如何提高采购人员的素质？

采购工作作为企业生产经营管理过程中的一个基本环节，过去一直是“幕后英雄”。而随着国际、国内贸易的发展，现代企业逐步认识和理解到采购在生产和销售中的重要价值。国际化的贸易需要实现从供应商、厂家、分销商到最终用户之间的物流、信息流和资金流的一体化管理，因此，建立新型供需关系和采购经营模式成为企业运营的关键点之一。新商机带来新挑战，采购人员逐渐要从幕后走向前台。那么要成为一个合格的采购人员，需要哪些必备的素质呢？

1.操守廉洁和对企业的忠诚

一个人做事的“态度”决定了他日后成就的“高度”。忠诚不仅是一种品德，更是一种能力，而且是其他所有能力的统率与核心。缺乏忠诚，其他的能力就失去了“用武之地”。忠诚是一种态度，与公司共命运。唯利是图、得过且过的做事态度，只能尝到一些小甜头；而脚踏实地、用心用情去做事，也许看似累了些，但往往会有意想不到的惊喜。可以说，拥有忠诚，就会拥有做事的动力，工作效率就会得到更大的提升，企业和个人都会从中受益。

现在大多数优秀企业都把忠诚作为识人、用人的首要标准，然后才是个人的能力和素质。所有公司无一例外地希望吸纳忠诚的职员，因为忠诚不仅仅是对道德的评判，而是对一个员工职业水准的衡量。没有任何一个组织愿意使用一个缺乏忠诚的人，只有忠诚的人，才有资格成为优秀团队中的一员。如果每个员工都能做到忠诚，在本职岗位上恪尽职守，领导在与不在都一样尽职尽责地做好每一项工作，这无疑是企业最大的福祉，也是员工走向职业生涯成功彼岸的起点。因此，无论在哪个岗位，肩负什么职务，都必须履行自己的职责，用忠诚书写成长的历史。当然，在采购环节，对企业的忠诚更加重要。面对各种供货商，有些供货商总会想方设法以金钱或其他方式来诱惑采购人员，以达其销售目的，采购人员若无法把持，可能不自觉地掉入供货商的陷阱而不能自拔，进而任由供货商摆布。

在采购人员所有的必备素质中，很高的道德素养是排在第一位的。在行业中做得顶尖的采购经理大多具备很高的道德素养及严谨的工作态度，例如：保持对企业的忠诚；不带个人偏见，在考虑全部因素的基础上，从提供最佳价值的供应商处采购；坚持以诚信作为工作和行为的基础；规避一切可能危害商业交易的供应商，以及其他与自己有生意来往的对象；拒绝接受供应商的赠礼；不断努力提高自己在方式方法、材料和影响采购工作的作业流程上的知识；在交易中采用和坚持良好的商业准则等。随着采购工作在企业战略中的地位越来越高，忠诚是成功的采购经理的第一种必备素质。

2.基于供应链管理的采购全局观及国际化视野

实践证明，采购人员要在执行采购中最大限度地节约成本，不仅要考虑价格因素，还要了解供应链各个环节的操作，明确采购在各个环节中的特点、作用及意义。随着经济的发展和国际贸易的日渐频繁，现代企业的采购模式也在迅速向多元化方向发展，目前最明显的趋势就是全球化采购与本土化采购相结合。与此同时，企业对采购从业者的要求也开始提高。企业要避免大量的库存积压，减少库存占压资金，这就要求其采购流程科学化，保证采购体系的有序运作。另外，采购人员除了全面负责公司采购部门的日常管理与运作，对采购的管理也从商品扩大到外部资源及供应商的管理范围，要对供应链各个环节的采购工作予以合理安排和实施。建立在这种工作状况基础上，采购人员基于供应链的沟通协调能力十分重要。企业对所需人才的要求一般都要提及沟通协调能力，这与中国大企业日渐树立的供应链管理制胜观有很大关系。采购人员必须努力通过各种管道及方式了解市场需要及趋势，而非坐井观天；毕竟市场的变量太多，采购人员应尽量利用一切资源，掌握它们，做好知己知彼，则必能百战百胜。现在的采购已经是多元化、跨国家、跨地区的采购，随时关注供应链领域所发生的事件，如原材料价格波动、气候波动等，能够及时地做好预警及防范措施，并且还要了解国际上的最新技术及产品。通过对人才市场走势的分析，可以看出，目前最缺的是具有国际视野的管理人才，世界500强在中国投资的企业大多也列出了这类需求。

