖双方协商解决；第三方调解解决；仲裁机构仲裁解决；司法机关组织的诉讼解决。

（二）采购合同审计

采购合同审计是对采购合同的合法性、完整性和有效性等所进行的审计。采购合同审计的主要内容包括以下几个方面。

1.合同主体审计

合同主体的合法性是确保合同具有法律效力的前提。为保证采购合同的有效性、合法性，避免因签订无效合同企业造成的经济损失，必须对合同主体资格、经营范围、履约能力、委托代理人的代理资格等进行审计。

（1）审查签订合同的主体。重点审查供货方是否为依法登记的企业法人；审查供货方提供的营业执照（要求企业提供营业执照副本原件），确认供货方是否为法人企业，避免与不能独立享有经济权利和承担义务的不具备法定条件的公司职能部门、分公司签订合同；审查企业最近一期在工商部门的年检情况，是否及时年检；审查企业营业期限是否已经过期或即将到期。

（2）审查供货方经营范围。重点审查营业执照注明的经营范围是否包括合同标的，是否超出了在工商行政管理部门登记注册的范围。

（3）审查供货方有无履约能力。审查供货方提供的各种资质文件，关注各种资质的取得日期、到期期限及业务主管部门的年检情况；审查企业的年度财务报告，了解资产结构、生产经营人员状况、生产能力及上一年度生产供应情况、库存状况，判断供货方的履约能力；适当审查企业的资产负债情况，了解企业的偿债能力。

（4）审查授权委托代理人的代理资格。审查授权代理书是否经公司法人授权批准，授权书是否签章齐全；提供证明身份的有效证件是否与授权人及被授权人相符。

2.合同签订前进行招标比价审计

（1）注重对价格信息的搜集。采购合同审计不仅需要一般的财务会计知识、基本审计取证方法，也要求审计人员掌握采购物资的市场供需变化、价格变动趋势、供应渠道、运输方式等。审计人员平时应加强这方面的知识积累，做好市场调查，通过亲临市场、电话查询及网上询价等途径，了解各种物资材料的来源和供销价格，并建立对应的市场信息库。

（2）充分运用信息化管理手段。企业生产经营所需大宗物资的采购一般具有重复性，其结果可以为以后的物资采购提供参考。事先将历次采购物资的价格、数量、供应商、合同订单号等情况按物料编码存入计算机系统，审计采购合同时，可及时从计算机中得到该物料以前已采购批次的采购日期、价格、供应商、订单号及审核日期等情况。审计人员可在此基础上结合市场变化情况，估算现阶段合理的采购价格，并与合同价格进行对比，以保证工作质量，提高审计效率。

（3）加强对招标过程的审查监督。通常情况下，企业小量、小额采购业务由企业自己完成，批量、大额采购进行公开招标，审计人员应重点审查招标程序是否合法、操作是否规范，审查招标文件中对投标方主体资格、资质、履约能力的要求，以及采购物资数量、规格、技术要求、付款方式等重要内容。

3.对合同条款的审计

（1）对合同内容的审计。根据企业生产经营计划、库存管理办法、合同管理审批程序等要求，对采购合同内容的合法性、真实性、有效性及可行性进行严格审查。首先检查合同是否违反国家的法律法规，违反法律法规的合同自签订起就是无效合同，不受法律保护；其次检查合同是否以真实的经济交易为基础；再次检查合同是否有缺陷、是否遗漏必要条款、是否存在不利条款；最后检查合同是否可行、是否显失公平等。

（2）对合同必备条款的审计。民法典规定购销合同中，必须对以下条款进行审计。

1）当事人双方名称或姓名和住址。该条款是对合同主体的明确，也是落实合同权利和义务的前提。审查时，主要审查合同单位名称与中标单位、营业执照名称是否一致，与所加盖的合同专用章名称是否一致，住址是否与营业执照公司登记的法定地址一致。

2）标的。重点审查合同标的是否与公司按计划要实施采购的物资相符，型号及规格是否准确、齐全。

3）数量及质量要求。该条款是确定双方权利、义务、责任大小的关键条款，应重点审查合同上是否清楚、具体地写明了确切的数量及计量单位。质量要求要明确说明执行的是国家标准、行业标准还是技术标准等。

4）价款或报酬。该条款是采购合同的核心条款。实行招标采购的，应重点审查采购合同中的价格是否为中标价格，是否为一口价；非招标采购的，应审查价格是否进行过市场调查、询价、比价，价格是否含税，是否高于市场价，是否包括运费、装卸费等相关费用。

5）结算方式及期限。审查采购合同是否明确了结算方式和付款期限，是否符合有关结算规定，如大额资金收支不能以现金结算等。付款期限应明确是一次性付款还是分期付款，是否预留一定比例的质保金，质保金返还的最后期限等。

