采购与供应管理的目标及作用分析

采购与供应管理指的是为了保质、保量、经济、及时地供应生产经营所需的各种物品，对采购、库存、仓储、运输、配送和订单处理等一系列供应过程（包括对供应商、内部成员及终端客户）进行计划、组织、协调与控制，以确保企业经营目标的实现。组织好企业采购活动不仅有助于优化企业采购管理，而且可以有效地推动企业各项工作的发展。通过实施科学的采购管理，可以合理选择采购方式、采购品种、采购批量、采购频率和采购地点，以有限的资金保证企业生产经营的需要，在企业降低成本、加速资金周转和提高产品质量等方面发挥重要作用。

★导入案例

XK公司供应链管理

一、XK公司简介

XK公司成立于1985年，主要从事光无源器件、光有源器件、光通信子系统及光通信仪表的研究、开发、生产、销售和技术服务。经过多年的发展，XK公司已经成为中国最大的光通信器件供应商之一，也是目前中国在技术上领先、有能力对光通信器件进行系统研发的高科技企业。公司在全国设立32个分公司和办事处，同时，在美国、日本、以色列和印度等国家设立了分支机构。XK公司生产的产品涵盖了光纤放大器、光衰减器及光测试仪表、光纤准直器、密集波分复用器、光隔离器、光纤耦合器、光纤连接器等七大系列产品。公司坚持以技术创新为基础，致力于服务客户，力求在短期内成为国际一流的光通信器件供货商。

二、XK公司的组织结构

XK公司的组织结构包括公司高级管理层、智能管理层和下属办事处。高级管理层主要包括董事会、董事会聘任的总经理、总经理助理，负责组织和管理各职能部门。智能管理层负责开展各职能部门的业务，包括：综合管理部，主要从事公司综合性事务安排、文化建设、公共关系联络等，执行办公室职能及人事、工资事务；技术发展部，负责公司所需技术的研究与开发；采购部，负责日常生产用的原材料和中间部件的采购；生产部，负责产品具体加工与组装；财务部，负责财务管理、会计核算和计划统筹；国内销售部，负责国内市场销售策略的制定和国内市场的开拓与维护；国际销售部，负责国际市场的开拓与维护。下属办事处分散于全国各地，负责与当地客户联系，收集当地市场信息，并销售产品。

通过对XK公司组织结构的描述可以发现，XK公司属于直线职能式组织结构。近年来，XK公司在高速发展的同时，也暴露出管理中的一些问题，主要表现在三个方面：一是公司管理规范化和制度化比较差，公司直线职能式的组织结构增加了很多跨部门协调的成本；二是公司整个采购供应系统运作效率低，成本开支大；三是公司新产品开发的组织效率低，几乎还停留在单兵奋战的局面。在这些问题当中，供应链系统的问题是牵扯部门最多、直接影响市场竞争力的关键问题，需要加以研究和改进。

三、XK公司的供应链流程

XK公司的供应链流程始于顾客需求，借助各办事处获取顾客需求信息，并借助MIS（管理信息系统）生成销售预测计划和生产计划，然后经生产部门转化为物料需求计划，再由采购部门根据生产和研发用物料需求计划向供应商订货，并处理相关事宜。XK公司的供应链流程如图1-1所示。

图1-1　XK公司的供应链流程

XK公司的供应链运营细节如下：

（1）销售部门通过散布在全国的市场触角——各地办事处，搜集市场信息和情报，每15天对这些数据进行简单的汇总整理，形成产品的销售预测计划，并录入MIS。(www.xing528.com)

（2）MIS根据产品销售预测计划，生成期限为15天的产品生产计划。

（3）生产部门根据原材料和零器件配比关系，将产品生产计划转换为物料需求计划，通过MIS通知供应部按需备料。此时，采购部门可下达采购订单。

（4）生产部在此时并不按生产计划组织生产，而是按照销售部门在MIS里录入的实际订单进行生产调度。

（5）目前，XK公司产品的主要部件——芯片供应主要来自国外供应商，采购周期很长，最长的芯片供应期为3个月，因而按照传统的“订单—生产计划—采购计划”模式进行，必然无法满足市场的需要。采购备料必须提前，因为生产备料期限长，而市场需求变化却非常快，当备料完成时，市场需求可能发生变化。

（6）因为常常无法保证供货，销售人员又仅凭经验增加销售预测量，所以预测常常大于实际需求，这反过来又增加了原材料的积压。

（7）生产部按订单组织生产，使公司的生产缺乏弹性，对需求旺盛的产品又无法保证供货。但是，如果按生产计划组织生产，又会导致产品的库存上升。而公司产品的特点就是根据用户需求定制，使产品通用性受限，所以公司的最优策略是持有大量零部件库存，而非持有最终产品库存。

四、XK公司供应链网络化

基于快速响应客户需求的原则，XK公司计划重新设计其供应链网络结构。目前，XK公司只在公司所在地建有一家工厂，很难满足国内市场和国际市场的需求。公司决定增设工厂，将现有工厂定为南方工厂，在北京开设新工厂。供应商、办事处和客户等以长江为界划分，长江以北的划归为北方片区，长江以南的划归为南方片区。北方片区的供应商供应北方区工厂，北方区的工厂供应北方的办事处，北方的办事处供应北方的客户，南方反之。基于地理位置的区域划分改变了都由一个工厂生产和供应的局面，既可以有效地降低总成本，又能够加快对客户的响应速度。

五、优化供应商的选择与管理机制

以前，XK公司对供应商的评价标准只包括质量、价格、服务、交货期这四项指标，每年度按时下发到研发、制造、采购等业务部门，要求业务部门按实际情况评定供应商，评定后给出具体分数，让认证部汇总后得出当年度各供应商的年度考核得分。得分在60分以上者，继续保留合格供应商资格，否则予以取消。

为结成战略伙伴、改善库存、降低风险和供应链总成本及配合新产品设计，XK公司计划增加一些新的评价标准，包括库存管理能力、需求预测水平、信息技术能力、参与设计能力及投入供应链集成的资源充足性等。通过设定多项目标，形成供应商综合评估指标体系，使供应商的选择与管理更加科学。XK公司拟定的供应商综合评价指标体系为改进供应商管理提供了可观的数据信息，便于从大量的供应商中筛选出适合培养的战略伙伴。

为了有效开展与供应商的合作，XK公司计划设计一系列的契约体系，包括：质量担保契约，通过运营合作机制（一定程度上的信息共享），设计出契约惩罚，保证XK公司和供应商双方利益不受侵犯，并保证供应链整体绩效最优；备货契约，供应商为XK公司提供一定的采购柔性，在销售旺季按XK公司承诺的数量以一定比例为采购商保留存货，并在销售旺季到来之前发出其余所有的产品；数量折扣契约，在一定时期对XK公司购买的总价值给予一定的价格折扣，根据XK公司的采购数量按一定比例进行调整；数量柔性契约，规定每期订货计划的最大波动比率，供应商有义务满足契约规定最高上限的供应量，同时规定最小购买数量；时间柔性契约，买卖双方合作更趋灵活，契约规定XK公司制定一定时期的采购数量，但无须同时规定具体的采购时间。

（案例来源：2018年CIPS考试案例）

问题：根据以上素材，结合采购与供应链相关理论与知识，写一份针对XK公司供应链管理的案例分析报告。