3.通过各种采购技巧获得低成本及总成本优先原则

一次优秀的采购并不是只强调物品的成本，比如花0.5元买的笔用两天就坏，不如花5元买一支可以用上好几个月的笔。采购人员最主要的是要关注采购行为的总成本，而不是某个商品的价格。看似简单的道理实施起来却并不容易。要买到真正物美价廉还适合的商品，除了要求采购经理有较高的谈判水平，对于其眼光、对商品成本构成的了解及采购策略都提出了不低的要求。现在，许多大企业都打造了强大的采购部门和完善的采购制度，目的就是把采购部门也打造成一个利润点。可以尝试这样做：①把开发新供应商当成自己每年的常规工作，每次招标都要求有新面孔出现，主要商品、材料的供货商至少有3家，而且每年应至少再发展一家。这样做就是为了营造供应商之间的竞争局面，保证供货质量和降低成本。②可以让采购人员掌握一些供货商的成本信息，洽谈时有助于压低供货商的利润率。只有了解了供货商的成本构成才能放大自身利润，这是谈判时的主要武器。③招标采购。招标比价以后，采购员可以初步定价，由价格审计专家审计通过，招标比价使成本控制有章可循。目前，采购中比较流行的一种做法是要求投标方在投标书上列出单项成本，而不只是一个总价，以方便他们看出其中的水分。

4.团结合作

表面上看，采购工作似乎是单独作业，但其实采购人员不可能脱离公司的整体而单独作业，必须与同事和谐共处，彼此合作，互相支持，只有这样，采购工作才可无往不利。采购人员应去除本位主义或独善其身的意识，凡事应以公司大局为重，待人处世，尤须注重团队的合作，并以公司的利益为前提。团结产生力量，这是很容易懂的，公司应发挥整体力量，与竞争对手在市场上一争长短。覆巢之下无完卵，公司每一位员工都应有此忧患意识。

有一则寓言以地狱和天堂的比喻来说明了协作的重要性。有人和上帝谈论天堂和地狱的问题，上帝决定分别带他到这两个地方看看。他们先去看地狱。这是一个房间，屋里有一群人围着一大锅肉汤，每个人看起来都营养不良，饥饿又绝望。他们每个人都有一只可以够到锅子的汤匙，但汤匙的柄足足有两米长，自己没法把汤送到嘴边来。上帝接着让这个人去看了天堂，一样的房间，同样的一锅汤，一样的长柄汤匙，也有一群人，可是他们看起来精神焕发，大家都在快乐地唱着歌。“为什么会这样？”这个人不解地问。上帝微笑着回答：“其实很简单，天堂里的人会用自己的汤匙喂给别人，而地狱里的人不会这样做。”相互协作是衡量团队精神的重要指标之一，也是在供应链制胜时代企业立足市场、争取优势地位的不二法门。

5.创新求进

现代企业需要采购人员能有创新（非标新立异）的思考力，力求突破现状，随时以新点子或创意来改善个人的工作方法与效率，同时在商品组合方面也力求创新，如此才可确保成功。

6.适应性强

采购是个机动性很高的职位，对市场及供货商信息均须随时掌握，开发新的商品或供货商也是采购的重要职责之一，所以会经常东奔西走。采购人员必须要有很强的适应性，能够适应不同的环境、地区或国家，一直坐在办公室是不可能把工作做好的。采购人员对其所负责的利润预算负全责，其压力可想而知。这是一项劳心劳力的工作，劳心指竭尽脑力把工作做好，劳力指辗转各地的体力负荷。要做好采购工作，须事先有此心理准备。此外，还应具备以下能力和素养：