6）交付标的的方式、时间、地点。审查采购合同是否明确了交货方式、交货时间、交货地点。

7）验收标准、方法、地点及期限。审查验收标准是否明确，是用国家标准、行业标准，还是技术标准；是在卖方现场验收，还是到货后在买方验收；是否约定了验收期限的违约责任及解决办法。审查合同的违约处罚是否明确具体，如违约金的比例、赔偿范围、赔偿方式等；解决争议的方式是否确定，如是协商、仲裁还是诉讼，首选法院是哪家等。

4.合同执行情况及变更情况的审计

审查合同的实际履行时是否存在不执行或执行不完全的情况，若有，则分析原因，以利于企业尽快采取措施，将合同损失降到最低，也为企业将来签订采购合同提供经验教训。审查合同的变更情况，如变更理由是否真实、合理，变更合同是否采用了书面形式，是否履行了变更批准、审签手续等。

（三）采购合同执行过程中的跟踪、监控

合同跟踪、监控是订单人员的重要职责。合同跟踪、监控的目的是促进合同正常执行、满足企业的物料需求、保持合理的库存水平。在实际订单操作过程中，合同、需求、库存三者之间会产生矛盾，突出地表现为：合同因各种原因难以执行，需求不能满足，导致缺料、库存难以控制。

1.合同执行前的跟踪、监控

当一个订单合同制定之后，供应商是否接受订单、是否及时签订等都是订单人员要及时了解的情况。

在采购环境里，同一物料有几家供应商可供选择是十分正常的情况，独家供应的情况是很个别的。虽然每个供应商都有分配比例，但是在具体操作时还可能会遇到供应商因为各种原因拒绝订单的情况。由于时间的变化，供应商可能要求改变认证合同条款，包括价格、质量、期货等，订单人员应该充分与供应商进行沟通，确认可选择的供应商。如果供应商按时签返订单合同，则说明供应商的选择正确；如果供应商确实难以接受订单，千万不可勉强，可以在采购环境里另外选择其他供应商，必要时要求认证人员协助办理。与供应商正式签订过的合同要及时存档，方便以后查阅。

2.合同执行过程的跟踪、监控

与供应商签订的合同具有法律效力，订单人员应该全力跟踪，合同确实需要变更时要征得供应商的同意，不可私自变更合同。合同执行过程的跟踪要把握以下事项：

（1）严密跟踪、监控。严密跟踪供应商准备物料的过程，保证订单正常进行。发现问题要及时反馈，需要中途变更的要立即解决，不能在这方面耽误时间。不同种类的物料，准备过程也不同，总体上可以分为两类：一类是供应商需要按照样品或图纸定制的物料，存在加工过程，周期比较长，出现问题的概率大；另一类是供应商有库存，不存在加工过程，周期也相对比较短，不容易出现问题。在这两种情况下，前者跟踪的过程就比较复杂，后者相对比较简单。

（2）紧密响应生产需求形式。如果因市场生产需求紧急，要求本批物料立即到货，采购人员就应该马上与供应商进行协调，必要时还应该帮助供应商解决疑难问题，保证需求物料的准时供应。有时产品滞销，采购方经过研究决定延缓或取消本次订单物料供应，订单人员也应该立即与供应商进行沟通，确认可以承受的延缓时间，或者终止本次订单，同时应该给供应商相应的赔款。

（3）慎重处理库存控制。订单人员应密切关注库存水平，既不能让生产缺料，又要保持最低的库存水平。当然，库存问题还与采购环境的柔性有关，这方面也需要认证人员和计划人员的通力合作。

（4）控制好物料验收环节。物料到达订单规定的交货地点，对国内供应商而言，一般是指到达企业原材料库房；对境外供应商而言，一般是指到达企业的国际物流中转中心。境外交货的情况下，供应商在交货之前会将到货情况表单传真给订单人员，订单人员必须按照原先所下的订单对到货的物品、批量、单价及总金额等进行确认，并录入归档，开始办理付款手续。境外物料的付款条件可能是预付款或即期付款，一般不采用延期付款。

3.合同执行后的跟踪、监控

在按照合同规定的支付条款对供应商进行付款后仍需要进行合同跟踪。一方面，订单执行完毕的条件之一是供应商收到本次订单的货款，如果供应商未收到货款，订单人员有责任督促付款人员按照流程规定加快操作，否则会影响企业的信誉。另一方面，物料在运输或者检验过程中可能会出现一些问题，偶发性的小问题可由订单人员或者现场检验人员与供应商联系解决。

