采购谈判前的重要准备工作

采购谈判准备是谈判成功的基础，准备工作在很大程度上决定着谈判的进程及结果。有经验的谈判者都十分重视谈判前的准备工作。一些规模较大的重要谈判，往往提前几个月甚至更长的时间就开始着手进行精心的准备。

总体上说，前期的准备工作主要从谈判有关资料的搜集、谈判方案的制定、谈判队伍的组选等方面展开。

（一）采购谈判资料的搜集

要分析自己和对手的优劣势，需要搜集信息。如果买方和卖方原先有过采购合同的谈判，这个过程就不那么困难。在这种情况下，买方可能已经对许多重要问题有了答案，比如双方会发生什么、谈判的人员情况如何、对供应商来说重要的问题是什么、意见不同的领域有哪些、谈判规则里有没有想要改进的地方等。采购谈判资料的搜集包括以下内容。

1.需求信息的搜集

（1）采购需求分析。采购需求分析就是要在采购谈判之前弄清楚企业需要什么、需要多少、什么时候到货，最好能够列出企业物料需求分析清单。

（2）了解企业在市场竞争中的地位和发展规划。企业在市场竞争中的地位和发展规划是采购谈判中不可缺少的筹码。

（3）正确理解上级的谈判授权。正确理解上级领导授权，利用授权同供应商展开谈判，必要时利用权力限制方式，取得谈判的主动权。

（4）资源市场调查。在分析采购需求之后，就要对资源市场进行一番调查，获得市场上有关物资的供给、需求等信息资料，为采购谈判的下一步决策提供依据。目标市场调查通常包括以下内容：

第一，原材料供应、需求情况。企业通过对所需原材料在市场上的总体供应状况的调查分析，可以了解该原材料目前在市场上的供应情况。买方应根据市场供求关系变化，制定不同的采购谈判方案和方式。例如，当该原材料在市场上供大于求时，买方采购谈判筹码就多，议价能力就强。

第二，原材料供求情况。作为采购方，在调查原材料市场供求情况时要了解的信息包括该类原材料各种型号在过去几年的供求及价格波动情况，该类原材料的需求程度及潜在的供应渠道，其他购买者对此类新老原材料的评价及对价格走势的预期等，使自己保持清醒的头脑，在谈判桌上灵活掌握价格谈判的主动权。

2.对方情报搜集

（1）资信情况。调查供应商的资信情况，包括以下两个方面：

第一，要调查对方是否具有签订合同的合法资格。在对对方的合法资格进行调查时，可以要求对方提供有关的证明文件，如成立地注册证明、法人资格等，也可以通过其他的途径进行了解和验证。

第二，要调查对方的资本、信用和履约能力。对对方的资产、信用和履约能力的调查，资料可以是公共会计组织对该企业的年度审计报告，也可以是银行、资信征询机构出具的证明文件或其他渠道提供的资料。

（2）对方的谈判作风和特点。谈判作风实质是谈判者在多次谈判中表现出来的一贯风格。了解谈判对手的谈判作风，可对预测谈判的发展趋势和对方可能采取的方式，以及制定己方的谈判方式提供重要的依据。

3.资料的整理与分析

在通过各种渠道搜集到以上有关信息资料以后，还必须对它们进行整理和分析。这里主要做两个方面的工作：

（1）鉴别资料的真实性和可靠性，即去伪存真。在实际工作中，由于各种各样的原因和限制因素，在搜集到的资料中往往存在着某些资料比较片面、不完全，有的甚至是虚假的、伪造的资料，因而必须对这些资料做进一步的整理和筛选。

（2）鉴别资料的相关性和有用性，即去粗取精。在资料具备真实性和可靠性的基础上，结合谈判项目的具体内容与实际情况，分析各种因素与该谈判项目的关系，并根据它们对谈判的相关性、重要性和影响程度进行比较分析，并依此制定出具体的切实可行的谈判方案与对策。

（二）谈判方案的制定

商务谈判是销售过程中最重要的环节，在谈判沟通中，要用到一些最基本的谈判技巧。但在谈判前，制定商务谈判方案也是必不可少的。商务谈判方案是指企业最高决策层或上级领导就本次谈判的内容所拟定的谈判主体目标、准则、具体要求和规定。谈判方案可根据谈判的规模、重要程度而定，内容可多可少、可简可繁，可以是书面形式，也可以是口头交代。

商务谈判方案具体包括：明确主要或基本交易条件的可接受范围，以及保证标准和理想标准；规定谈判期限；明确谈判人员的分工及职责；规定联络通信方式及汇报制度。

（三）谈判队伍的组选

通常，为了实现某个目标，需要建设一支精干、高效的队伍。所以，在面对一个重要谈判时，首先建立起一支能力强、相互团结与合作的谈判队伍是非常重要的。

1.谈判队伍的规模

谈判队伍的规模与谈判的重要性和复杂程度密切相关。一般而言，谈判越复杂，难度越大，参与谈判的人就越多；而谈判如果是例行性的、简单的，参与人员就可以很少。另外，谈判人员的规模还和组织的谈判成本及谈判对手的参谈规模有关系。

谈判队伍规模的大小有其明显的优缺点。一个人参与的谈判责任明确，反应迅速，且只在授权范围内做主，谈判效果全看参与谈判双方的个人能力和对决情况。但是它的缺点也很明显，一个人不可能对所有领域都有很好的了解，知识和能力上的缺漏将成为不可忽视的隐患；另外，把谈判的成果寄托在一个人的身上的风险也大。(www.xing528.com)

