如何签订优质的采购合同？

（一）采购合同订立前的准备工作

合同依法订立后，双方必须严格执行。因此，采购人员在签订采购合同前，必须审查卖方当事人的合同资格、资信及履约能力，按法律的要求，逐条订立采购合同的各项必备条款。

1.审查卖方当事人的合同资格

为了避免和减少采购合同执行过程中的纠纷，在正式签订合同之前，采购人员首先应审查卖方当事人作为合同主体的资格。所谓合同资格，是指订立合同的当事人及其经办人，必须具有法定的订立经济合同的权利。审查卖方当事人的合同资格，目的在于确定对方是否具有合法的签约能力，这一点直接关系到所签订的合同是否具有法律效力。

（1）法人资格审查。认真审查卖方当事人是否属于经国家规定的审批程序成立的法人组织。法人是指拥有独立的必要财产，有一定的经营场所，依法成立并能独立承担民事责任的组织机构。判断一个组织是否具有法人资格，主要看其是否持有工商行政管理局颁发的营业执照。经工商登记的国有企业、集体企业、私营企业、各种经济联合体、实行独立核算的国家机关、事业单位和社会团体，都具有法人资格，都可以成为合法的签约对象。

在审查卖方法人资格时应注意：没有取得法人资格的社会组织及已被取消法人资格的企业或组织，无权签订采购合同。要特别警惕一些根本没有依法办理工商登记手续或未经批准的“公司”，它们或私刻公章、冒充法人，或假借他人名义订立合同，旨在骗取买方的贷款或定金。同时，要注意识别那些没有设备、技术、资金和组织机构的“四无”企业，它们往往在申请营业执照时弄虚作假，以假验资，以假机构骗取营业执照，虽签订供货合同并收取贷款或定金，但根本不具备供货能力。

（2）法人能力审查。审查卖方的经营活动是否超出营业执照批准的范围。超越业务范围以外的经济合同，属无效合同。法人能力审查还包括对签约的具体经办人的审查。采购合同必须由法人的代表人或法定代表人授权证明的承办人签订。法人的法定代表人就是法人的主要负责人，如厂长、经理等。他们对外代表法人签订合同。法人代表也可授权业务人员如推销员、采购员作为承办人，以法人的名义订立采购合同。承办人必须有正式授权证明书，才能对外签订采购合同。法人的代表人在签订采购合同时，应出示本人的身份证明、营业执照或副本；法人委托的经办人在签订采购合同时，应出示本人的身份证明、法人的委托书、营业执照或副本。

2.审查卖方当事人的资信和履约能力

资信，即资金和信用。审查卖方当事人的资信情况，了解当事人对采购合同的履行能力，对于在采购合同中确定权利义务条款具有非常重要的作用。

（1）资信审查。具有固定的生产经营场所、生产设备和与生产经营规模相适应的资金，特别是拥有一定比例的自有资金，是一个法人对外签订采购合同起码的物质基础。采购人员在向卖方当事人提供自己的资信情况说明的同时，要认真审查卖方的资信情况，从而建立起相互依赖的关系。

（2）履约能力审查。履约能力是指当事人除资信以外的技术和生产能力、原材料与能源供应、工艺流程、加工能力、产品质量、信誉高低等方面的综合情况。总之，就是要了解对方有没有履行采购合同所必需的人力、物力、财力和信誉保证。如果经审查发现卖方资金短缺、技术落后、加工能力不足，无履约供货能力，或信誉不佳，就不能与其签订采购合同。只有在对卖方的履约能力充分了解的基础上签订采购合同，才能有可靠的供货保障。

审查卖方的资信和履约能力的主要方法有：通过卖方的开户银行，了解其债权、债务情况和资金情况；通过卖方的主管部门，了解其生产经营情况、资产情况、技术装备情况、产品质量情况；通过卖方的其他客户，直接了解其产品质量、供货情况、维修情况；通过卖方所在地的工商行政管理部门，了解其是否具有法人资格和注册资本、经营范围、核算形式；通过有关的消费者协会和法院、仲裁机构，了解卖方的产品是否经常遭到消费者投诉，是否曾经牵涉诉讼案件。对于大批量的性能复杂、质量要求高的产品或巨额的机器设备的采购，在上述审查的基础上，还可以由采购人员、技术人员、财务人员组成考察小组，到卖方的经营加工场所实地考察，以确定卖方的资信和履约能力。采购人员在日常工作中，应当注意搜集有关企业的履约情况和有关商情，作为以后签订合同的参考依据。