（1）语言能力。要求采购人员言语清晰、谈吐自如、条理分明、言简意赅。

（2）沟通能力。这也是团队协作的范畴，即与各种不同人的沟通能力，使其认知、认可并完全接受此项业务。采购部门的工作离不开与生产部门、技术部门、财务部门、销售部门等的协调与沟通，作为一名采购员，如果缺少沟通合作意识，那采购工作将无法顺利进行，并且会影响到整个公司的良好运转。

（3）理解能力。采购人员能迅速学习技术、精通业务、融会贯通、灵活运用。

（4）敬业精神。采购人员必须积极向上、乐观进取、勇于探索、不断增强自己接受新生事物的能力。

（5）良好的心态。采购人员要对公司充满信心，对自己的能力充满信心。没有坚定的意念、不够积极的人，即使拥有很高的学历，或是头脑很灵活，还是不能创造很好的业绩。采购人员要全心全意地投入工作，以积极的态度、强烈的责任感和百分之百的信心来开拓自己的工作领域。

综上所述，要成为一个优秀的采购人员，必须要成为多面手：战略者、分析者、公司外交大使、财务人员和销售人员。只有这样，才能在采购领域作出一定的成绩，为企业和个人的发展打下基础。

本章练习题

1.采购部门的职能是什么？

2.采购经理的职责有哪些？

3.采购组织的类型有哪些？

4.采购人员应当具备的能力有哪些？

5.采购组织设计的步骤包括哪些？

案例讨论

沈阳汽车制造厂的组织结构

沈阳汽车制造厂是一汽金杯汽车股份有限公司所属主机厂，自1958年建厂以来，几经改造，不断发展壮大，现为我国汽车行业的骨干企业，占地面积41.7万平方米。该厂主要产品是轻型载货汽车，型号有1020（一吨级）、1043（二吨级）、1060（三吨级）三大系列七十余个品种。在采购管理方面，沈阳汽车制造厂的采购管理模式完全沿袭了传统国有大中型企业的管理模式。其组织机构如图2-6所示。

长期以来，在沈阳汽车制造厂，采购工作一直被认为是辅助性的工作，是附属于制造、科研、销售、财务等业务中的。尽管原材料采购的成本占汽车总成本的50%以上，但采购工作却一直不能得到关注。企业的领导层并没有认识到这些问题，随意干涉采购具体业务，采购程序不规范，而且没有约束机制。

从组织机构来看，配套和供销部门作为采购的职能部门，归口管理却是负责生产制造的副厂长，没有专职的负责采购质量和技术开发的人员与之配合，采购职能分散在全厂的多个部门。没有统一的采购系统，无法实行集中管理，从而难以提高采购质量，降低采购成本。

从采购程序和供应商管理程序来看，其具体采购方式不够完善。一方面，对大宗、中宗和小宗物资的采购没有具体的界定；对何时采取招标采购，何时采用密封报价，何时沿用竞价采购，没有明确的规定。另一方面，如何采用定点采购、定点定价定量采购及向直销商直接采购，也没有明确的要求；对供应商的选择与评估，没有按照ISO/QS 9000质量体系的要求建立科学的定期评审供应商质量保证能力的制度和配套生产审批程序。因此，无法推动整车质量水平的提高。

（案例来源：道客巴巴）(www.xing528.com)

图2-6　沈阳汽车制造厂组织机构

问题：请根据沈阳汽车制造厂的现有采购组织结构存在的问题提出合理的采购组织结构建设建议。

案例解析：

1.确立采购在全厂工作中的地位与作用

从“人机料物法”的角度考虑，建立一个完整系统的关键就是做好人员的工作。环境给组织提供资源，吸收组织的产品，同时也给予组织许多约束。一个组织要保持持续的发展，就必须适合其周围的环境。组织与它的环境是相互作用的。采购任务的完成和采购策略的实施离不开科学高效的采购组织机构。

