企业采购认证的关键环节

采购计划程序是整个采购运作的第一步，应根据市场需求、企业生产能力和所需的采购量来确定。完整的采购计划包括采购认证计划和采购订单计划。这两部分必须综合平衡，才能保证物料的采购成功。

采购认证是企业采购人员对采购环境进行考察并建立采购环境的过程。

（一）准备认证计划

1.熟悉认证的物资项目

采购人员在拟订采购计划和与供应商接触之前，要熟悉认证的物料项目。要熟悉认证的物料项目如图3-3所示。

图3-3　要熟悉认证的物料项目

采购人员在弄清采购项目属于哪个专业范围之后，就应尽快熟悉该领域专业知识，这样才能做到在进行认证工作时得心应手。

2.熟悉采购批量需求

要想制订较为准确的认证计划，要做到以下两点。

（1）必须熟知物料需求计划。物料需求计划确定了采购的规模、范围和时间。

（2）熟悉采购环境。目前物料采购环境有两种：一是在目前采购环境中可以找到的货源供应；另一种是新货源，这种新货源是原来的采购环境无法提供的，需要寻找新的供应商，或者与供应商一起研究新货源提供或生产的可行性。

3.掌握余量需求

随着市场需求的增加，旧的采购环境容量不足以支持货源需求；或者随着采购环境呈下降趋势，该货源的采购环境容量在缩小，满足不了需求。以上两种情况产生余量需求，从而要求对采购环境进行扩容，这就要求采购人员在市场调查的基础上选择新的采购环境。采购环境容量的信息可以由认证人员和订单人员提供。

4.准备认证环境资料

采购环境的内容包括认证过程和订单。认证过程是供应商样件及小批量试制过程，需要有强大的技术力量支持，有时需要与供应商一起开发；订单过程是供应商的规模化生产过程，突出表现是自动化机器流水作业及稳定的生产，技术工艺已经固化在生产流程中，所以它的技术支持难度较前者小。

5.制订认证计划说明书

制订认证计划说明书就是准备好认证计划所需要的资料，主要内容包括物料名称、需求数量、认证周期等，并附有需求计划、余量需求。

（二）评估认证需求

1.分析需求

进行物料开发批量需求的分析，不仅要分析数量上的需求，而且要掌握物料的技术特征等信息。物料批量需求是各种各样的，计划人员应对开发物料需求进行详细分析，必要时与开发人员、认证人员一起研究开发物料的技术特征，按照已有的采购环境及认证计划经验进行分类。

2.分析余量需求

余量认证的产生来源有两种：一种是市场销售量的扩大，另一种是采购环境订单容量的萎缩。这两种情况都导致了目前采购环境的订单容量难以满足用户的需求，因此需要增加采购环境容量。对于因市场需求原因造成的需求余量，可以通过市场需求计划得以了解各种货源的需求量及时间；对于因供应商萎缩原因造成的需求余量，可以通过分析现实采购环境的总体订单容量与原定容量之间的差别得到。将两种情况的余量相加即可得到总需求余量。

3.确定认证需求

根据开发需求及余量需求的分析结果，确定认证需求。认证需求是指通过认证手段，获得具有一定订单容量的采购环境。

（三）计算订单容量

1.分析项目认证资料(www.xing528.com)

分析项目认证资料是计划人员的一项重要事务，不同的认证项目，其过程及周期也是千差万别的。机械、电子、软件、设备、生活日用品等物料项目，它们的加工过程各种各样，非常复杂。作为从事某行业的实体来说，需要认证的物料项目可能是上千种物料中的某几种，熟练分析几种物料的认证资料是可能的，但是对于规模比较大的企业，分析上千种甚至上万种物料，难度则要大得多。

2.计算总体认证容量

在采购环境中，供应商订单容量与认证容量是两个不同的概念，有时可以互相借用，但绝不是等同的。一般在认证供应商时，要求供应商提供一定的资源用于支持认证操作，或者一些供应商只做认证项目。总之，在供应商认证合同中，应说明认证容量与订单容量的比例，防止供应商只做批量订单，而不愿意做样件认证。计算采购环境的总体认证容量的方法是把采购环境中所有供应商的认证容量叠加，但对有些供应商的认证容量需要加上适当的系数。

3.计算承接认证量

供应商的承接认证量等于当前供应商正在履行认证的合同量。一般认为认证容量的计算是一个相当复杂的过程，各种各样的物料项目的认证周期也是不一样的，一般要求计算某一时间段的承接认证量。最恰当、最及时的处理方法是借助电子信息系统，模拟显示供应商已承接的认证量，以便认证计划决策使用。

4.确定剩余订单容量

将某一物料所有供应商群体的剩余认证容量进行汇总，即可得到该物料的剩余认证容量。其公式为：

物料的剩余认证容量=物料供应商群体总认证量-承接认证量

例如，某电视机厂去年生产的某型号电视机销量达到10万台，根据市场反应状况，预计今年的销量会比去年增长30%。为生产10万台电视，公司需采购某种零件40万件。公司供应此种零件的供应商主要有两家，A的年产能力是50万件，已有25万件的订单；B的年产能力是40万件，已有20万件的订单。求出认证过程。

第一步：分析认证需求。

今年销售预测：10×（1+30%）=13（万台）。

该种零件的需求量：13÷10×40=52（万件）。

第二步：计算认证容量。

A与B的供应量是：（50-25）+（40-20）=45（万件）。

还需要的供应量是：52-45=7（万件）。

所以，公司再采购7万件才能满足需求。

（四）制订认证计划

1.对比需求与容量

认证需求与供应商对应认证容量之间一般都会存在差异。如果需求小于容量，则无须进行综合平衡，直接按照认证需求制订认证计划；如果供应商容量小于认证需求量，则需进行认证综合平衡。对于剩余认证需求需要制订采购环境之外的认证计划。

2.综合平衡

从全局出发，综合考虑市场、消费者需求、认证容量、商品生命周期等因素，判断认证需求的可行性，通过调节认证计划来尽可能地满足认证需求，并计算认证容量不能满足的剩余认证需求。

3.确定余量认证计划

对于采购环境不能满足的剩余认证需求，应提交采购认证人员分析并提出对策，与之一起确认采购环境之外的供应商认证计划。

4.制订认证计划

认证物料数量及开始认证时间的确定公式为：

认证物料数量=开发样件需求数量+检验测试需求数量+样品数量+机动数量开始认证时间=要求认证结束时间-认证周期-缓冲时间