（二）签订采购合同的注意事项

1.起草合同文本

当谈判双方就交易的主要条款达成一致以后，就进入合同签约阶段。一般来讲，文本由谁起草，谁就掌握主动权。因为口头上商议的东西要形成文字，还需要一个过程。有时候，仅仅是一字之差，意思就有很大区别。起草一方的主动性在于可以根据双方协商的内容，认真考虑写入合同中的每一项条款，斟酌选用对己方有利的措辞并安排条款的程序或解释有关条款。所以，在谈判中，应重视合同文本的起草，并尽量争取起草合同文本。

起草合同文本还需要做许多工作，例如，在拟订谈判计划时，计划确定的谈判要点，实际上就是合同的主要条款。起草合同文本，不仅要提出双方协商的合同条款，及己方应承担的责任和义务，而且还要全面而细致地讨论和研究所提出的条款，搞清楚在哪些条款上不能让步，在哪些条款上可以适当让步，以及让步多少等。这样，在双方就拟定合同的草稿进行实质性的谈判时，就掌握了主动权。

2.合同必须有严密的条款

谈判所涉及的数量、质量、货款支付及履行期限、地点、方式等，都必须严密、清楚，否则会造成不可估量的经济损失。合同太笼统也不利于合同的履行。例如，我国北方某企业向南方某公司购买了一批电脑，注明原机主要部件须为进口产品，而南方电脑公司提供的机器除机芯为进口产品外，其他部件均系国内组装产品。因为原合同用语“主要部件”表意含糊不确切，导致了本想购买一批进口主机的北方企业买了一批国内组装产品。

（1）签订的合同对商品的标准必须明确规定。有国家标准的，按国家标准执行；没有国家标准而有专业标准的，按照专业标准执行；没有国家、专业标准的，按企业标准执行。如果有其他方面的问题必须写明。例如，北京有一个单位与一家蔬菜公司签订的合同只有7个字：大白菜10万千克。但在运输过程中出现了许多问题，白菜损失了一大部分。在双方交涉过程中，因购货方没有明确质量标准，只能自食苦果。

签订合同时，对于双方在买卖过程中所涉及的商品的名称必须准确而规范。国家统一了名称的，用国家统一的名称；没有国家统一名称的，谈判双方应该统一名称，必要时还要留存样品。因为一物异称、异物同称的现象是很普遍的。

（2）签合同不仅要做到字斟句酌、反复推敲，而且要注意合同的条款有无重复，或者前后是否自相矛盾，以免使对方钻了空子。

（3）合同必须明确双方应承担的义务和违约的责任。在现实中，许多合同只规定了双方交易的主要条款，却忽略了双方各自应尽的责任，尤其是违约应承担的责任，这样自然削弱了合同的约束力。另外，有些合同条款虽然规定了双方各自的责任、义务，却写得十分含糊、笼统，这样，即使一方违约，另一方也无法追究违约者的责任。

权利和义务是密切相关的，在合同中规定双方承担的义务和违约的责任，也是对签订合同双方的权利的保障。否则，一方违约，另一方就可能遭受重大损失。如果当事人一方不履行合同中规定的义务，或者履行的合同义务不符合约定，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。当事人一方明确表示，或以自己的行为表明不履行合同义务的，对方可以在履行期限届满之前要求其承担违约责任。若对违约责任没有约定或约定不明确，通过双方协议仍不能明确的，受损害方根据违约及损失的大小，可以合理选择要求对方承担保修、更换、重做、退货、减少价款或报酬等违约责任。当事人一方履行义务不合格的，在继续履行或采取补救措施后，对方仍有其他损失的应当赔偿损失。由于当事人一方不履行或履行合同义务不符合约定而造成的损失，损失赔偿额应包括因违约所造成的损失，以及合同履行后可以获得的利益。

（三）合同不明确的处理

合同是当事人双方协商一致的结果，理想的合同应该条款明确、具体，以便于履行。但在现实中，一方面口头合同大量存在；另一方面有些书面合同由于种种原因致使某些条款没有约定或约定不明确，给合同的履行造成了很大的不便，也引发了不少纠纷。

《民法典》第五百一十条明确规定，合同生效后，当事人就质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明确的，可以协议补充；不能达成补充协议的，按照合同相关条款或者交易习惯确定。用《民法典》中第五百一十条的办法在实践中可能会有一定随意性，如果依此不能明确有关条款的含义，可用《民法典》第五百一十一条来解决。第五百一十一条是针对常见的对质量、价款、履行地点、履行方式等的约定欠缺或不明确所提供的一个法定硬标准，是确定当事人义务的法定依据。这一条款有以下规定：

（1）质量要求不明确的，按照强制性国家标准履行；没有强制性国家标准的，按照推荐性国家标准履行；没有推荐性国家标准的，按照行业标准履行；没有国家标准、行业标准的，按照通常标准或者符合合同目的的特定标准履行。