因此，为了最大限度地提高产品质量，降低采购成本，对中国汽车工业企业来说，建立机制健全的采购系统，把采购体系作为企业的经营过程和企业的主体核心来抓是非常重要的。

2.通过调研确定采购机构模式

通过对汽车企业工作任务、技术特性和所处的内外部环境进行调查和分析之后，可以发现在较长的一段时期内，汽车企业面对的将是一个较为稳定的环境。因此，组织结构应相对较为正式化和集权化，采用遵循传统原则的机械性系统。

3.确定采购组织内部各部门的工作内容及工作职责

（1）采购部。采购部经理主要负责整个采购系统的行政管理工作，其他3个采购子部门的制定与监控工作，并负责人员的调配及培训，同时也负责与生产部门的信息沟通（并参与生产计划的制订和修正）和技术支持的协调，负责所需采购零部件的品种和时间进度控制等。

（2）供应商开发部。供应商开发部主要负责对供应商的定期审核与认证，是一种持续监督供应商生产能力、质量、交付及解决问题、执行其他买主标准的重要部门。经过此部门验证过的供应商可使本企业消除大半或全部的检查、测试商品交付工作，比那些未经认证的供应商带来的风险少得多。

（3）采购物流部。采购物流部主要负责用公平且有竞争力的价格购买高质量的产品，并在适当的时间运送适当数量的产品到适当的地点；在合适的质量和有效的运作条件下，最大限度降低采购成本；保持最少的库存并消除供货短缺；与有关部门通力合作，发扬团队工作精神。

（4）供应商质量部。供应商质量部主要负责确保质量策略的实施；验证和开发供应商的质量基础工作，负责采购过程中供应商质量状况的评估与控制；零部件开发；支持采购、工程、制造及其他有关部门的工作。

4.设计采购人力资源的开发渠道

采购人员应该具备良好的专业素质，并对工艺流程、验证规范有较好的理解，除此之外，还必须对各种标准的行业认证非常了解，同时还必须具有良好的沟通能力。采购人力资源可以来自以下几个方面：

（1）采购处现有人员的在职培训。在职培训的方法一般有两种：一种是公司有针对性地对员工进行培训，另一种是鼓励员工的自我培训。在职培训是最简捷的途径，但由于无法接触先进的技术和开发方法，效果不太好。

（2）采购处组织招聘。采用这种方式可以得到经过良好训练的开发人员，特别是对于IE人员的招聘。对于沈阳汽车制造厂这么大的企业来说，在吸引人才上是有优势的。

（3）送外培训。可以将现有的开发人员送到国内外的相关研究机构或技术领先的企业进行工作培训，也可参加某些不定期举行的供应商的技术培训。

总之，供应商开发人力资源的投入是长期的、不间断的，而且是短期内无法实现的。

实训设计

采购组织的设计

【实训目的】

加深学生对采购组织类型及各自优缺点和适用条件的认识，掌握采购组织设计的原则和方法。

【实训组织】

把学生按照每3人一组分成若干小组，每组选择一名负责人。小组负责人对成员进行任务分配，制订实训计划，并带领全组成员完成实训任务。每小组根据本章第一节导入案例中Devillier集团的现状分析，设计最适合该集团的采购组织。

【实训要求】

1.小组负责人对小组成员进行合理的任务分工。

2.做好相关准备工作。

3.合理分析并给出合适的方案。

【实训考核】

1.每个小组分析不同采购组织的类型，并将可能适合Devillier集团的类型与其他类型进行对比。

2.最终讨论确定出适合Devillier集团的最优采购组织类型。

3.本次实训成绩由个人表现、团队表现、实训成果各项成绩汇总而成。