另外，合同跟踪、监控还需要进行以下补充说明：

（1）在合同跟踪、监控过程中，要注意供应商的质量、货期等变化情况。需要对认证合同的条款进行修改的，要及时提醒认证办理人员，以利于订单操作。

（2）注意把合同、各类经验数据的分类保存工作做好。现在一般采用计算机软件管理系统进行管理，将合同进展情况录入计算机，借助计算机自动处理跟踪合同。

（3）供应商的历史表现数据对订单下达及合同跟踪具有重要的参考价值，因此应当注意利用供应商的历史情况来决定对其实施的办法。

（四）采购合同纠纷的解决

所有合同，无论写得多么详细，准备得多么充分，仍很容易发生某种形式的纠纷和分歧。总的来说，合同的性质越复杂，涉及金额数目越大，将来越有可能在解释合同中的术语和条件时因意见不同而发生纠纷。因此，采购主管必须预见这些冲突发生的潜在因素，并在冲突发生前做好适当的准备。

解决合同纠纷、分歧最简单的方法就是争议双方面对面地谈判。通常，各方也要考虑与纠纷有关的其他因素，尽管这些因素不在纠纷之中。例如：如果买卖双方在合同的某些语句条款的解释和送达条件的认同上存在分歧，那么或许他们会在合同其他项目和条件（如价格）方面进行合作。

采购合同纠纷的解决可以考虑以下几种途径。(www.xing528.com)

1.诉讼

解决合同纠纷的传统方法是基于国家的法规文件，因为它提供了一个合法权限。在这个合法权限内，公平的法官能够听取案件的实际情况，作出有利于双方的判决。由于解决纠纷的不确定性、费用高和所需的时间较长，许多采购方和供应商会尽量避免诉讼过程，以其他方式处理纠纷。把纠纷带入法律系统被认为是最后一种途径，并非最佳方法。

2.仲裁

通过仲裁来帮助解决合同纠纷是近来发展最快的解决纠纷各方冲突的方法。仲裁可被用于保护纠纷各方的利益，是一种对各方来说都很合理的方法，因为它的费用不高，用时较短，还能保护隐私。

在订立和谈判购买合同时，许多采购主管会在采购订单或其他合同文件的通用条款中（包括仲裁条款），说明纠纷各方如何选择一个合适的仲裁者和纠纷的仲裁形式。确保仲裁者的观点结合纠纷双方的意见是很重要的。对潜在纠纷提前进行充分安排，能够在冲突发生时防止出现重大问题。

采购主管如果希望他们在与供应商的交易过程中占优势，就必须了解有关约束性仲裁的几点注意事项：采购方不能依据合同中仲裁的规定来行事，特别是当供应商合同中不含有这样的仲裁规定时；如果供应商的合同中含有仲裁规定，而采购方的合同不含有，且采购方并不想以此为依据时，那么供应商不能以此为依据；只有双方的合同都有仲裁规定时，仲裁才能变成一致同意且有效力的解决方式。

3.其他解决冲突的形式

随着越来越多的买卖双方采用仲裁方式，许多不同形式的解决冲突的方法也已出现。

（1）调解。当人们考虑仲裁过程时，通常想到的是在冲突双方之间进行调解，以促进和解、最终解决或折中调解。调解者的责任包括倾听双方提供的事实，以适当的文件和其他证据为裁决依据，给出判决以解决纠纷双方的合法权益。调解与仲裁的不同之处在于仲裁结果强加给纠纷方，有强制力，而在调解过程中，纠纷方可对调解人的决定保留他们的权利。

（2）“小法庭”。“小法庭”是一种举证，包括纠纷双方经理人信息交换的形式。执行者听取双方的举证，然后尝试通过与对方谈判解决纠纷。由于“小法庭”通常比谈判的其他形式更复杂，只有当纠纷很明显和非常复杂时，才会使用。这个方法的优点是它把潜在的法律冲突转化成商业决定，并促进双方今后的关系发展。

（3）防止纠纷。这是纠纷诉讼最后一个变通的解决方法，其中的关键因素是合作的商业关系，如长期的合同双方、伙伴关系的战略同盟等。当合同方一开始就同意防止纠纷，那么一个在纠纷诉讼之前的谈判、调解、仲裁的计划表或协定会在协议中进行规定和具体描述。

（五）选择合同纠纷解决方法的考虑因素

当决定用哪种方法解决纠纷时，要考虑以下几个因素：

（1）纠纷双方的关系。这是最先考虑的因素。当双方关系在发展并预计有很好的前景时，双方更愿意通过能保持良好关系的方法解决纠纷。方法的选择要根据买方偏好的结果方式进行。

（2）纠纷方的参与。纠纷方的参与对成功地通过谈判、调解、仲裁等方法解决纠纷是很重要的。只有各方积极参与，其结果才是公平、无伤害的。

（3）负责人所表现的感情程度。如果有生气和挫折等很强烈的情感，那么诉讼的整个财务、时间、精力的消耗都要比预计的高出很多。长时间的官司经历会使更多潜在的诉讼人考虑费用低、时间短的解决纠纷的替代方法。