（2）价款或者报酬不明确的，按照订立合同时履行地的市场价格履行；依法应当执行政府定价或者政府指导价的，依照规定履行。

（3）履行地点不明确，给付货币的，在接受货币一方所在地履行；交付不动产的，在不动产所在地履行；其他标的，在履行义务一方所在地履行。

（4）履行期限不明确的，债务人可以随时履行，债权人也可以随时请求履行，但是应当给对方必要的准备时间。

（5）履行方式不明确的，按照有利于实现合同目的的方式履行。

（6）履行费用的负担不明确的，由履行义务一方负担；因债权人原因增加的履行费用，由债权人负担。(www.xing528.com)

（四）合同生效期

在双方订立合同时，经常看到这样的条款：本合同自签订之日起生效。这类合同只要双方当事人订立就立即生效。然而，在经济交往中，还有许多合同并非一订立就立即生效。

合同成立、合同生效是两个不同的概念。合同成立是双方对合同条款经过协商达成一致；而合同生效是指已经依法成立的合同在当事人之间产生一定的法律约束力。订立合同后合同何时生效，对于当事人主张权利、履行义务至关重要。因为只有合同生效后才能产生一系列的法律效力：一是双方当事人享有合同约定权利的同时，必须全面履行合同约定的义务，任何一方不得擅自变更和解除合同；二是一旦当事人一方不履行合同义务，违反合同约定，就要承担相应的法律责任；三是合同条款成为处理合同纠纷的重要依据。

《民法典》对合同的生效时间做了具体、明确的规定，概括起来可分为三类。一是依法成立的合同，自成立时生效，也就是合同成立的时间就是合同生效的时间。二是法律、行政法规的特别规定。法律、行政法规规定应当办理批准登记等手续生效的，依照其规定。例如《中华人民共和国房地产管理法》规定，房地产转让、抵押，当事人应当办理权属登记，自办理登记手续后，转让、抵押合同才能生效。三是当事人的特别约定。当事人对合同的效力可以约定附加条件，附加生效条件的合同，自条件成立时生效。即双方当事人可以约定某一条件，只有具备了此条件，该合同才发生法律效力。例如，在房屋赠予合同中，房屋赠予人与被赠予人约定，当被赠予人结婚时将房屋赠予他。那么“被赠予人结婚”就是此房屋赠予合同生效的条件。当具备了这一条件时，该赠予合同才生效。四是当事人对合同的效力可以约定生效期限。附生效期限的合同，自期限到期时生效。在人寿保险合同中，双方约定在缴费满了3个月后，合同生效。3个月缴费期满，即为期限到期，合同开始生效。

另外，合同的效力是指合同所具有的法律约束力。一般而言，凡是依法成立的合同都是有效的合同。不过，有些合同虽然成立了，但由于合同当事人双方不具有相应的民事权利和民事行为能力，或合同内容违反法律、行政法规有关规定，或者损害社会公共利益等，不能发生法律效力。这些合同有无效合同、可撤销的合同和效力待定的合同。

所谓效力待定的合同，就是合同的效力需要由第三方来确定的合同。这类合同已经成立，但由于它不完全具备合同生效的条件，因而其效力尚处于不确定的状态，须经第三方的同意才能确定是否有效。效力待定的合同不同于无效合同，无效合同是自始就不发生法律效力的合同，而效力待定的合同是一种效力不确定的合同，它可能有效，也可能无效，有效、无效都取决于第三方是否追认。

根据《民法典》的规定，有下面三种合同属于效力待定的合同。

第一种是限制民事行为能力的人订立的合同。限制民事行为能力的人由于还不具备完全的缔约能力，所以其民事活动一般须经法定代理人的同意或追认。如一个12岁的小学生将家里价值1 000元的相机拿到一家玩具店换回一套价值400元的变形金刚玩具，那么这个以物换物的交易是否有效呢？这就取决于孩子的法定代表人家长的态度。如果孩子的家长认可，那么这就是一个有效合同；如果家长认为这样交换吃亏了，这个合同就是无效合同。当然，限制行为能力的人如果订立的是纯获得利益的或与其年龄、智力、健康状况相适应的合同，如孩子们之间相互送礼物等，就不必经法定代理人追认便直接有效。

第二种是《民法典》规定的没有代理权、超越代理权或代理权终止后仍以被代理人名义订立的合同，这些合同是否有效，取决于代理人是否追认。这也是一种效力待定合同。

第三种效力待定的合同是无处分权人处分他人财产，经权利人追认的，该合同有效。从常理上讲，自己的财产未经许可，就被他人处理掉了，肯定是无效的，但考虑到现实情况，《民法典》也将此类合同划为效力待定之列，实际上是赋予权利人更多的选择。如果权利人认可，该合同就是有效的；如果不认可，合同就无效。