多人谈判的优缺点也是非常明显的，其优点主要表现在以下几个方面：

（1）知识结构宽。单人谈判里，每个人不可能非常明白地了解很多知识。但是在组选有一定规模的谈判队伍时，完全可以考虑到人员的知识结构。

（2）可以集思广益。由于受个人经验、能力的限制，甚至思维方式的定式，考虑问题难免会有死角和不周全的地方。但是在团队中，队员在一起相互提示、提醒，可能会更好地规避疏漏，把问题想得更全面、充分一些。

（3）相互监督。单人谈判中的监督是很难实现的环节，但是在团队谈判中，相互之间可以实现控制、监督，以确保谈判被界定在组织利益之下。

多人谈判也有其明显的缺点。由于参与谈判的每个人有不同的思维和观点，所以他们之间的相互协调、合作是比较复杂的，当然也是非常重要的。必须要确保团队成员“心往一处想，劲往一处使”，才能获得“1+1＞2”的效果。如果不能处理好这个问题，那么多人谈判的结果可能就是“1+1＜2”，也就丧失了团队存在的基本意义。

团队到底应有多少人比较合适，目前没有标准，需要根据实际情况来决定。但是有四个字是经常提到的，即必需、够用。谈判要以切实能完成任务为目标，以实际谈判的需要为标准。

在实际谈判时，团队成员也不是都要上谈判桌，能真正去谈的人很少，大部分人都在幕后，有的时候，甚至是团队的核心人物都在幕后操控，关键在于桌上的人和幕后的人怎么衔接、怎样配合。

2.商务谈判人员的配备

如果是一个谈判小组参与谈判，那么这个谈判小组的成员应该具备技术方面的知识；有关交易产品价格、成本、市场需求等商业方面的知识；有关商品交易的细节、运输、仓储、保险、付费及其他支付条件的外贸知识；关于合同设定的法律方面的知识；翻译方面的能力；对局势掌控及在授权范围内进行决策的能力。

实际上，知识和能力是成为谈判小组成员的前提，在具体选拔过程中考虑的相关考核指标也是非常复杂的，包括对个人品德等多方面的要求。

总体而言，谈判小组主要由以下人员构成：

（1）首席代表。他的主要任务是领导谈判小组的工作，对谈判的进程和结果进行控制。他应该具有整体把握谈判的能力，较强的协调、指挥能力，以及审时度势、随机应变、当机立断的能力。

（2）专业人员。这些人主要负责对谈判标的物的分析。谈判是产品购进、销售，还是投资、合资建立新的组织，抑或是进行人力资源的输出、输入，这些都需要专业人员在谈判之前和谈判过程中对双方的专业性谈判条件进行把握、分析，并向首席代表进行汇报，以保证在专业上我方的谈判目标能够实现。有了专业人员，就会在最大限度上避免供应方在提供产品时，以次充好、以假乱真，从而保障采购方利益不受损害。

（3）经济人员。经济人员又称为商务人员，他们负责权衡谈判中的利益得失，考虑在目前的条件下买卖合不合算。这类人员对谈判过程和产品都应该非常熟悉，他们要敏锐地觉察到对方所提出的每一个微小的条件变化所带来的利益增长或损失，并且及时告知首席代表。

（4）法律人员。这些人是把关的人，他们要分析谈判过程和谈判结果在法律上的可行性和严密性。谈判过程中，尤其是谈判最后形成的合同文本中的每一句话、每一个字的差别都会带来不一样的结果。所以一定要确保谈判的合法性及严密性，确保企业不会因为疏忽而受到损失。

（5）翻译人员。有很多人都懂外语，尤其是英语，为什么在小组中还要配备翻译人员呢？这就需要看看翻译在谈判中的作用。首先，在谈判过程中，由于谈判双方习惯性地使用母语，这样会阻碍双方的沟通，有了翻译人员，就可以很好地理解对方表达的意思；其次，谈判中有翻译环节，可以为谈判人员留下足够的思考时间，降低出错的概率；最后，当翻译人员在翻译的时候，其他人员可以很好地观察对方的反应，注意对方的细节，以便更好地回应。

3.合格谈判小组的标准

谈判小组要达到以下标准才算得上一个合格的团队：

（1）知识互补。谈判小组成员在知识上和能力上要能够互相补充，解决问题，这是最根本的判断要求。

（2）性格协调。每个人都有自己的性格，有的人活泼，有的人沉闷；有的人稳重，有的人急躁；有的人粗枝大叶，有的人谨慎小心。在组建谈判团队时，就应该考虑到这些成员在性格上的互补，让他们发挥各自的特长。

（3）分工与合作。每一个团队都由多人组成，大家的团结互助是非常重要的，即要有团队精神。另外，每个人各司其职，在自己工作范围内的事，就要把它做好；不在自己工作范围内的事，但在首席代表或其他领导的布置下，也要尽力完成；在没有得到明确的指令时，尽量不要越俎代庖。

4.选定谈判人员

在选定谈判人员时，应坚持下列原则：

（1）选用可靠的谈判人员。要选用对组织忠诚的人，为企业利益着想的人。当然，这些人也要会为人处世，要让对方觉得他是务实、诚实的人，这样才有合作的空间。切忌选用那些喜欢中饱私囊、以权谋私的人。

（2）选用具有独立工作经验又有合作精神的人。谈判过程有时需要集体的努力，有时则又需单兵作战，所以，选择的谈判人员既要有合作的能力，又要有孤军作战的胆量。

（3）选用具有相当智力和谈判水平的人。聪明、敏锐是谈判人员应具备的非常重要的特质，能够于细微处察大局，观一叶而知天下秋。这些人应该具有良好的仪容仪表、举止风范，具有很强的逻辑推断能力和语言表达能力。

以上各阶段的充分准备，可以为谈判的正式开始奠定一个好的基础。