（4）速度。这是决定是否采取诉讼、调解或仲裁等方法的重要因素。在法庭短时间内达成适当的解决办法中，时间压力会迫使纠纷各方更积极配合，更能相互理解。解决纠纷的时间与所需的费用有直接联系，一般解决方法越快，费用越低。

（5）信息。选择的方法还可能决定于达成解决办法所需的信息。各方越倾向于到法庭解决纠纷，所需信息就越真实。由于公开化，纠纷所涉及的公司可能不愿意公开他们的信息或商业秘密。另外，对纠纷各方而言，其他方法与诉讼方法相比有更多的保密性。

（六）采购合同的变更与解除

当一方要求变更或解除合同时，在新的协议达成之前，原合同仍然有效。但要求变更或解除合同的一方应采取书面形式（文书、电报等）及时通知对方，对方在接到通知后15天内（另有规定或当事人另行商定期限的除外）予以答复，逾期不答复的视为默认。

变更或解除合同的日期，以双方达成协议的日期为准，需报上级主管部门批准的，以批准的日期为准。此外，签订合同中有笔误需要修正的，需经双方协商同意后才生效。

本章练习题

1.采购谈判的含义是什么？

2.采购谈判的内容、目的、特点有哪些？

3.采购谈判的程序有哪些？

4.采购谈判的技巧有哪些？

5.采购合同的含义及特征是什么？

6.采购合同的内容有哪些？

7.采购合同签订的程序有哪些？

8.采购合同签订的形式有哪些？

9.采购合同争议与索赔的处理有哪些？

案例讨论

郑州某施工单位根据领取的某200平方米两层厂房工程项目招标文件和全套施工图纸，采用低报价策略编制了投标文件，并获得中标。该施工单位（乙方）于×年×月×日与建设单位（甲方）签订了该工程项目的固定价格施工合同，合同工期为8个月。甲方在乙方进入施工现场后，因资金紧缺，无法如期支付工程款，口头要求乙方暂停施工一个月，乙方亦口头答应。

工程按合同规定期限验收时，甲方发现工程质量有问题，要求返工。两个月后，返工完毕。结算时，甲方认为乙方迟延交付工程，应按合同约定偿付逾期违约金。乙方认为临时停工是甲方要求的，乙方为抢工期，加快施工进度才出现了质量问题，因此迟延交付的责任不在乙方。甲方则认为临时停工和不顺延工期是当时乙方答应的，乙方应履行承诺，承担违约责任。

（案例来源：问答库）

问题：该施工合同的变更形式是否妥当？此合同争议依据相关法律应如何处理？

案例解析：根据《民法典》和《建设工程施工合同（示范文本）》的有关规定，建设工程合同应当采取书面形式，合同变更亦应当采取书面形式。若在应急情况下，可采取口头形式，但事后应予以书面形式确认。否则，在合同双方对合同变更内容有争议时，往往因口头形式协议很难举证，而不得不以书面协议约定的内容为准。本案例中甲方要求临时停工，乙方亦答应，是甲、乙双方的口头协议，且事后并未以书面的形式确认，所以该合同变更形式不妥。在竣工结算时双方发生了争议，对此只能以原书面合同规定为准。

在施工期间，甲方因资金紧缺要求乙方停工一个月，此时乙方应享有索赔权。乙方虽然未按规定程序及时提出索赔，丧失了索赔权，但是根据《民法典》的规定，在民事权利的诉讼时效期内，仍享有通过诉讼要求甲方承担违约责任的权利。甲方未能及时支付工程款，应对停工承担责任，故应当赔偿乙方停工一个月的实际经济损失，工期顺延一个月。工程因质量问题返工，造成逾期交付，责任在乙方，故乙方应当支付逾期交工一个月的违约金，因质量问题引起的返工费用由乙方承担。

实训设计

采购谈判的准备及相关信息的搜集

【实训目的】

加深学生对采购谈判准备的认识，理解采购谈判过程中应从哪些方面搜集信息。

【实训组织】

把学生按照每5人一组分成若干小组，由小组负责人对成员进行谈判角色分配，制订实训计划，并带领全组成员完成实训任务。抽出两个小组，分别代表采购方与供应方，双方就生产中的某种物品展开合作，进行谈判。实训结束后，再依次对其他小组展开训练。

【实训要求】

1.小组负责人对小组成员进行合理的角色分工。

2.就谈判内容进行谈判前的相关准备工作。

3.搜集与谈判有关的信息。

4.对对方提出的相关问题进行合理分析。

【实训考核】

1.采供双方小组成员进行组内讨论，总结对采购谈判的认识和理解，上交讨论结果。

2.本次实训成绩由个人表现、团队表现、实训成果各项成绩汇总而成。