在订立合同时，要充分考虑所订合同是否属于法律和行政法规的特别规定和是否需要特别约定，然后根据合同的性质、特点，结合具体情况，选择最能保障合同目标实现的生效时间和生效期限，切实保障交易安全和自身合法权益。

（五）合同履行的原则

履行经济谈判协议，要求当事人必须全面履行合同规定的义务。要实现这一点，必须贯彻实际履行原则和适当履行原则。两者缺一不可。

1.实际履行原则

所谓实际履行，就是要严格按照协议规定的标的履行，协议怎么规定，就怎么履行，不能任意用其他标准来代替，也不能用支付违约金或赔偿金的办法来代替合同原定的标的履行。

如果供方未能履行协议，供方必须按合同规定承担全部责任，并向需方支付违约金和赔偿金。但此时，协议并没有中止，违约方仍然要执行实际履行的义务。所以，原则上，罚款不能代替标的履行。除非不具备实际履行的情况，才允许不实际履行，这些情况包括：①以特定物为标的的协议，当特定物灭失时，实际履行协议的标的已不存在；②由于债务人延迟履行标的，标的交付对债权人已失去实际意义，如供方到期不交付原材料，需方为免于待料停工，设法从其他地方取得原材料；此时，如再供货，对需方已无实际意义；③法律或协议本身明确规定不履行协议，只负赔偿责任，如货物运输原则一般均规定货物在运输过程中丢失时，只由承运方承担赔偿损失的责任，不要求做实际履行。

2.适当履行原则

所谓适当履行原则，就是要求协议的当事人，不仅要严格按协议的标的履行协议，而且对协议的其他条款，如质量、数量、期限、地点、付款等都要以适当的方式全面履行。凡属适当履行的内容，如果双方事先在协议中规定得不明确，一般可按常规做法来执行，但这是在不得已情况下采用的。严格来讲，适当履行原则本身就要求当事人在订立协议时，尽量做到具体明确，以便双方遵照执行。

实际上，贯彻实际履行原则和适当履行原则，就是要求双方当事人必须严格按照协议的条款去履行。

（六）合同担保

合同的担保是保证协议切实履行的一种法律关系。担保是指在谈判时，一方或双方请保证人以其他的方式来保证其切实履行协议的一种形式。担保是由国家法律规定的或由双方当事人协商确定的。合同的担保主要有以下几种形式。

1.保证

保证是保证人担保被保证人履行合同，当被保证人不履行合同或不完全履行合同时，由保证人连带承担赔偿损失的责任。保证的作用：一是监督被保证人认真履行合同；二是在被保证人不履行合同时，由保证人连带承担赔偿损失的责任。被保证人不履行合同或不完全履行合同时，另一方当事人有权请求保证人连带承担赔偿损失的责任；同时，有权请求被保证人继续按约履行合同。所谓连带承担赔偿损失的责任，即保证人和被保证人都负有承担赔偿另一方当事人经济损失的责任。保证人赔偿被保证人违约造成另一方当事人的经济损失后，有权向被保证人请求偿还所赔偿的损失。

2.定金

定金是签订合同的一方当事人为证明合同的成立和保证合同的完全履行，要在标的价款或酬金的数额（一般不超过20%）内，预先给付对方当事人一定数额的货币。定金的作用有两点：一是证明合同的成立，一方当事人在签订合同时，担心对方当事人悔约而给付定金，对方当事人接受定金就是经济合同成立的法律依据；二是作为一种担保形式，它是在没有第三人参加的情况下，双方当事人为了保证合同的切实履行而协商约定的法律关系。因此，如果接受定金一方不履行合同，应当双倍返还定金；如果给付定金的一方不履行合同，则无权请求返还定金。所以，定金既有担保作用，又可以补偿不履行合同所造成的经济损失。

3.质押

质押是指担保债权的履行，债务人或第三人将其动产或权利移交债权人占有，当债务人不履行债务时，债权人有就其占有的财产优先受偿的权利。

4.留置

留置也是协议担保的一种扣留措施。这种担保形式常常用于原料加工、保管和工程项目的合同关系。如加工承揽合同中，委托方把一定的原料交给承揽方加工，如果委托方不按约定期限领取委托物，承揽方有权留置其委托物；如果委托方超过领取期限仍不领取，承揽方有权将委托物变卖，所得价款在扣除报酬、保管费用之后，用委托方的名义存入银行。承揽方的这种权利，叫作留置权。

5.抵押

抵押也属于一种担保形式，是指协议当事人一方或第三人为履行协议向对方提供的财产保证。提供抵押的一方当事人或者第三人称抵押人，接受抵押财产的当事人称抵押权人。抵押人不履行协议，接受抵押人有权依法变卖抵押物，从所得价款中优先得到清偿。但是，不能把国家法律、法规禁止流通和禁止强制执行的财产进行抵押。